Uno de los principales consejos sobre productividad es sobre las interrupciones. Especialmente, se aconseja no ser un esclavo del correo electrónico, y consultarlo solamente a horas muy concretas.

El dilema que se nos plantea es que, aunque limitar el tiempo que pasamos con el email acaba resultándonos beneficiosos, dudamos del impacto que tendrá sobre quienes nos escriban. A nuestros compañeros de trabajo les podemos comentar nuestro nuevo habito; pero ¿qué pasa si no contestamos inmediatamente un email de un cliente? ¿Cómo le hacemos saber que no atenderemos su mensaje, por si es mejor que nos contacte por teléfono?

Los autores de kukoo se deben haber encontrado con este dilema. Kukoo es un servicio que hace precisamente eso, informa a quien nos escriba sobre cuándo vamos a leer su correo.

Para usar kukoo, damos la dirección de email que usaremos (por ejemplo, midireccion@decorreo.com) y ellos automáticamente crean la dirección midireccion@decorreo.com.kukoo.com . Esta es la dirección que tendremos que dar a nuestros contactos a partir de ahora.

Después de esto, nos registramos y añadimos a un horario las horas y días que tenemos previsto leer el correo. Esto es sólo informativo, no nos compromete a leer el correo siempre ni nos prohíbe leerlo fuera de esos horarios.

Cuando alguien nos escriba a la dirección midireccion@decorreo.com.kukoo.com, recibirá un mensaje explicándole cuándo tenemos previsto (según el horario dado) volver a leer el correo, y cuando fue la última vez que lo hicimos. Para esto último, es necesario contestar los mensajes con copia oculta (bcc) a update@kukoo.com (aunque es algo totalmente opcional).

En nuestra página de usuario, además de añadir varias direcciones y reglas para cada una, también tendremos una estadística de recepción de mensajes por día de la semana y hora del día, así podremos cambiar nuestros hábitos de lectura para contestar pronto el máximo de mensajes.

Kukoo es un servicio gratuíto, y al parecer es parte de una aplicación más grande que están preparando.

Hemos hablado otras veces de Gmail como sistema para gestionar GTD mediante el uso de distintas etiquetas. Hoy le daremos una vuelta más para que Gmail organice automáticamente el correo con esas etiquetas.

Gmail tiene una característica especial, y es que podemos añadir una palabra a nuestra dirección de correo. Por ejemplo, si mi dirección es perico.palotes@gmail.com, puedo escribir a perico.palotes+mipalabra@gmail.com y también me llegará a mí. de esta forma creamos un alias para nuestra dirección.

Pongamos que tenemos una distribución de etiquetas ya definida en Gmail para trabajar con GTD, porque lo usamos o queremos usar para gestionar las tareas, por ejemplo “waiting” (para elementos a la espera).

Ahora queremos hacer lo siguiente: cuando deleguemos una tarea, en lugar de apuntarlo en una lista nos enviaremos un e-mail para que quede etiquetado automáticamente.

Lo primero, definiremos la dirección de correo electrónico que usaremos para esto, por ejemplo perico.palotes+waiting@gmail.com

A continuación crearemos un filtro en Gmail. Los filtros son una herramienta que, cada vez que llega un email, lo analizarán; si cumple unas reglas que le hemos definido antes, realizará una acción.

Lo que le diremos al filtro es que cada vez que llegue un email dirigido a esa dirección, le asigne la etiqueta “waiting”.

1. Haz click en Configuración -> Filtros
2. Ve hasta el final de la página y escoge “Crear un filtro nuevo”
3. Ahora configuraremos la regla por la que se activará este filtro. Queremos que se active cuando el destinatario sea midireccion+waiting@gmail.com, así que en la caja “Para:” pondremos eso.
4. Haz click en “Paso siguiente”
5. Marca la casilla que hay junto a “Aplicar la etiqueta:” y selecciona ahí la etiqueta “Waiting” (o la que tú desees; si no tienes ninguna etiqueta creada para esta función puedes escoger “Etiqueta nueva…” y crearla ahora). En este paso también puedes reenviar el email, archivarlo sin pasar por la bandeja de entrada (para esta etiqueta concreta puede ser interesante), borrarlo, etc.
6. Haz click en “Crear un filtro” para finalizar la operación.

A partir de ahora, se le aplicará la etiqueta escogida a la dirección que hayas puesto al filtro. Puedes aprovechar esta técnica no sólo para las tareas a la espera. Por ejemplo, reenvíate todas las páginas web que quieras leer cuando tengas más tiempo y ponles una etiqueta “leer”.

