La mayor parte de GTD trata sobre proyectos, acciones, organización, y otras cosas que se traducen en trabajo que hacer. Si habláramos de construir una casa diríamos que tratamos sobre cómo poner un ladrillo sobre otro de la mejor forma.

¿Qué otro modo hay sino de avanzar en la construcción? Si no es así, los ladrillos no forman paredes, las paredes no crean habitaciones y la casa no se termina. Pero hay un paso previo a eso, relativamente corto pero importante, sin el cuál no sirve de nada echar horas en construir, y es pensar como queremos que sea nuestra casa.

Con nuestras cosas pasa lo mismo. En cada idea que queramos convertir en realidad, en cada proyecto que queramos finalizar y en cada cosa que saquemos de la bandeja de entrada, hemos de dedicar unos instantes a qué queremos conseguir.

Mi último proyecto personal es acondicionar una terraza. Tengo varias opciones:

• Puedo apuntar una acción que sea “acondicionar la terraza”.
• Puedo ir a una tienda de bricolaje y dejarme llevar por las ofertas que tengan allí.
• Puedo dedicar unos minutos a imaginarme como será la terraza que quiero.

Por supuesto, la tercera es la mejor opción. Imaginarme lo que quiero conseguir es ver los muebles y plantas que quiero poner en la terraza. Pero también es escuchar el sonido del aire, o un sonido relajante de agua; y también lo es el calor del sol en verano, o mejor la sombra de un parasol, la comodidad del banco mientras hago una siesta…

Como ves, es importante usar todos los sentidos. En cuanto más vívida sea la descripción del objetivo, más claro y más motivación por conseguirlo. Si tengo todos los sentidos puedo detectar cosas como buscar una fuente de circuito cerrado para escuchar el agua, o fijarme en la forma y comodidad de los asientos para cuando llegue la siesta.

Crear mentalmente los objetivos clarifica tus ideas, te facilita detectar próximas acciones. Saber lo que quieres activa también tu filtro reticular, te hace estar atento a todo aquello relacionado con tu proyecto (imagina lo poco que te puede activar si sólo has escrito una línea en un papel sin hacer una creación mental).

Tener una imagen mental de tu objetivo es también una buena herramienta para revisar el curso del proyecto. Dedica unos segundos durante la revisión a recuperar la imagen, y ver cómo de cerca estás de cumplirlo, o si te estás desviando de lo que querías. De la misma forma, al comparar la realidad con tu imagen en algún momento te encontrarás con que coinciden, y sabrás que has conseguido tu objetivo.

Quizá quieras dedicar más tiempo a pensar en tu futuro jardín o futuras vacaciones que en dónde guardar unos calcetines, pero en una u otra medida todas tus acciones deberían ser consecuencia de definir antes un objetivo.

Fotografía: Rockola.fm por cesargp

Si queremos ir a una población, tendremos que saber su nombre. Si vamos a comprar un vestido, antes de pagarlo tendremos que escogerlo. Si queremos escuchar música, tendremos que decidir qué disco o emisora de radio en concreto vamos a escuchar. Y si tenemos un objetivo, tendremos que definir exactamente qué es lo que queremos conseguir.

Esto parece una obviedad, pero no siempre lo tenemos en cuenta. Hay una serie de cosas a tener en cuenta para estar seguros de que nuestro objetivo es alcanzable. No estoy hablando de si somos capaces de conseguir lo que nos proponemos; a no ser que haya alguna limitación biológica podemos conseguir todo lo que queramos, si nos esforzamos.

Hay una serie de pautas para definir con precisión nuestro objetivo, y esto es básico para saber qué buscamos, qué perseguimos, hasta dónde hemos de llegar y cómo sabremos que estamos allí.

A estas pautas se les llama de muchas formas, una de ellas es ‘objetivos SMART‘ (inteligentes), que es un acrónimo en inglés sencillo de recordar: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound. Depende dónde miréis pueden cambiar las palabras, así que aprende el acrónimo como quieras, pero sobretodo quédate con la idea.

Specific (Específico)

Esto es primordial, y acostumbra a ser el primer fallo de nuestros objetivos. Un objetivo vago lleva a un resultado vago. ¿Qué quieres hacer, qué quieres conseguir? Tu inconsciente ha de saber qué es lo que persigues, para dar pasos hacia el objetivo y no en sentido contrario. Defínelo específicamente, de forma que cualquiera te pueda entender cuando se lo expliques.

La definición del objetivo ha de ser positiva, no negativa: tu objetivo no debe ser ‘no quiero ahogarme al hacer ejercicio’, sino su contrapartida positiva ‘quiero poder subir las escaleras de casa en un minuto sin ahogarme’.

