Comentaba Fernando Álvarez hace unos días en “El emprendedor guerrillero elige sus emociones” que podemos modificar nuestro estado de ánimo estimulando nuestros sentidos. ¿Se puede aplicar a la productividad?

Se puede aplicar a muchas áreas, incluso a la productividad. Para dar el máximo buscamos un estado al que llamamos ‘mente como el agua‘, que es una especie de concentración y motivación para trabajar.
Si necesitamos una pequeña ayuda para llegar a este estado, podemos hacerlo a través de la estimulación de los sentidos:

• Escucha música animada para empezar: no te he de explicar el efecto que tiene, todos nos hemos puesto una canción animada a volumen alto y hemos empezado a gritar y dar brincos. Si estás en la oficina no podrás saltar, pero sí te cargará las pilas para comerte el mundo
• Escucha música menos agresiva para trabajar: no a todo el mundo le funciona la música para trabajar, pero para quien sí funciona tiene varias ventajas: a parte de aislarnos de un entorno ruidoso, en un momento de distracción nos recuerda que estábamos trabajando; la evolución de la música (si es una obra clásica larga o una banda sonora) nos da también la sensación de continuidad. Por último, si la música es más bien relajada nos mantendrá el posible estrés controlado.
• Visualiza el resultado: antes de ponerte a trabajar, imagina de la forma más realista posible cuál es el resultado que quieres conseguir (como quedará esa pared después de pintarla, qué hará el software que estás programando una vez acabes, etc.). Te ayudará a pensar en los pasos intermedios para hacer el trabajo, sino que te motivará a conseguir el resultado. Aunque estemos imaginándonos visualmente el resultado, para el cerebro es tan vívido como haberlo visto realmente, y por eso a todos los efectos es como una estimulación visual.
• Cuelga fotografías de tus objetivos: si tu sueño es comprarte un coche deportivo o un viaje a Thailandia (o cualquier otro), busca fotografías de eso que quieras conseguir y ponlas a la vista en tu espacio de trabajo (cuélgalas, usa un marco de fotos digital…). Como en el caso anterior, te centrará en a dónde quieres ir y te encenderá una chispa de ilusión por el trabajo que te llevará a ellos.
• Visualiza todos los pasos que debes seguir: como hemos dicho, una experiencia visualizada es para el cerebro como una experiencia real. Si antes de ponerte a trabajar (aprovechando momentos muertos o reservando espacio a propósito) te ves a ti mismo haciendo cada uno de los pasos de una tarea, lo que estarás haciendo es entrenarte para hacer esa tarea. cuando lo vayas a hacer realmente te será más fácil y ya habrás previsto posibles problemas.

Fotografía: See it., por Knick!

Hoy en día es cada vez más común que usemos calendarios electrónicos en nuestros móviles u ordenador. Son muy prácticos y muy personales. Por otro lado, cada vez hay menos costumbre de comprar calendarios de papel, y aunque no puede competir en algunas cosas con los electrónicos, tiene otras ventajas.

Por ejemplo, tener un calendario de pared en la cocina o cualquier otro tipo de casa es útil para compartir citas de la familia, como las visitas al médico. También lo usamos cuando hemos de ponernos de acuerdo en una fecha, por ejemplo escoger las vacaciones con nuestra pareja, porque un calendario grande es mucho más cómodo.

Si lo tenemos en un lugar de trabajo, tener a la vista el mes nos puede ayudar en un momento dado a darnos cuenta de lo poco que queda para la fecha de finalización de un proyecto, o a prever el pico de trabajo cuando se acerque un puente.Un calendario artístico también nos hará más agradable la estancia, al crear un pequeño cambio en la decoración cada mes.

Por estas razones hemos hecho un Calendario para 2010 exclusivo de Du Tudú. Es un calendario de 2010 con dos páginas por mes, con una fotografía a página completa en cada uno de los meses. No sólo vale la pena por las imágenes, sino que cada mes va acompañado por unos consejos de productividad, gestión personal, GTD, motivación, etc.

Además, aprovechando que se acercan fiestas navideñas, si alguna vez has pensado que a todo el mundo le puede ser útil la productividad personal, el calendario es un buen regalo para introducir a alguien en el tema.

El calendario está disponible aquí por un precio de 11,65€ / 16,29$

El mundo de la productividad personal es muy curioso: uno pasa de no conocerlo a oír hablar de metodologías ‘raras’ que parecen demasiado para lo que uno hace cada día; después uno aprende cuatro truquillos y ve que algunas cosas se hacen más rápido y mejor.