Cuando estás en medio de un proyecto, puedes usar los filtros para organizar la información automáticamente. Crea una etiqueta con el nombre del proyecto, y usa una dirección como midireccion+miproyecto@gmail.com junto con un filtro para que se etiquete automáticamente. Además, pon otros filtros para que, cada vez que te lleguen mensajes de contactos relacionados con el proyecto, o con ciertas palabaras clave en el asunto, también queden etiquetados. Estos criterios los podrás configurar en el primer paso para crear el filtro.

Gmail es uno de los gestores de correos preferidos de la gente productiva por su claridad y sencillez. Gmail además tiene desde hace un tiempo su sección Gmail Labs, donde se añaden contínuamente nuevas opciones experimentales para el correo.

De todos los añadidos que tenemos disponibles, he hecho una selección de los que nos harán más productivos, sobretodo los que nos ahorran tiempo aunque sólo sean unas pulsaciones de tecla.

1. Sin conexión: si trabajamos con el ordenador y necesitamos un rato de concentración y ‘mente como el agua’, sin duda lo mejor es desconectarnos de Internet para evitar distracciones e interrupciones. El problema es que en ocasiones para trabajar necesitamos información que tenemos en el correo. La solución es la opción “sin conexión”, que nos permite tener una copia de los mensajes en nuestra máquina sin estar conectados, incluso contestarlos y archivarlos. Necesitaremos instalar Google Gears en el navegador.
2. Tareas: ya habíamos comentado las tareas de Gmail. Es una lista de tareas muy sencilla, sin etiquetas pero que permite múltiples listas. Si estando en una tarea pulsamos la tecla de tabulador sangraremos la tarea y quedará como subtarea. Gracias a las múltiples listas y a la agrupación de tareas con el tabulador, es posible mantener una perfecta lista de próximas acciones ‘a la GTD’.
3. Combinaciones de teclas personalizadas: para quien quiera ser más eficiente es imprescindible usar las combinaciones de teclas de Gmail, aumentan mucho la velocidad a la que podemos procesar la bandeja de entrada. Si no las has activado aún, hazlo ahora mismo y ve aprendiendo poco a poco qué hace cada tecla. Si crees que puedes distribuir las combinaciones de teclas de forma más cómoda para ti, con las combinaciones de teclas personalizadas podrás escoger las que mejor te vayan.
4. Controles avanzados de IMAP: si usas un teléfono móvil con cliente de correo, y consultas el correo de Gmail por IMAP, habrás visto que para cada etiqueta que creas aparece una nueva carpeta de correo. Con esta opción podrás desactivar las etiquetas que no necesites consultar desde el móvil, así no aparecerán sus carpetas y reducirás la carga de información.
5. “Responder a todos” de forma predeterminada: en el entorno laboral es frecuente que una conversación de correo, aunque siempre sea entre las mismas dos personas, tenga en copia a una larga lista de destinatarios que alguien ha decidido que deben estar informados.
   
   Esto hace que la mayoría de mensajes tengamos que responderlos con la opción “responder a todos”, para no dejarnos a nadie. Si estás harto de tener que buscar el botón “responder a todos” en la lista de acciones, activa esta opción de labs y será siempre la primera opción.
6. Respuestas prediseñadas: el nombre de esta opción en inglés es “respuestas enlatadas”, muy apropiado. Si te llegan siempre las mismas preguntas por correo y estás harto de contestar lo mismo una y otra vez, déjate las respuestas preparadas y lánzalas rápidamente la próxima vez que te lo vuelvan a preguntar. ¡Hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar!
7. Citar el texto seleccionado: contestar a un mensaje incluyendo toda la conversación anterior en la parte de debajo es más por pereza de no borrarlo, que porque sirva de algo. Si quieres citar el texto de tu interlocutor de forma útil, usa esta opción. Con ella, primero selecciona el texto concreto al que quieras contestar y después pulsa “responder”. Así citarás sólo el texto que hayas seleccionado.
8. Varios “Recibidos”: muestra simultáneamente varias bandejas en la pantalla principal. Útil si quieres controlar de un vistazo la bandeja de entrada, la bandeja de “a la espera” y un par de bandejas más de baja prioridad. Abstenerse pantallas pequeñas.
9. Enviar y archivar: bendita opción para el proceso ultra rápido de la bandeja de entrada. Cuando contestamos un mensaje, sustituye el botón estándar de “enviar” con otro que además quitará el hilo de la bandeja de entrada.

Y tú, ¿usas Gmail? ¿Qué otras opciones de Gmail Labs recomiendas?

Google se vuelve cada vez más GTD. Si ya habíamos comentado que Gmail se podía usar como sistema GTD,  últimamente nos están acostumbrando a prácticamente una novedad al día. Hace unos días apareció en los Labs la opción de las Gmail Tasks. Consisten en un sencillo gestor de tareas integrado dentro del correo.

