Nuestro pensamiento depende mucho del lenguaje. Cuando estamos pensando en qué nos gusta, dónde ir este fin de semana, o escogiendo cuál es la próxima acción más adecuada, estamos teniendo una conversación con nosotros mismos.

¿Te has fijado alguna vez en como hablas, en la forma en que dices las cosas? Haz una prueba. Recuerda algo que tengas pendiente hacer, por ejemplo, limpiar tu casa. Ahora dite a ti mismo, en voz alta o internamente, “he de limpiar mi casa”, y nota como te sientes. ¿Te gusta? ¿Te alegra? ¿Te entristece? Ahora repite la frase pero con un cambio, di “voy a limpiar mi casa”. ¿Notas algo diferente? ¿Te sientes más motivado? ¿Lo ves más o menos realizable?

Como habrás notado, aunque algo se puede decir de muchas formas, no es siempre lo mismo. Cada palabra tiene un significado distinto para nosotros, y la forma en que las usemos influirán en nuestro estado. Ahora veamos una aplicación práctica.

Próximas acciones
En GTD decimos que apuntamos las próximas acciones con un verbo concreto. “Comprar dos sillas plegables” es más útil que apuntar “dos sillas” o “solucionar asunto sillas”. En el primer caso, la acción está muy bien definida. ¿Qué tiene de bueno? Primero, que no hay confusión a la hora de trabajar. Segundo, una acción bien definida nos da la impresión de que es algo asequible, realizable, y nos sentimos más atraídos a hacerlo: ¿quien no es capaz de comprar dos sillas?

Proyectos
Los proyectos los apuntamos como si estuviera ya realizado, como “presentación de ventas preparada”. Así, cada vez que revises tu proyecto, tan solo leerlo te va a recordar la imagen de lo que quieres conseguir. “Vacaciones a China hechas” me evoca todo lo que quiero ver y disfrutar cuando esté allí, y lo que he de vivir para que eso suceda. Así ganas dos cosas: ser consciente del proyecto, y motivarte para acabar el proyecto y conseguir ese resultado que imaginas y deseas.

Otros enunciados
Quizá sea al hablar, quizá al escribir un diario, o quizá al pensar en todo lo que quieres conseguir, en algún momento pensarás en tus objetivos. Cuando lo hagas, hazlo siempre con afirmaciones positivas y seguras. No pienses (“pienso…”) en hacer algo, dalo por hecho (“haré…”). Las cosas no ocurrirán “si haces esto”, piensa siempre en “cuando hagas esto”. Y cuando tengas claras tus próximas acciones, no le digas a nadie lo que “quieres hacer“… ¡Anuncia al mundo lo que “vas a hacer”!

Fotografía: Magnetic Fridge Poetry, de MinimalistPhotography101.com

Aportando mi granito de arena al meme que inició Jeroen Sangers (y seguido por Berto Pena y José Miguel Bolívar), voy a mostrar mi escritorio.

Trabajo a diario con dos ordenadores distintos, uno en entorno Windows y otro en Mac (del que voy a escribir). No me resulta difícil hacerlo porque prácticamente son contextos aislados. Para aquella información que necesito en ambos sitios uso la nube (Dropbox, correo en web, etc.). He configurado ambos ordenadores para que sean lo más parecidos posible (escritorio, programas auxiliares, etc).

Como verás, yo también sigo la línea del escritorio despejado al máximo. Dejo el dock oculto continuamente, y la verdad es que teniendo QuickSilver y Spotlight a penas lo uso. Solo dejo documentos sobre el tema que estoy trabajando en ese momento, y procuro limpiarlo después. Quedan visibles los iconos de los discos USB, porque para mí forman parte del ‘trabajo en curso’.