Measurable (Medible)

Tu objetivo ha de ser algo concreto, bien definido, que se pueda comprobar. Por ejemplo, ’ser rico’ no es nada específico, sí lo es ‘ganar 10.000 € al mes’ o ‘comprar un coche deportivo’. De la misma forma, tu objetivo no puede ser ’ser más feliz’ porque no puedes calcularlo; tendrás que perseguir algo que te haga feliz (como pasar más tiempo con tu familia o delegar más tareas en el trabajo, para liberarte del estrés).

Attainable (Alcanzable)

Un objetivo puede ser alcanzable o no por varias razones. Puedes conseguir todo lo que desees, siempre que seas creativo, dediques esfuerzo y dependa de ti. Pero hay que estar seguro de que todo esto se cumpla.

A veces deseamos cosas que realmente no sólo dependen de nosotros. Hacer una barbacoa mañana puede ser cosa nuestra, pero hacer una barbacoa bajo el sol no lo es: ¿en qué porcentaje dependemos del tiempo atmosférico para conseguirlo? Podemos pedir a una persona una cita, pero que acabemos saliendo con ella depende de nosotros solo en un 50%.

De la misma forma, podemos perseguir un objetivo enorme (ser la persona con más dinero del mundo), pero hemos de ser conscientes del esfuerzo que eso representará.

Tanto para un caso como para el otro, esto no ha de ser un impedimento, sino que ha de servir para hacernos valorar si queremos o no asumir el riesgo, si vale la pena jugárnosla a algo que sólo depende en un 20% de nosotros o es mejor revisar si nuestros deseos se pueden conseguir de alguna otra forma.

Relevant (Relevante)

¿Es este objetivo para nosotros? Hay que preguntarse si esto es algo que nosotros queremos, o nos han convencido de que es lo que queremos. Hay que valorar si lo que vamos a conseguir nos compensa lo que vamos a perder porque, es importante que lo sepas, cuando haces un cambio ganas algo pero también pierdes algo.

Si tu deseo es ganar más dinero del que ganas actualmente has de poner en una balanza lo que vas a ganar (la casa que deseas, un coche caro…) con lo que vas a perder (tranquilidad, tiempo para ti y para los tuyos…).

El objetivo ha de hacer que te sientas bien cuando pienses en él. Si te lo dices a ti mismo en voz alta y sientes algo dentro tuyo que no marcha bien, revísalo de nuevo. Lo que ganes y lo que pierdas ha de ser bueno y aceptable para ti, igual que para la gente de tu entorno. El objetivo además ha de ir contigo: vas a dedicarle esfuerzo, así que más te vale que te acerque a tu filosofía de vida, a tus objetivos vitales, a tus deseos trascendentales o como cada uno quiera llamar a esos pilares sobre los que se sustenta lo que hacemos cada día.

Time-bound (Correcto en el tiempo)

Por último, hay que asegurarse de que sea correcto en el tiempo. Claro que puedes aprender un idioma nuevo, pero si quieres hacerlo en 2 días quizá, conociendo tus cualidades para esta tarea, sea poco tiempo. Planifícate y date el tiempo necesario para realizar tu objetivo, pero márcate siempre una fecha: un objetivo sin fecha no te motiva a realizarlo.

Si ves que el tiempo que te has marcado es poco, puede que sea porque has de decidir algunos objetivos más pequeños. Conseguir un trabajo de chófer en seis meses puede parecerte una odisea si no tienes permiso de circulación; es un buen momento para marcarte el sub-objetivo de conseguir en tres meses ese permiso.

Fotografía: Colorful lights por kevindooley

Tener opciones suele ser bueno. Las personas escogemos siempre la mejor opción de la que disponemos en cada momento, es decir, cuando tomamos una decisión lo hacemos porque en ese momento todo lo que sabemos nos hace pensar que es la mejor opción.

Eso quiere decir que en cuantas más opciones tengamos en un momento dado, más posibilidades tenemos para escoger una opción mejor que las otras (por el contrario, tener una sola opción es no tener opciones, y tener solo dos opciones no es más que un dilema). Por tanto, disponer de muchas opciones es positivo.

Ahora bien, ¿qué pasa cuando la decisión está clara, está tomada y a corto plazo no va a cambiar? ¿Es bueno tener opciones cuando no ya no las necesitamos, sobretodo si estas opciones tienen un coste?