Se pueden hacer varias listas pero aún no permite etiquetar las tareas (aunque con el historial de Google, no creo que eso vaya a tardar demasiado). También podemos convertir un mensaje en una tarea seleccionándolo (o abriéndolo) y pulsando mayúsculas+T.

Para activarlo debemos activar Labs si no lo hemos hecho aún, y en la pestaña de Labs activar las Tasks.

A pesar de ser tan recientes, ayer mismo ya sufrieron una actualización. Si accedes desde un iPhone a la dirección http://mail.google.com/tasks (o http://mail.google.com/tasks/a/midominio.com para Google Apps) podrás ver las listas de tareas adaptadas a este terminal. La integración es buena, al marcar como hecha una tarea en el móvil se refleja casi en tiempo real en la página web. Incluso viene preparada con un icono para la pantalla de inicio. La única pega (de momento) es que no mantiene una copia off-line de las listas.

Galets por Pascal Blachier

El e-mail es algo curioso. La gente te envía esos pequeños mensajes individuales que no pesan más que un guijarro de río.

Pero no pasa mucho tiempo hasta que has conseguido una pila de guijarros que es más alta que tu y más pesada de lo que jamás esperes mover, incluso si quisieras hacer una docena de viajes. Para esa persona que se tomó el tiempo de enviarte su guijarro, le parece escandaloso que no puedas manejar ese pequeño asunto. “¿Qué ‘pila’? ¡Sólo es un puñetero guijarro!”

The strange allure (and false hope) of email bankruptcy, Merlin Mann

¿Y tú, tienes guijarros o pilas?

Acabamos de entrar en verano. Hace semanas que estamos preparando las vacaciones y dentro de poco podremos disfrutarlas; al fin y al cabo nos las hemos ganado con todo lo que hemos trabajado durante el año.

Aún estando en esta recta final antes del descanso merecido, podemos ser más productivos aprovechando esta circunstancia especial, aplicando algunas cosas que ya conocemos de GTD

Cierra todos los proyectos que puedas.

No es sólo porque tu jefe o clientes vayan a tomarse mal que dejes algunos proyectos colgados. Cerrar los proyectos que tienes entre manos permitirá que los liberes de tu mente, evitando que pienses en ellos durante las vacaciones. Acepta nuevos proyectos, pero dando plazos para empezarlos pasados tus días de descanso, y una vez aceptados procura no empezar su desarrollo.

Haz un ciclo profundo de organización

Los que hayan seguido el método GTD, recordarán cuando empezaron a usarlo. Los primeros pasos seguramente llevaron días, pero fueron muy productivos y nos dejaron con la mente mucho más vacía de preocupaciones. Esto fue porque nos tomamos suficiente tiempo para aplicar los consejos de GTD a todo lo que nos rodeaba. Si queremos irnos de vacaciones relajados, es un buen momento para repetir el proceso:

• Procésalo todo: además de tus bandejas de entrada habituales, revisa los cajones, bandejas y armarios de la oficina, en busca de cosas que puedas tirar a la basura o mejorar. No te dejes las estanterías ni las paredes. Deshazte de todo lo que puedas, y apunta todo lo que se pueda mejorar, para encargarte de ello a la vuelta.
• Observa las bandejas de entrada, archivos y otras herramientas: ¿qué problemas te han dado durante este año? ¿Necesitas nuevo material de oficina? Quizá debas hablar con tu administrador de correo electrónico para que te aumente la cuota de disco. O los cajones de archivo empiezan a atascarse y necesites nuevo mobiliario. Todo lo que puedas mejorar en este aspecto te ayudará en tu siguiente año de trabajo.
• Haz una revisión profunda de tus tareas: revisa tu sistema completo, más allá de la revisión semanal. Plantéate si ese proyecto que lleva tanto tiempo sin avanzar sería mejor dejarlo en la lista de ‘algún día’, o, al revés, pensar en hacer realidad alguna de tus ideas pendientes. Asegúrate de que todas las tareas que tienes asignadas deben ser hechas (sino, bórralas) o si eres tú la mejor persona para hacerlas (sino, delégalas).
• Haz una revisión a todas las alturas: coge el avión y ve nivel por nivel, viendo si tus tareas y tus objetivos se corresponden. Así empezarás el próximo curso seguro de que tus esfuerzos van en la dirección correcta.

Cambia de sistema de gestión de tareas

Quizá lleves tiempo pensando en usar un nuevo sistema de gestión de tareas, pero lo hayas retrasado por falta de tiempo, o por lo costoso que sería pasar todo lo que tienes apuntado. Hacerlo ahora te ayudará a matar dos pájaros de un tiro: además de los beneficios del nuevo sistema, pasar la información de un lado al otro es la mejor forma de sanear tu lista de tareas.