Uso la resolución máxima del monitor mientras la vista me lo permita (ahora estoy en 2560×1440). Como fondo de escritorio suelo usar alguna imagen abstracta con unos colores que no sean demasiado chillones, para que no me distraigan ni me molesten a la vista. Ahora llevo tres semanas con este fondo de ‘Do small things’ (haz pequeñas cosas), que me está ayudando bastante en momentos de debilidad

Las aplicaciones que están corriendo continuamente son:

• Dropbox para compartir ficheros entre máquinas,
• QuickSilver principalmente para lanzar programas sin separar las manos del teclado; dicho sea de paso, una de las mayores mejoras fue el Magic Trackpad que me regalaron,
• Typinator para que me ayude a teclear menos,
• Omnifocus para gestionar mi sistema GTD.

Procuro no tener ningún software que me distraiga innecesariamente, como por ejemplo un notificador de correo; en este caso si algún día estoy a la espera de algo importante, siempre puedo usar el teléfono móvil para que me avise.

Mientras trabajo, no uso por ahora herramientas que me ajusten las ventanas; eso me obliga a reducir la cantidad de ventanas abiertas y reducir mi atención. Por ejemplo, mi herramienta preferida es la combinación de Typinator con WriteRoom, que no me permite ver otra cosa que el texto con el que trabajo.

Por último, para capturar uso Omnifocus, que mediante un atajo de teclado me trae una pequeña ventana al frente.

El día está lleno de pequeñas esperas: esperamos a que salga el café, a que arranque el ordenador, a que alguien al otro del teléfono descuelgue, por decir algunas. A veces esas esperas son productivas de por sí, por ejemplo cuando hacemos una pausa para el café lo que buscamos es un momento de descanso. Otras veces las pausas son totalmente improductivas.

Lo ideal es convertir estas pequeñas pausas improductivas en tiempo productivo. El truco es cómo las podemos usar, ya que este tiempo tiene ciertas características especiales:

• No podemos dedicarnos a una tarea que requiera mucha atención, porque de hecho esta pausa está ya dentro de otra tarea a la que queremos atender tan pronto como sea posible.
• Es difícil encontrar en nuestra lista de próximas acciones una acción que sea adecuada, aunque tengamos pseudocontextos con acciones que requieren poco tiempo, porque en cualquier momento nos interrumpirán para seguir con lo que estábamos haciendo (en cualquier momento está listo el ordenador o nos contestarán al teléfono).

Una solución es tener preparadas una serie de rutinasque hacer en estos casos. En lugar de ir a buscar una acción en nuestras listas, puedes recordar estas pequeñas rutinas y habituarte a hacerlas en estas pausas. Os pongo algunos ejemplos.

Emailga.me es una aplicación web que nos motiva a procesar el correo electrónico, convirtiéndolo en un juego en el que tendremos que procesar lo más rápido posible el correo para ganar puntos.

Funciona con las direcciones de correo de gmail y google apps (gmail para organizaciones). La forma de usarlo es muy sencilla: nos pedirá nuestra dirección de e-mail, y una vez compruebe la contraseña en google (Emailga.me no tiene acceso a la contraseña), empezamos a jugar.

Emailga.me mostrará los e-mails de uno en uno, y con ellos una cuenta atrás con la que nos urge a tomar una decisión: contestar, archivar el e-mail, etc. Si tomamos una acción en el tiempo que nos da, ganaremos puntos, pero si nos pasamos del tiempo empezará a descontar punntuación.

He de decir que lo he probado y me ha parecido divertido. No es algo que vaya a usar a menudo porque personalmente ya tengo un hábito de procesar el correo bastante fluido, pero sí creo que puede gustar a aquellos que les cueste un poco más llegar al ‘inbox zero’.

Emailga.me es una aplicación gratuita hecha por Baydin, creadores también de una utilidad fantástica llamada Boomerang de la que ya hemos hablado antes.

Con la navidad para muchos llega el momento de compartir, de reflexión, y… ¡De los regalos! Claro que no es lo más importante de la celebración, pero sí algo que esperamos todo el año. Por si quieres hacer algún regalo productivo, o hacerte algún autoregalo útil para el próximo año, aquí te paso unas pocas ideas, algunas incluso gratuitas.