Hace un tiempo se hizo un estudio en el MIT que quiso comprobar este hecho. La prueba era la siguiente: a los sujetos se les presentaba un juego de ordenador, en el que aparecían tres puertas. Cada vez que se escogía una de las tres puertas, el juego daba un premio en dinero. Una de las tres puertas daba premios más altos que las otras dos. Tenían 20 intentos para escoger puertas.

En la primera prueba, se puso a los sujetos a jugar. Cuando después de  algunos intentos encontraban qué puerta era la que más dinero daba, usaban todos los intentos que les quedaban en pasar por esas puertas. Eso, claro, les daba los mayores beneficios.

En la segunda prueba, el escenario era el mismo, con la diferencia de que si se pasaba mucho rato sin escoger una puerta, ésta desaparecía y no podrían volver a entrar en ella. Los sujetos encontraban la puerta que más dinero daba, pero en lugar de sólo hacer click sobre esta, de vez en cuando entraban en las otras dos, sólo para que no desaparecieran. De esta forma estaban perdiendo dinero por mantener las puertas visibles.

En una tercera prueba también desaparecían las puertas si no se usaban. Pero esta vez, aunque desapareciera visualmente la puerta, el sujeto aún podía escogerla. En esta tercera prueba pasó lo mismo que en la segunda, los usuarios usaron clicks para mantener a la vista las dos puertas que menos dinero daban.

Como vemos, en la primera prueba se buscaban premios porque no se perdían las opciones, pero en la segunda y tercera prueba se desperdiciaban recursos para mantener las opciones disponibles. ¿Qué es lo que falló?

Objetivo que se buscaba era adivinar qué puerta que daba más premios. Hasta que no se encuentre la puerta, en cuantas más opciones tengamos mejor. Pero una vez conseguido el objetivo, mientras las condiciones no cambien, no es necesario tomar ninguna decisión más.

Los sujetos de la prueba fracasaron a la hora de reconocer cuál era el objetivo real del ejercicio, y eso les llevó a malgastar recursos en unas opciones que, una vez tomada la decisión, se convirtieron en lastre.

Esto tiene relación con el concepto de ‘quemar barcos’ del que se habla a veces. Lo que nos mueve principalmente cuando quemamos barcos es darlo todo por conseguir algo, ya que lo hemos perdido todo. Pero también es cierto que si perdemos lo que teníamos, nos quitamos una preocupación de mantener algo que no necesitaremos, como en el caso de las puertas.

Ahora, piensa en qué cosas estás manteniendo como herencia de una época anterior: hábitos, suscripciones, alquileres, creencias, etc. Pregúntate si hay alguna de estas cosas que fuera una opción en su momento, pero que una vez tomada la decisión ya no tiene sentido mantenerla, y lo único que hace es desgastar tus recursos.

¿Qué puertas estás manteniendo abiertas inútilmente?

Fotografía: two goats, one eternal salvation. por Genista

El filtro reticular o Sistema de Activación Reticular es la capacidad que tiene nuestro cerebro de fijarse en ciertas cosas,  e ignorar el resto de detalles del mundo que nos rodea. Si bien nuestro cerebro es una máquina capaz de capturar mucha información de forma inconsciente, debe limitar lo que percibe conscientemente.

¿Cómo funciona el filtro reticular? ¿Cómo decide el cerebro en qué fijarse y en qué no? Nuestra mente configura el filtro en función de nuestros intereses, sean momentáneos o a largo plazo. Por ejemplo, te propongo este ejercicio para que veas como funciona el filtro en el interés a corto plazo:

• Date un minuto para observar la habitación en la que estás, e intenta hacer una lista mental de diez cosas de color azul al alcance de tu vista. Tienes como mucho un minuto para hacerlo. No pases al siguiente paso hasta que lo hayas hecho.
• Ahora fíjate en este texto y no mires hacia la habitación. ¿Puedes hacer, sin mirar, una lista de diez cosas de color rojo que estén en la habitación?

Seguramente te costará un poco recordar los objetos verdes, porque cuando estabas prestando atención a observar buscabas otra cosa (estabas interesada en los objetos azules).

Este filtro reticular también funciona con intereses a más largo plazo. Por ejemplo, al visitar una página web de submarinismo un diseñador se fijará en el aspecto de la página, mientras que una persona que haga submarinismo se fijará en si el contenido es correcto. Y quién no se ha comprado un coche y desde entonces no ha dejado de ver cuantos de ellos hay por la calle.

¿Por qué es tan importante conocer que tenemos este Sistema de Activación Reticular? Porque podemos modificarlo para que trabaje a nuestro favor. Podemos empezar teniendo claros nuestros objetivos. Hemos de definir bien los objetivos de nuestros proyectos, y nuestras metas y objetivos vitales. Si los recordamos, visualizamos y revisamos con frecuencia, poco a poco veremos cosas que tienen que ver con nuestro objetivo por todos lados.