Si además siempre hemos sido de los que nos hemos quejado de no tener suficiente tiempo para hacer todo lo que queremos, la productividad personal parece caída del cielo. Algunos nos metemos muy a fondo a aprender y aplicar lo aprendido, y así entramos en una nueva etapa de conocimiento.

¡Pero cuidado! Alentados por las soluciones rápidas y recetas milagrosas, como en tantas otras áreas, aparecen dos tipos de personas: las personas realmente productivas, como Mr. Productivo, y los que sólo lo hacen por hobby, como Mr. Hobbista. ¿Tú de quién eres?

Diferencia entre Mr. Productivo y Mr. Hobbista

Mr. Hobbista se hace listas de tareas para usar su moleskine. Le gusta comprar todos los accesorios de papelería que recomienda David Allen, y llenar su escritorio de notas adhesivas de distintos colores.

Mr. Productivo sigue GTD adaptando el método a su gusto, y sabe para qué vana usar cada cosa de las que tiene en su escritorio. Las listas las usa para gestionar sus compromisos.

Mr. Hobbista acumula trucos para el día a día (o, como dicen los ingleses, ‘life hacks’) y consigue mejoras puntuales. A base de trucos puede llegar a hacerse una ‘caja de herramientas’ para todas las situaciones. Mr. Hobbista sabe un truco para ganar 20 segundos en hacer esa tarea que le roba tiempo.

Mr. Productivo no se para en ganar dos segundos con una acción concreta, sino que se vuelca en mejorar la razón de sus problemas de productividad. Mr. Productivo se plantea por qué sigue haciendo esa tarea, si le roba tiempo en lugar de hacerle ganar bienestar.

Mr. Hobbista se pasa el día pasando tareas de una lista a la otra, clasificando documentos en carpetas que primero necesitan ser rotuladas y ordenadas entre ellas. Así, Mr. Hobbista encuentra en su sistema de productividad una excusa para procrastinar.

Mr. Productivo, por otro lado, se enfoca en su trabajo. Sabe que su sistema es una herramienta más de su día a día, no la razón de su trabajo. Aunque debe hacer concesiones de tiempo para mantener su sistema, es consciente de que siempre es para un beneficio propio mayor.

La productividad ‘de verdad’

He de confesar que esta distinción entre aficionados y ‘profesionales’  productivos ha sido hecha con toda la intención de provocar. En este mundo es malo hacer generalizaciones.

Es cierto que mucha gente usa las herramientas de productividad para procrastinar, escondiéndose detrás del tiempo que le lleva gestionar su sistema, pero no es necesariamente un estereotipo ligado a usar ‘life hacks’. El mismo David Allen recomienda usar pequeños trucos en nuestra vida diaria, como dejar en la puerta de casa una bolsa que nos tengamos que llevar al día siguiente.

Las herramientas, las listas, la papelería etc. tiene que ser divertida, por mucho que sepamos de productividad, porque la mejora de la productividad personal ha de ser divertida: el trabajo también se ha de disfrutar.

Los ‘life hacks’ y la conciencia ‘desde más arriba’ de nuestra forma de trabajar no son incompatibles. Siempre que tengamos claras las razones por las que usamos sistemas de productividad, cualquier ayuda es bienvenida.

Tener los conceptos claros, por otro lado, nos permite atacar los problemas de productividad directamente, y al aprender un truco hemos de valorar si es una ayuda o un parche para otro problema mayor.

También hay que reconocer que los ‘life hacks’ son muchas veces puertas de entrada a la productividad personal más avanzada. Es más fácil entender la importancia de la segunda si se intuye, gracias a los trucos, los beneficios que puede aportar.

Por último, siempre por encima de cualquier clasificación, al final lo que importa es el resultado. Pero como medimos este resultado, ¿por tiempo empleado en una tarea, o por cantidad de resultados conseguidos? Ni una cosa ni la otra, la medida del éxito de la productividad es siempre la satisfacción de la persona.

Fotografía: basada en Semantic Web Rubik’s Cube

Popularmente, en el mundo de los negocios, existe la creencia de que el cerebro es el ordenador más avanzado, y como tal somos capaces de realizar dos o más tareas simultáneamente. Esto se llama multitarea. Si la multitarea, según esto, es tan útil, deberíamos usarla para ser más productivos, ¿no es cierto? Pero en realidad la cosa no funciona tan bien como lo pintan.

Es cierto que el cerebro humano es una computadora muy buena, pero a la vez tiene otras limitaciones que limitan la atención que podemos prestar a las cosas. Por ejemplo, en nuestra memoria a corto plazo podemos retener simultáneamente un número limitado de elementos (se calcula que de media alrededor de los 7). Mientras que en el subconsciente podemos almacenar información ilimitada, cuando estamos realizando una tarea necesitamos usar la memoria a corto plazo.