Calendarios

Moleskine

Los calendarios en software son muy útiles, pero los calendarios en papel aún son los preferidos para algunos. En cualquier bazar encontraremos agendas por menos de 1€, pero si buscamos algo de más calidad, tenemos las socorridas Moleskine, también en este caso en su versión agenda. Puedes encontrarlas en cualquier librería o hacer tu pedido en Moleskine Asia, que tiene portes gratuitos hasta final de año.

Herramientas de captura

Dragon dictation

El software clásico de reconocimiento de voz, ahora disponible para iPhone/iPod/iPad. Es conocido desde hace años por su calidad, así que puede ser una opción para empezar el nuevo año dictando notas en lugar de grabarlas y tener que transcribirlas. Se puede encontrar en su página de iTunes.

Pliq.me

Pliq.me es un software parecido al anterior, pero que además puede realizar ciertas acciones, como enviar un e-mail o navegar por Internet. Está disponible para iPhone y Android, pero entre los idiomas compatibles aún no está el castellano.

Evernote

Siempre aparece al hablar de captura. Aprovechando que se ha publicado la versión 2 para Mac, recordar que Evernote puede mantener sincronizadas las notas en todos nuestros dispositivos (Mac, Windows, móvil). Es también útil llevarlo en el móvil, no solo para consultar sino también para fotografiar documentos (gracias a que reconoce texto en imágenes) y así ahorrarnos transcribirlos a digital.

Copias de seguridad y almacenamiento

Dropbox

También un habitual entre la gente productiva, Dropbox te facilita mantener tus documentos entre varios ordenadores. Hasta 7 Gb en la versión gratuita, ampliable a 50 o 100 Gb con cuenta Premium. Multiplataforma y también para móvil. Además, una opción para tener copias de seguridad de algunos de tus documentos.

Disco duro externo

Si no lo tienes aún, ¡corre a comprar uno! Es una herramienta básica de copia de seguridad, más aún con los excelentes softwares asequibles o gratuitos. En Mac no puede ser más fácil con Time Machine, nada más conectar el disco nos pregunta si queremos usarlo para realizar copias. En Windows existe SyncBack o Cobian(algo menos amigable). Como disco duro, yo uso un Western Digital Elements, un modelo bastante económico.

Carbonite

Copias de seguridad en la nube. Carbonite es bastante conocido en este aspecto, y está disponible para Mac y Windows. No es la solución más económica (54,95 dólares al año), pero puede valer la pena teniendo en cuenta el coste de un disco duro y su esperanza de vida. Para los preocupados por la seguridad, en su página dicen que la conexión y almacenamiento en sus servidores va encriptada, con lo que nadie más que nosotros puede acceder a los datos.

Llaves USB

Es fácil hacerse con una llave USB de memoria. Pero por si tienes requisitos especiales, LaCie tiene la XtremeKey. Entre 16 y 64 Gb, soporta temperaturas entre -50 y 200º C, golpes y mucho más. Eso sí, en este caso la seguridad se paga.

Accesorios

Comecables

Los podemos encontrar en ferreterías o bazares orientales. Sirven para agrupar los cables y dar un aspecto más organizado a nuestro entorno de trabajo. Por poco dinero podemos trabajar más cómodos.

Estas son solo algunas ideas. ¿Qué has pedido tú a Papá Noel o a los Reyes Magos?

¡Por fin es viernes por la tarde! Solo faltan diez minutos para acabar la jornada, y empezar a disfrutar de 48 horas de descanso. Pero aún hay unas cosas que puedes hacer en estos diez minutos antes de apagar el ordenador y salir. Así que ¿por qué no usarlos en algo productivo? Usa unos minutos ahora para organizarte y el lunes a primera hora lo agradecerás.

1. Comprueba el calendario de la próxima semana
¿Qué pinta tiene? ¿Lo tienes todo preparado para esa reunión del lunes por la mañana? ¿Has confirmado esa fecha de entrega para el jueves? Apunta también la cita en el dentista, no sea que se te olvide o pidas hora otra vez por error.

2. Archiva esos e-mails
A final de la semana tu bandeja de entrada de e-mails puede ser un lío. Durante la semana voy archivándolos, pero el viernes me puede quedar alguno pendiente. Aprovecho la tarde del viernes para dejar la bandeja reluciente y lista para la avalancha del lunes por la mañana.