Desaparece

Hoy en día es difícil para algunos irse de vacaciones y que nadie nos interrumpa el descanso con una llamada inoportuna. Aun así, intentemos evitarlo tanto como podamos.

Acuerda con otro compañero las fechas de vacaciones. Antes de irte, explícale el estado de tus distintos proyectos, y avísale de las posibles incidencias con las que pueda encontrarse. Pon en tu correo electrónico un mensaje de ‘fuera de la oficina’ indicando los datos de contacto de tu compañero para temas urgentes. No te sientas culpable, cuando él esté de vacaciones te tocará a ti echarle un cable.

Si puedes, desconecta el teléfono. Si no puedes, intenta desviar todas las llamadas directamente al buzón de voz; no evitará que te enteres de que te llaman, pero podrás gestionar mejor cuándo y cómo atenderlas. Lo mismo sirve para consultar el e-mail.

Prepara lectura para las vacaciones

Aprovecha los días de descanso para leer. Prepárate libros de temas que te puedan ser útiles, ya sea para tu área profesional (acerca de nuevos procedimientos en tu industria, un lenguaje de programación que aún no conoces), mejorar tu productividad (quizá una relectura de GTD) o para ayudarte en tus objetivos.

Todos estos consejos van orientados sobretodo a tres objetivos que creo básicos en unas vacaciones. El primero es evitar que nosotros mismos nos generemos estrés pensando en el trabajo en las pocas ocasiones que tenemos para desconectar de él. El segundo es prevenir que otros nos interrumpan el descanso. Finalmente, el tercero es empezar el nuevo curso con los objetivos a seguir lo más claro posibles.

Actualización: he descubierto este artículo en El Canasto que complementa perfectamente lo dicho aquí.

Desde que el e-mail es una herramienta básica de comunicación, se ha convertido para muchos en el sitio por el que recibimos la mayoría de información relacionada con el trabajo. Por tanto, conviene tener controlado cada mensaje.

Seguramente habremos empezado creando carpetas para los mensajes prioritarios. Después para cada área. Más tarde, para cada proyecto… Y hemos acabado con tantas carpetas que se han convertido en inútiles. (¿Dónde pongo esto, en prioritario, o en Proyecto Importante?).

Una posible solución es convertir nuestro correo en un sistema GTD. Merlin Mann hizo una propuesta, en la que la estructura de carpetas imitaba un sistema GTD. Pero tiene un par de cosas que no me convencen:

• Tener un sistema completo GTD en el correo está bien si se usa como sistema principal; pero si además tenemos otro sistema externo duplicamos también el trabajo de control, revisión… Esto va un poco en contra del mismo GTD, que recomienda reducir al mínimo la cantidad de sitios que mantener.
• Merlin usa una carpeta ‘Responder’, para e-mails que tardarás dos minutos en responder. Según GTD, lo que lleva dos minutos de trabajo se resuelve en el momento, no se archiva para otro momento.

Una evolución de este sistema es el trío de confianza de Gina Trapani (Lifehacker). Simplifica al máximo las carpetas, hasta usar sólo tres:

• Seguimiento: donde se guardan los e-mails con tareas (las que se tarda más de dos minutos en hacer, las que se tarda menos se realizan). Al meter aquí una tarea, también se debe meter en nuestro sistema GTD. Se debe revisar a menudo para eliminar las tareas completadas.
• Archivo: almacén permanente de todos los e-mails leídos, tareas completadas, etc. que creemos que nos puede hacer falta consultar en un futuro (los que creamos que no se consultarán, los borraremos). Quizá te dé algo de miedo archivar todos los mensajes en una sola carpeta sin ningún orden, pero:
  • no volverás a consultar esos mensajes el 95% de veces
  • tienes el buscador de tu programa de correo para encontrarlos
  • por esto, no sale a cuenta la complejidad de añadir carpetas con el rendimiento que va a tener
• Referencia: mensajes que te conviene tener a mano durante los próximos días (pongamos, una conversación que habla sobre un proyecto que tienes en marcha, datos acerca de una tarea concreta…). Se ha de revisar y limpiar a menudo para que no se acumule material antiguo.

A partir de aquí, hay que mantener vacía la bandeja de entrada: borrando los mails que no nos interesa, archivando los que nos pueden hacer falta, contestando los que nos llevan menos de dos minutos, y guardando en Seguimiento las tareas a hacer.

El problema de este sistema es que se han de revisar a menudo las carpetas para que no se acumule material antiguo. La ventaja, la simplicidad de gestión y la tranquilidad de mantener una bandeja limpia: un Inbox vacío nos da la tranquilidad de saber que tenemos toda la información bajo control.