Esto quiere decir que si estoy concentrado en una tarea e interrumpo el trabajo para prestar atención a otra cosa, hemos de hacer un cambio de contexto, esto es, quitar de la memoria a corto plazo los elementos de la tarea anterior y poner la información de la tarea nueva.

De hecho, cuando interrumpimos una tarea y volvemos a ella, tardamos 20 minutos en volver a un estado de concentración total. Suponiendo que hiciéramos dos cosas a la vez, ¿cómo es posible que estemos prestando toda nuestra capacidad de concentración a ambas? No es posible estar en ambos sitios a la vez. Si no me creéis, acercaros a una persona que presuma de ser multitarea, y si empezáis a hablarle os pedirá que esperéis un momento hasta que acabe de enviar ese e-mail que tiene a medias.

Es por esto que hay una nueva tendencia respecto a la forma de trabajar, que es la monotarea. Los métodos de trabajo y organización como GTD dan mucha importancia a prepararnos para ejecutar las tareas con toda nuestra mente puesta en ella. Si tuviéramos una máquina para fabricar tornillos que tarda 20 minutos en configurarse para hacer un modelo de tornillo u otro, evitaríamos estar cambiando de modelo de tornillo a cada momento. De la misma forma, para ser productivos es mucho mejor hacer una cosa tras otra que aceptar las interrupciones.

Si queremos dar una oportunidad a la monotarea, esto son algunas cosas que podemos cambiar en nuestros hábitos de trabajo:

Limita las interrupciones: no estés pendiente de twitter todo el día, cierra la mensajería instantánea cuando empieces un bloque de trabajo. Apaga las notificaciones de todos los programas si no tienen que ver con la tarea concreta que estás desarrollando. Esto no quiere decir que los elimines, hoy en día twitter y la mensajería instantánea son herramientas de trabajo como cualquier otra, pero al igual que hay un momento para hacer la pausa del café, también lo hay para dedicar su espacio a twitter.

Que no te molesten, ni al revés: explica a tus compañeros que te pasen las tareas o peticiones por e-mail como caso general. Diles que de esta forma se asegurarán que cuando estés atendiendo a su e-mail les estarás prestando atención en exclusiva. De la misma forma, por respeto a tus compañeros, usa vías poco intrusivas para comunicarte con ellos siempre que te sea posible.

Haz un uso sensato del e-mail: no estés pendiente del correo contínuamente, ni reacciones contestándolo en cuanto llega. Dedica momentos concretos del día a consultarlo (por ejemplo, dos o tres veces al día)

Mantén limpio tu entorno: recoge a menudo las cosas sueltas que tengas por encima de la mesa, como papeles que puedas tirar o guardar, bolígrafos fuera de los lapiceros, botellas vacías de agua, etc. Haz lo mismo con el escritorio virtual de tu ordenador: mantenlo limpio de iconos, y ponte como fondo de pantalla un color plano o una imagen lo más abstracta posible.

Usa programas que te ayuden a concentrarte: por ejemplo, uno de mis grandes descubrimientos ha sido Darkroom y ahora Writemonkey (en Mac existe WriteRoom, y JDarkRoom es multiplataforma). Estos programas son editores de texto que ponen toda la pantalla en negro y permiten escribir texto plano, sin decoraciones. Esto hace que te concentres mucho más en el contenido de lo que escribes que en preocuparte de su aspecto o distraerte con elementos ajenos. Al igual que estos, hay programas que oscurecen las ventanas no usadas.

Fotografía: Working por totalAldo

No todo son maravillas en esta sociedad, claro. El metro también se ven ejemplos de suicidio por deshonor, que es muy típico de su cultura; pero es mejor quedarse con lo bueno de cada sitio

Llevaba algunas semanas sin escribir, y como alguno sabrá es porque he hecho mis vacaciones tardías de verano. Este año he ido a Japón, y el viaje me ha impresionado tanto que he necesitado un par de semanas para digerir lo vivido.

El viaje a Japón es sorprendente para un occidental porque es una cultura totalmente distinta, y se nota en todo: desde la comida hasta la interacción con la gente. De todos esos descubrimientos que hice, por supuesto, también me fijé en los relacionados con la productividad.

Si quieres ver cómo va la optimización de las pequeñas cosas diarias en Japón, es suficiente con observar cómo funciona el metro o el tren, es un modelo a escala de su filosofía de mejora (y más les vale, pues el metro de Tokyo ha de absorber un tráfico de 2.800 millones de personas al año)

Es cultural: el querer hacer las cosas lo mejor posible, de forma rápida, ordenada y limpia, sale de los mismos japoneses, independientemende de su trabajo o nivel de responsabilidades. Es decir, no sólo sale de ellos mismos sino que es algo natural para todos.