3. Organiza tu espacio de trabajo
Ahora es un buen momento para organizar papeles, CDs, cables… Cualquier cosa que deambule por tu escritorio. Pon juntos los materiales de consulta del mismo proyecto. Puede ser también un buen momento para hacer copias de seguridad de tu trabajo.

4. Actualiza tu lista de próximas acciones
Quizá sea electrónica, quizá uses el lápiz y papel de toda la vida. Sea como sea, tu lista de tareas puede ser tu mejor amiga el lunes por la mañana. Yo aprovecho los fines de semana para desconectar de mi proceso de trabajo, así que he de confiar en mis listas de próximas acciones para retomar el hilo el lunes.

5. Reflexiona
El viernes es un buen momento para pensar en como ha ido la semana, especialmente lo que ha ido bien. Una vez has empezado a pensar en lo más destacable, es más fácil enfrentarse a las cosas que no han ido tan buen, y pensar cómo podemos atacarlas mejor la próxima semana Este proceso puede provocar que apuntemos algunas acciones más en nuestra lista de próximas acciones. O quizá te dé más inercia cuando vuelvas a tu escritorio el lunes. En cualquier caso, vale la pena hacerlo.

Fotografía: Gabe’s Desk 2007 de HeyGabe

A partir de ahora podéis escuchar una pequeña sección dedicada a GTD y productividad personal en el podcast 85% Cocoa. El podcast es un proyecto de Jose Antonio Lobato, de Invasivecode, y la temática es de programación en Cocoa (para MacOS X e iOS).

Aunque hay algunas secciones muy específicas sobre Cocoa, como es lógico, lo recomiendo a cualquier programador, del lenguaje o ámbito que sea, porque Jose Antonio a menudo habla de aspectos de productividad específicos de la programación, como el cuaderno de ingeniería, o la sección ‘el programador de élite’.

Mi aportación al podcast es una explicación de qué es GTD y cómo aplicarlo desde cero, y sin centrarme en la programación, es decir, pueden escucharse independientemente de si somos o no técnicos. El primer capítulo en el que participé fue el 6 y la sección aparece quincenalmente, aunque el podcast en sí es semanal.

Podéis encontrar más información en el blog del podcast, iTunes o ivoox.

Las suscripciones RSS y los lectores de suscripciones como Google Reader son una buena herramienta para mantenernos al día de los temas que más nos interesan. Pero en la facilidad para suscribirse está también el peligro que tiene: encontrarnos pasado un tiempo con un lector saturado, con más paja que artículos interesantes.
Para evitar esto, hemos de hacer ajustes de vez en cuando, y así mantener nuestras suscripciones como queremos.

Estas son algunas de las cosas que puedes hacer para mantener actualizadas tus suscripciones:

• Revísalas. Da igual si lo revisamos una vez al mes o una cada tres meses. Lo importante es no mantener blogs muertos, que ya no aportan lo que nos aportaban antes, o de temas que han dejado de ser de nuestro interés. Elimina los que no necesites.
• ¿Cuánto valor te da cada suscripción? Cuando revises cada feed, piensa en qué es lo que te aporta. ¿Aprendo algo importante para mis estudios o carrera? ¿Me ayuda a reducir mis gastos diarios? ¿Hace que me ría un poco cada día?

  También has de pensar en con qué frecuencia te aporta algo importante. ¿Una vez al día? ¿Una vez a la semana? Sopesa el valor que te está aportando, y si ves que es poco anula la suscripción; al fin y al cabo no te estará compensando el tiempo que inviertes en ver si hay algo interesante.

  Si aún así es sobre un tema de tu interés, puedes buscar otro blog que sí te dé más valor y con más frecuencia.A veces puede ser que estés suscrito a un blog pensando que ‘todavía no me da ningún valor, pero ya lo hará…’. En ese caso te recomiendo que anules también la suscripción: lo que siempre te dará valor es liberar tiempo y simplificar tu vida.