De esta forma, ante un suceso nuestro filtro reticular se puede fijar en él y veremos un problema potencial en nuestro proyecto; después podemos añadir acciones al proyecto para prevenir ese problema. O algo que podría pasarnos desapercibido antes podemos verlo ahora como una oportunidad para acercarnos a un objetivo.

También gracias a visualizar nuestras metas seremos capaces de reconocer cuándo hemos llegado a ellas, porque nuestro cerebro lo reconocerá como tal.

Para empezar a modificar nuestro filtro, no hemos de saber ninguna técnica neurológica avanzada, al contrario, lo hacemos a diario. Debemos primero de todo definir qué es lo que deseamos, qué es lo importante para nosotros, y esto lo hacemos con nuestros proyectos y objetivos a distintas alturas.

Con eso, si nuestros objetivos son sinceros, y los revisamos con frecuencia (no sólo leerlos, sino pensar otra vez en ellos, en lo importantes que son para nosotros, lo que nos aportan y lo que ganaremos si los conseguimos), nuestro cerebro adaptará el filtro a estos intereses.

Fotografía: Crystal Ball por arndw

Navidad la aprovecha mucha gente para reflexionar, año nuevo para marcarse los nuevos propósitos. Pero, aunque aquí hablamos de resoluciones para año nuevo, una persona que use GTD no suele necesitar hacerse estos propósitos de año en año.

No es que hacerse buenos propósitos para el siguiente año sea algo incompatible, sino que resulta redundante e innecesario ante un sistema GTD bien llevado.

Parémonos a pensar qué errores cometemos con los propósitos que, no todo el mundo, pero sí mayoritariamente nos hacemos en estas fiestas para el siguiente año:

• No tenemos medida: nos proponemos muchos cambios que requerirán más o menos esfuerzo. Como son más voluntad que compromiso, no nos preocupa si podremos hacer todos los cambios a la vez, o si es un buen momento para hacerlos.
• No planificamos: suponiendo que nos comprometamos, usamos la fuerza bruta para empezar con los objetivos. Si queremos bajar de peso empezamos la primera dieta que se nos ocurra o nos apuntamos a un gimnasio. Pocas veces nos paramos a planificar cuánto tiempo va a durar el proceso, qué resultado exacto buscamos o qué necesitamos (¿un dietista mejor que un gimnasio? ¿un libro sobre algún tema para prepararnos?).
• No lo revisamos: una vez hemos arrancado, quemamos el cartucho de la motivación y la fuerza bruta. No comprobamos si lo que hacemos está funcionando, y es difícil mantenerse motivado si no somos conscientes de los buenos resultados; por no hablar de que nos hayamos equivocado y estemos andando en dirección opuesta a lo que queremos, sin darnos cuenta.
• Un año es demasiado tiempo: Si sólo hacemos controles de un año para el otro, a parte de no revisar en mucho tiempo, una vez cumplamos objetivos no podemos añadir más hasta el siguiente fin de año. Por qué desaprovechar ese hueco de tiempo. Por otro lado, hay quien marca como fijo ese tiempo anual, y da por fracasado lo que no se haya conseguido aún; ¡hay cosas que se tarda más en conseguir que un año! Pero es difícil darse cuenta si no hay un plan detrás.

Pasar el año con GTD

Si usamos un sistema GTD, todo el año es un trabajo continuo para avanzar hacia nuestros objetivos sin parar. Cada semana hacemos una revisión, donde vemos si todos los objetivos están activos o, por el contrario, alguno está parado. Ahí podemos medir qué resultados estamos teniendo y hacer correcciones si es necesario.

Cada cierto tiempo hacemos las revisiones por alturas, que nos sirven para ver cuales son nuestros próximos objetivos, y si estamos yendo en la dirección que queremos. En cada momento podemos decidir siempre si añadir un nuevo objetivo en nuestro camino, si hemos cumplido un propósito que nos habíamos hecho o si, quizá, una meta que nos habíamos marcado ha dejado de interesarnos.

Por esto, entiendo que es bueno hacer las reflexiones de Navidad y los propósitos para el próximo año, siempre es mejor tener una voluntad de mejora que seguir como estamos para conseguir lo que tenemos. Pero si te tomas en serio tu crecimiento, recomiendo por encima de todo una serie de hábitos de definición de objetivos, revisión y trabajo como los que proporciona el método GTD. Quizá te puedas proponer para el próximo año aprender a usar GTD, ¿no?

Fotografía: Now!!! por coquetboy