Todos a una: siguiendo con su herencia cultural, las acciones de la gente siempre van guiadas hacia el benificio de la mayoría. Por ejemplo, en los accesos al metro todo el mundo pasa de forma fluída para no molestar, o se aparta en pasillos y escaleras mecánicas (en mi ciudad estas cosas son la excepción que te hace saltar lágrimas de alegría cuando ocurre). El máximo ejemplo está en la cola que se guarda en el andén para entrar ordenadamente al vagón.

La confianza ayuda a la optimización: Japón es un país ideal para el turismo, porque hay pocos o ningún robo (también por razones culturales). En el metro, por tanto, no esperan que nadie se quiera colar, y aprovechan esto para optimizar el flujo de pasajeros; como el caso más común es el de ‘billete válido’, para no entorpecer el paso las barreras están abiertas por defecto, y sólo se cierran en caso de un problema con el billete.

Optimiza todo lo mejorable: hay dos sistemas de pago en el metro. Uno es el tradicional billete con banda magnética. El mecanismo de validación captura el billete al inicio de la barrera y lo procesa y entrega en el otro extremo en menos de un segundo (justo el tiempo que tardas en cruzar la barrera si sigues caminando sin parar). Ahora escribo esto desde el tren en mi ciudad, y al entrar me ha desconcertado que el billete tardara 4 segundos en validarse, más la espera para que se abrieran las barreras.

El problema de este sistema es que se tiene que comprar el billete en cada viaje (no tienen bonos), así que mucha gente usa el otro sistema de pago: una tarjeta prepago recargable que funciona por contacto. Esta tarjeta, que también se puede usar en comercios y máquinas expendedoras, sólo se tiene que acercar a la barrera de acceso para que descuente el importe del viaje. Rápido, ¿verdad?

Información y señalización: en los transportes japoneses está todo señalizado, en caracteres orientales y occidentales. “Todo” no sólo es el sentido de cada andén y las estaciones anteriores y siguientes, numeradas, o que en el suelo haya líneas de colores para llevarte por el transbordo; hay carteles para que sepas incluso cuál es el vagón óptimo en el que subir en función de tu estación de destino (porque, por ejemplo, quede justo delante de las escaleras mecánicas). La señalización es excelente, sin ambigüedades.

Coherencia: en todas las estaciones de todas las compañías del país se usan las mismas máquinas expendedoras de billetes, en todos los autobuses de todas las ciudades el mismo panel indicando el precio del trayecto. Incluso la tarjeta de prepago puede usarse en cualquier compañía. Esto permite ser de una ciudad y usar el transporte público en otra ciudad sin perder tiempo en adivinar cómo funciona.

Aprovechar cualquier hueco: todo el mundo tiene alguna máquna de entretenimiento, desde consolas portátiles a móviles avanzados. Nunca están parados, si tienen un momento en la cola del tren o durante el trayecto lo aprovecharán para jugar o consultar el correo.

No todo son maravillas en esta sociedad, claro. El metro también se ven ejemplos de suicidio por deshonor, que es muy típico de su cultura; pero es mejor quedarse con lo bueno de cada sitio

Fotografía: Metro Woman por Extra Medium

Me estoy preparando para empezar las vacaciones blogueras (que no laborales). Pero antes, quiero dejaros algo de trabajo para que apliquéis todo lo que os hemos ido explicando a lo largo de estos meses.

Vamos a empezar un proyecto: preparar una oficina en casa, un rincón donde podamos concentrarnos a procesar nuestras bandejas de entrada y demás.

Planificación natural

Como estamos empezando de cero, vamos a aplicar lo que sabemos sobre la planificación natural.

1. Definir propósitos y principios

¿Por qué nos planteamos montar una oficina en casa? ¿Qué perseguimos con ello? Cada uno tendrá aquí sus razones, las mías son tener un lugar con el espacio y las herramientas que necesito para trabajar cómodamente.

2. Visualizar resultados

Antes de realizar ninguna acción, incluso antes de tomar papel y lápiz, debemos definir mentalmente cuál será el resultado deseado. Si no habías pensado nunca, puedes tomar algunas ideas en estos consejos para crear espacios de productividad.

A partir de ahí, piensa en qué lugar te gustaría montar la pequeña oficina, qué es a grandes rasgos lo que necesitarías, también qué cosas te harían sentir más cómoda y, por qué no, qué caprichos te darías.