• Organízalas. No todas las suscripciones son igual de importantes para ti, ni necesitas estar pendiente de ellas cada día. Agrúpalas en función de si necesitas revisarlas cada día, cada dos o tres días, o una vez por semana. Así también limitarás el tiempo que dedicas a cada grupo, dándole la importancia que merece.
• Elimina blogs que parecen calcados. En algunos círculos te encontrarás que hay blogs que se dedican a cruzar artículos entre ellos, u otros que son básicamente recopilaciones de otros y que, al suscribirte también a los originales, hace que te encuentres con artículos duplicados. Elimina estas suscripciones y déjate sólo una de ellas.
• Suscríbete a partes especializadas. Algunos blogs tienen artículos interesantes, pero publican tantos posts que tenemos que leer también muchos artículos que no nos interesan. Estos blogs grandes muchas veces permiten suscribirse sólo a tags o categorías concretas. Si tienes esta posibilidad, sustituye la suscripción general por el feed de los temas que te interesan.

Fotografía: rss_logo por  Chesi – Fotos CC

Revisar nuestro sistema es parecido a mantener limpia nuestra casa. En casa dedicamos un día concreto a la semana a hacer una limpieza completa, barriendo, fregando, recogiendo y limpiando el polvo. Pero si durante la semana se nos derrama un bote de café sobre la encimera de la cocina, ¿esperaremos hasta el día que toca limpiar? Lo mismo si vemos un objeto fuera de su sitio, o caen unas migas al suelo después de comer.

Mientras que la revisión semanal es el equivalente al día de limpieza, hay otro tipo de revisión que es la revisión continua, que consiste en dedicar algunos segundos a lo largo del día a revisar y mantener el sistema.

Por ejemplo, si estamos haciendo un pequeño trayecto en autobús podemos sacar nuestra lista de próximas acciones y ver si hay alguna que se pueda tachar ya. Quizá entre estación y estación nos dé tiempo de revisar un par de listas.

Lo que pretendemos con esta revisión continua es estar seguros de que lo que estamos haciendo es lo que tenemos que hacer, que no estamos haciendo algo porque lo teníamos en RAM y en cambio dejamos de lado otras cosas que deben hacerse y están en una lista de próximas acciones.
Otro ejemplo, si estamos cerca de un teléfono, deberíamos sacar la lista de llamadas pendientes y ver si hay alguna que podamos hacer ahora, o incluso revisarlas y decidir que no queremos hacer ninguna. Estas pequeñas acciones van a aumentar nuestra confianza en lo que tenemos apuntado.

Estas pequeñas revisiones, como todo en GTD, no tienen una obligación sobre cada cuanto se han de hacer: se deben hacer tan frecuentemente como necesitemos para estar tranquilos. Para unos será varias veces al día, para otros una vez cada dos o tres días, e incluso cambiar depende de la época.

Qué es lo que debemos revisar

Cuando hagamos revisiones continuas revisaremos, por orden de preferencia e importancia:

• Calendario diario: recordemos que el calendario marca los eventos que inamoviblemente se tienen que hacer durante ese día concreto, incluso a ciertas horas concretas. Esto quiere decir que el calendario va a definir el mapa de cómo va a ir el día, qué cosas hemos de hacer y qué huecos nos quedan. Es por eso que para ser conscientes del mapa del día el calendario es la lista que más revisaremos.
• Las listas de acciones: una vez despejadas las obligaciones del calendario, toca revisar las listas de acciones, siempre las más apropiadas para el contexto en el que estamos: ‘llamadas’ delante de un teléfono, ‘oficina’ cuando estemos allí, ‘jefe’ cuando vayamos a entrar en una reunión con él, etc.
  Revisando continuamente el calendario y las listas de acciones probablemente tengamos suficiente para avanzar en el día a día, siempre y cuando lo complementemos con una revisión semanal más profunda.