3. Generar lluvia de ideas

Siéntate ahora con papel y lápiz, mejor si es con lápices de varios colores, y dedícate a hacer un mapa mental. Dibuja en el centro la oficina que has imaginado. Ahora dibuja una rama saliendo del centro con lo primero que se te ocurra. ¿El mobiliario? Escribe en un círculo la palabra ‘mobiliario’ en el extremo libre de esa rama. Y bien, ¿qué le pasa al mobiliario? ¿Nos falta una mesa, quizá? Pues hacemos una nueva rama que salga de ‘mobiliario’ y ponga en el otro extremo ‘comprar mesa’.

Sigue volcando ideas en el mapa mental hasta que puedas, hasta que te sientas tranquilo pensando que has apuntado todo lo posible. No importa si más adelante surge algo, los proyectos siempre están vivos y lo normal será que tengas que añadir cosas en las que ahora no pienses. Este es el mapa mental que me ha salido a mí:

4. Organizar

La lluvia de ideas contiene precisamente eso, ideas que han ido cayendo en orden aleatorio. Ahora revisa las acciones y organiza en qué orden se tienen que cumplir. Hazlo mentalmente, o apúntalo en una lista.

El orden de ejecución de lo que se te haya ocurrido es algo natural. A mí me está saliendo una lista de material de bricolaje bastante larga, y todo esto lo podré comprar junto. También puedo comprar mientras el material informático, sin que una cosa pare a la otra. En cambio, para montar los muebles no sólo he de comprarlos, también he de acondicionar la habitación primero (eso en sí ya es un pequeño proyecto).

Ordenar correctamente las ideas hará que tu proyecto quede bloqueado el mínimo de tiempo posible.

5. Identifica las próximas acciones

Una vez tengas el orden de ejecución de las acciones, selecciona cuáles de esas acciones puedes empezar a hacer desde ya. Esas serán las próximas acciones. El resto de acciones debes también apuntarlas en una lista del proyecto, para recuperarlas a medida que termines con las próximas acciones que acabas de identificar. Primero, comprar pintura para la habitación; después pintarla.

Organizar las listas de acciones

Para que una acción sea concreta, debe definir exactamente qué se debe hacer, y no expresar un deseo. No anotes el deseo de ‘comprar dos monitores para el ordenador’, cuando lo que debes hacer es ‘hacer un pedido en la página web de la tienda de informática dos monitores de 20″ para el ordenador de sobremesa’.

Recuerda apuntar correctamente las acciones: verbo nombre para nombre/objetivo; por ejemplo ‘comprar pintura blanca para pintar la pared de la habitación‘. Apunta estas próximas acciones en listas según el contexto que más te convenga.

Revisar

Ya sabemos todo el trabajo que tenemos por delante, ahora es momento de decidir por dónde empezar. Revisa la lista de acciones, y decide a qué vas a dedicar el resto del día.

Cuando he acabado de apuntar las últimas acciones, ha pasado media tarde; de aquí a un rato iré a darme un chapuzón a la piscina y después saldré a cenar. La tarde no se ha acabado: aprovecho primero para consultar un par de catálogos y decidir qué mesa compraré. También echo una ojeada a la lista del contexto ‘recados’, con todo lo que he de comprar, y planifico el día de mañana: levantarme pronto, ir a Ikea a por parte del mobiliario, después ir a un almacén de bricolaje a por la pintura y unas canaletas para ordenar los cables. Con esta planificación, mañana será coser y cantar.

Dentro de nuestra revisión diaria del sistema, sabiendo que este es nuestro proyecto principal para esta semana, revisamos qué acciones hemos hecho, cuáles son las próximas acciones que hemos de hacer, y sobretodo comprobar que no nos queda nada pendiente que esté bloqueando el avance del proyecto.

Espero que esto os anime a los que todavía no tenéis vuestra pequeña oficina doméstica a que creéis una, y que el ejemplo os haya despejado alguna duda de cómo aplicar GTD en vuestro día a día.

Fotografía: Home sweet studio, por geishaboy500

Hace unos meses en la empresa en la que trabajo decidieron hacer un cambio profundo en la forma de gestionarla. Para ello los directores de los distintos negocios hicieron un workshop con Verne Harnish, para entre otras cosas hablar de los hábitos Rockefeller.

Esto nos afectó en una serie de nuevos hábitos de trabajo que hemos adoptado en equipo. Principalmente, empezamos la semana con una reunión con todos los compañeros (de todos los departamentos) en la que:

• Tomamos unas métricas del negocio y las comentamos
• Revisamos el estado de los objetivos marcados para la semana anterior
• Definimos los objetivos para la siguiente semana
• Comentamos temas que tengamos en la cabeza
• Comentamos también si estamos atascados en algún asunto en el que nos pueda ayudar el resto del equipo.

Para hacer el seguimiento de los objetivos, usamos una plantilla con una cuadrícula de tres columnas: quién hará el objetivo, en qué consiste, y cuándo lo hará.

La primera vez que trabajamos con este sistema, inmediatamente me recordó a GTD. Hay bastantes similitudes:

• Listas: GTD fuerza un compromiso con uno mismo al apuntarlo en la lista, Harnish lo fuerza con el resto de compañeros. En ambos, la acción a tomar ha de estar definida de forma concreta (qué / quién / cuándo).
• Vaciar la mente: un objetivo de GTD es volcar todo lo que se tiene en la cabeza y capturarlo para su proceso. En estas reuniones, se crea un espacio para que los participantes compartan ideas que de otra forma no tendrían oportunidad de comunicar.
• Delegar y a la espera: cuando se procesa en GTD, se ha de pensar en delegar aquello que podamos, y lo registremos para poder hacer el seguimiento de la acción. En estas reuniones, se aprovecha para pedir ayuda en temas que no avanzan, o para preguntar por el estado de algún asunto pendiente.
• Revisión: la revisión semanal es una de las herramientas más potentes de GTD para garantizar que no olvidamos ninguna acción importante, que los proyectos siguen vivos y que nuestro sistema sigue afinado, engrasado y en marcha. El objetivo de las reuniones es exactamente el mismo, monitorizar el trabajo con frecuencia para detectar cuanto antes los posibles problemas y trabajar con fluidez.
• Objetivos: los negocios habitualmente hacen un plan de objetivos anual. La ventaja de una revisión frecuente de las métricas del negocio es que se puede reaccionar en cualquier momento a los cambios, reorientando los objetivos si es necesario. Los que hayan trabajado con GTD saben que pueden revisar sus objetivos con facilidad, y adaptar sus próximas acciones, sin necesidad de llegar a principio de año para marcarse nuevos propósitos.

Visto esto, me satisface introducir el sistema de Verne Harnish, que si bien no es idéntico a GTD, se aproxima bastante. Lo considero útil, sobretodo si los trabajadores no están usando su propio sistema de organización y revisión; aún si todos usáramos GTD este sistema cubre el hueco de la puesta en común del trabajo.

Fotografía: CRW_9421.jpg por Susan E Adams

David Allen recomienda en el libro Organízate Con Eficacia empezar a gestionar nuestro sistema con lápiz y papel. Conocí GTD a través de MonkeyGTD, así que para mí siempre ha ido ligada la gestión de acciones con el software.

Después de varias pruebas con distintos softwares, y llegado un momento en el que no me sentía satisfecho con los resultados, hace poco decidí cambiar y hacer una prueba de 30 días usando sólo papel para gestionarme las listas de acciones y a la espera.

El material

Fui a lo más sencillo. Conocía desde hace tiempo la Hipster PDA, que usa tarjetas de distintos colores según los contextos, pero decidí que los colores eran un extra, y que si el asunto cuajaba ya me preocuparía de evolucionar el sistema.

Elegí tarjetas de cartulina en formato tarjetas de visita (es lo que tenían en la papelería y a mí ya me parecía bien), junto con un clip negro pequeño. Las tarjetas de cartulina resisten el viaje diario en el bolsillo de la camisa o de una bolsa.

Organización

El contenido de las tarjetas ha ido evolucionando. Primero empecé con siete tarjetas, para los distintos contextos que me surgieron en la primera revisión semanal: @online, @leer, @recados, @agenda, @llamar+email, @casa y @cualquiera. Simplemente apuntaba en un lateral el contexto y tenía toda la tarjeta para apuntar acciones. También necesité una lista de “a la espera”.

Las acciones las apuntaba con un guión delante, que indicaba su estado. Los estados podían ser:

- Pendiente
+ Hecho
⟵ A la espera de otra acción
⟶ Delegado
* Anulado por cualquier razón

También decidí hacer unas listas de control para evaluar si este nuevo sistema me servía, así que en una tarjeta hice una línea de tiempo horizontal y apunté las tareas repetitivas diarias en vertical.

Como agenda seguí usando la del iPhone y Google Calendar, porque también los uso de recordatorio, y cada mañana me llegan por correo para que los pueda añadir a la lista de acciones. Las tarjetas tienen el defecto de no sonar cuando llega la hora de una cita

Los proyectos también los pasé a papel, usé medio A4 para cada uno de los que tenía abiertos y apunté las acciones siguientes y futuras que ya tenía definidas.

Por último, aunque me va mejor usar libretas o papeles para recopilar, puse un par de tarjetas en blanco en la pila de tarjetas para llevarlas siempre encima, para capturar o por si llenaba alguna de las tarjetas de contexto.