Fotografía: Solar Expansion Project Final Day por Wayne National Forest

Cuando estás corriendo sobre una cinta, no paras de hacer esfuerzo y en cambio nunca avanzas, siempre te mantienes en el mismo sitio. Si quisieras moverte de donde estás, tendrías que correr al doble de la velocidad de lo que haces.

Bajo la superficie del agua, se encontraban toda clase de peces. Claro, la corriente debía estar repleta de comida arrancada a los continentes cercanos al Eje. Rincewind se preguntó qué clase de vida se desarrollaría allí, teniendo que nadar constantemente para seguir en el mismo lugar. Decidió que se parecería bastante a la suya.

- Terry Pratchett, “El color de la magia”

¿Te has dado cuenta de cuánto tiempo dedicamos a correr para mantenernos en el mismo sitio? ¿Qué porcentaje de horas al día dedicas a mantener lo que tienes? ¿En algún momento te has parado a pensar cuánto tiempo usas para mantener tu nivel actual?

¿Cuánto tiempo dedicas a crecer?

Por ejemplo, hasta ahora me he dedicado a escribir en el blog algunas veces por semana, y eso requiere un trabajo constante. El resultado es que escribiendo ese artículo mantengo el interés por el blog, pero no siempre será para mí un avance.

También mantengo algunas cosas personales y de amigos, como sus blogs y sus páginas web. Al principio aprendía sobre los programas que uso, pero con el tiempo se ha convertido en temas que requieren tiempo para hacer siempre las mismas tareas: copias de seguridad, protegerlo de ataques de virus, etc.

Incluso si vas al gimnasio a hacer mantenimiento llega un momento en que las mismas series de ejercicios no te hacen mejorar más, sólo sirven para mantenerte a donde has llegado.

No es malo dedicarse a correr

Todas estas cosas que hago no son malas. De cada una sigo sacando cosas positivas. De escribir en el blog podría decir que uso demasiado tiempo, pero también que es un lujo estar ayudando a los que me leéis. Con los temas de mis amigos puedo sentirme aburrido por hacer siempre lo mismo y alegrarme de tener una excusa para hablar con ellos.

Lo realmente negativo es que si quieres dar un paso adelante ahora necesitas el doble de impulso, como si en la cinta queremos avanzar sobre ella tendremos que correr más que ella. Y para correr tanto necesitamos más tiempo que el de mantenimiento.

Así, la clave del asunto es reservar un espacio para hacer cosas que nos hagan crecer, o el tiempo se nos escurrirá de los dedos mientras nos preocupamos de hacer fuerza con las manos.

Separa mentalmente las tareas de mantenimiento de las de crecimiento

Algo que podemos hacer es ser conscientes de qué tareas son de mantenimiento y cuales de mejora o crecimiento. Hemos de balancear el tiempo que dedicamos a cada grupo.

Podríamos decir que lo bueno es eliminar las tareas de mantenimiento para que nos den más espacio, pero eso no tiene por qué ser bueno.

Por ejemplo, si yo dejo de escribir en el blog probablemente dejaré de tener contacto con mis lectores, y aunque quiera seguir ayudando de alguna otra forma, si no tengo cómo comunicarme con ellos no tiene sentido.

fotografía: New Year’s Resolution: 36/365, por SashaW

Igualmente, si para mejorar en el gimnasio necesito hacer más series de abdominales, he de contar con hacer antes las series de mantenimiento para dar un paso más allá. Con los amigos no puedo tener momentos de intimidad si antes no hay una relación de día a día.

Siempre con sentido común, puedes buscar si puedes reducir los mantenimientos, quizá algunos sean lastres reales. Pero siempre teniendo en cuenta que no te hagan daño para seguir avanzando.

Por ejemplo, el trabajo puede ser una de las pocas áreas en las que a medida que trabajas puedas deshacerte de las tareas de mantenimiento, automatizando partes y delegando otras. Aunque seguramente no sea algo que quieras hacer con todas las áreas de tu vida (por ejemplo, que otra persona se dedique a llamar a tus amigos por ti).

Pero podamos o no automatizar, lo realmente importante de esto es que seamos conscientes del tiempo que dedicamos a correr para mantenernos en el mismo sitio.