Evolución

Hacía unas semanas que me había hecho un mapa mental con mis objetivos actuales para tenerlo a la vista, así que pensé que sería interesante verlo con más frecuencia que sólo colgado en una pared. Después de unos días, reproduje el mapa mental en una tarjeta (aún mejor, pues éste lo hice a mano y el anterior fue con un programa) y lo puse en la pila.

También con el uso me di cuenta que había cosas interesantes que quería interiorizar, como unas pequeñas reglas que me auto impuse para hacer dieta, y que sería práctico llevarlas conmigo para leerlas y repetírmelas, a modo de mantra. Acabé con cinco de estas listas.

El volumen de tarjetas iba aumentando, y noté que me costaba buscar las tarjetas que necesitaba en cada momento. Una opción hubiera sido las tarjetas de colores, pero como aún me quedaban muchas blancas, decidí que pintaría las esquinas de las tarjetas. Uso un color para todos los contextos, otro para la tarjeta con mis objetivos, otro para la lista ‘a la espera’, otro para la tarjeta con las listas de control, y otro con las listas de texto que quiero aprender.

Resultados

Mi experiencia con este cambio ha sido muy positiva. Tener las listas de forma física, que puedo hojear, donde cada contexto es una tarjeta, aunque supone más ‘esfuerzo’, a la práctica ha hecho que revise las tarjetas con más frecuencia.

De esta forma, durante la revisión, veo que me he sacado más trabajo de encima, no queda perpetuamente en las listas, cosa que antes no pasaba (quizá tiraba más de memoria de lo que debería).

Mi satisfacción, por tanto, no puede ser mayor; me alegro de haber hecho esta prueba. Tanto que seguiré un tiempo más usando este sistema, para afianzar el hábito de revisar las listas con más frecuencia.

El siguiente paso, una vez acabado el periodo de prueba, ha sido trasladar las listas de cada proyecto y de “Algún día/ quizá” a Evernote. Escaneé las listas en papel que usaba y las he ido convirtiendo poco a poco en texto en cada revisión.

Otra cosa que he confirmado es la necesidad de partir de lo más sencillo e ir evolucionando. Por ejemplo, justo antes de usar tarjetas estaba con GTDAgenda, que me pareció una aplicación buenísima, tenía todo lo que un sistema GTD debe tener, y no descarto volver a usarla más adelante. ¿Por qué fracasé usando esa aplicación? Porque antes de llegar a usar tantas opciones, niveles, desgloses, etc, has de tener interiorizados los pasos más grandes, más básicos, para ir entrando en detalle.

Ciertamente, todas esas características llegará un momento en que me sean necesarias, igual que poco a poco he introducido otros tipos de tarjetas, colores para identificar, etc. Pero empezar  a perderse en detalles sin tener una necesidad es perderse en la aplicación y ser esclavo de ella, no tener un sistema a tu disposición; al fin y al cabo una excusa perfecta para procrastinar.

Y volvemos a cambiarlo de sitio. Ya sea una tarea o una caja. Esa bolsa con cables, por ejemplo; ayer la déje junto al armario, hoy para que no moleste la pongo bajo la mesa, y mañana (sólo temporalmente, ¡lo juro!) la dejo al lado de la impresora.

Con el trabajo hago lo mismo. Me ha llegado un email pidiéndome si podía encargarme de que se hiciera una reunión. Cuando he visto de qué iba, he movido el email a la carpeta de ‘leer después’. Después he encontrado un hueco de tiempo (porque, claro, no tengo tiempo para hacer tantas cosas), lo he vuelto a leer y he apuntado en mi lista de cosas por hacer ‘hacer la reunión’. A los dos días he quitado esa tarea de la lista de ‘cosas por hacer’ y ha pasado a la lista de ‘cosas para pensar’. Al final de la semana, ha pasado de ‘cosas para pensar’ a la lista ‘URGENTE’, porque ya se me echa el tiempo encima. Y cada vez me siento peor porque desde entonces he seguido engrosando las listas.

Quizá te hayas encontrado en esta situación alguna vez. Si no hacemos una gestión correcta de las acciones no pararemos de mover las cosas de un lado para otro, hasta que nos sature la situación. La mala gestión de acciones nos desborda y nos hace pensar que no tenemos tiempo para todo.

El problema es que ese email es una ‘cosa’, un dato, una entrada de información. Cuando nos ponemos a trabajar, lo único que podemos hacer son acciones concretas. Para poder llegar a resultados, hemos de convertir las ‘cosas’ en acciones realizables.

No es que el email sea algo inútil, al contrario, será el que encenderá la chispa que necesitamos para movernos hacia un objetivo. Hemos de pensar en transformarlo, como si fuéramos una especie de artesanos de pipas.

Los artesanos que hacen pipas de fumar y otras esculturas de madera usan como materia prima raíces de árbol. A diferencia de un tronco, prácticamente cilíndrico, cada raíz crece con una forma única. Es trabajo del artesano no sólo esculpir la decoración final del objeto sino visualizar cómo se puede aprovechar la forma natural de la raíz para decidir qué objeto será el que esculpirá.

Al igual que estos artesanos, nosotros recibimos el email como si fuera una raíz en bruto. Hemos de entender cuál es el resultado que se espera de nosotros, igual que con la raíz visualizaremos qué figura esculpiremos en ella.

Una vez definido el resultado, y sabiendo que sólo sabemos hacer acciones concretas, escribiremos en nuestra lista de acciones no una idea, no un deseo, sino acciones bien definidas. Si el objetivo no puede cumplirse con una sola acción y queremos dedicar algo de tiempo a desglosarlo, podemos aplicar la planificación natural.

Este proceso de convertir cosas en acciones lo haremos para todo lo que tengamos en las listas de trabajo pendiente, si no lo hemos hecho previamente. Igualmente con las cosas físicas, como esa caja. Ten en cuenta que cuando revises tu lista de acciones has de encontrarte
precisamente eso, acciones y no deseos. De esta forma no podrás hacer otra cosa con ellas que realizarlas, en lugar de marearlas de un sitio al otro.

Fotografía: Decor pipe por hapal

Parece que nuestra sociedad impone, de alguna forma, la perfección. Los productos de cosmética que nos venden para las imperfecciones de la piel, la bebida láctea para una figura perfecta, luchar por el trabajo perfecto para tener la vidaperfecta, o el cambio que pide el cliente para que el proyecto entregado quede perfecto. Puestos así, parece que nosotros también debemos conseguir ser perfectos.

Ahora bien, a la hora de trabajar, ¿cuánto nos puede costar hacer perfectamente una tarea? Mucho, por eso hemos de valorar qué ‘grado de perfección’ es el adecuado para nuestro objetivo.

Procrastinación

Por ejemplo, al inicio de un proyecto, nos podemos encontrar con que retrasamos su inicio, procrastinamos, por miedo de fracasar en el intento de hacerlo perfecto. En su lugar, ¿por qué no pensar sólo en hacerlo bien, y luego hacer una ronda de refinamiento? Es una gran forma de afrontar el  ’miedo a la página en blanco’.

Errar es de humanos

Aún empezando con todo el ánimo del mundo, podemos estar seguros de que el resultado no será perfecto, ya que como humanos nos equivocaremos en algo, por pequeño que sea el error.

Proporción coste / resultados

También hay que pensar en equilibrar el resultado. Tanto para un proyecto como para una habilidad, aunque es difícil conseguir una satisfacción del 95%, es algo que con un esfuerzo medio se puede conseguir (cuánto supone, ¿2 meses de trabajo en un proyecto? ¿6 o 9 meses de práctica de una habilidad?). En cambio, pasar de un 95% a un 98% supone sólo un aumento del 3% en la satisfacción, pero puede resultar una diferencia abismal en costes (multiplicar por 3 el coste del proyecto, toda una vida de practicar una habilidad…). Esto no es malo de por sí, pero hemos de estar seguros de querer asumir ese coste (personalmente, preferiría aprender una habilidad nueva al año que pasarme toda la vida para saber una sola cosa).

Las ideas evolucionan

Una ventaja de no querer ser perfectos desde el principio es poder hacer iteraciones sobre un proyecto. Si tenemos una idea del proyecto acabado y nos ajustamos estrictamente a ella puede que empecemos pensando en los detalles. Si pasado un tiempo vemos que sería mejor hacer cambios, tendremos que deshechar muchos detalles que no podremos aprovechar. En cambio, si vamos trabajando del grueso al detalle, empezaremos por las estructuras y podremos cambiar de opinión sobre el acabado si surge alguna nueva idea en el proceso.

Entonces, ¿buscamos la perfección?

Sí, está bien buscar el mejor resultado, pero no hay un único buen resultaado, y hemos de pensar en cuál es el nuestro. Ante la duda, nos resultará todo más fácil si empezamos marcándonos como primer objetivo un borrador (nadie tiene miedo a hacer un borrador, ¿verdad?), a partir de ahí dale una vuelta y hazlo crecer, y después otra vuelta para mejorarlo y otra más, hasta que el resultado te parezca suficientemente ‘perfecto’.

Fotografía: Stronger than nature, por fspugna