¿Cuántas veces os ha pasado que después de salir de casa con la cámara de fotos habéis ido a echar mano de ella y se ha agotado la batería, y al cambiarla por la de reserva habéis descubierto que estaba también descargada?

Si queréis recordar qué batería hay que recargar, esto os servirá. Hoy quiero compartir con vosotros un pequeño truco, con gomas elásticas, para gestionar las baterías recargables, ya sean de vuestra cámara de fotos, o de tipo AA multiusos. Hazte con unas cuantas gomas elásticas, muchas veces las podrás recuperar de algunos alimentos (pollos, manojos de espárragos, etc) u otros paquetes.

Ahora carga las baterías, y cuando las retires del cargador ponles la goma elástica alrededor. La idea es que con la goma elástica quedan marcadas y es fácil de reconocer de un vistazo qué batería está cargada y cuál no. Como una batería con la goma puesta no cabrá dentro del aparato electrónico, la tendremos que retirar, y por tanto es una marca que es imposible que nos olvidemos de quitarla.

Ya puedes tener en el mismo lugar baterías cargadas y descargadas sin miedo a confundirlas; también podrás echar un vistazo rápido a la bolsa de la cámara de fotos el día antes de salir para hacer una previsión de cómo están las baterías, si es que la última vez olvidaste poner la batería agotada en tu bandeja de entrada

¡Por fin es viernes por la tarde! Solo faltan diez minutos para acabar la jornada, y empezar a disfrutar de 48 horas de descanso. Pero aún hay unas cosas que puedes hacer en estos diez minutos antes de apagar el ordenador y salir. Así que ¿por qué no usarlos en algo productivo? Usa unos minutos ahora para organizarte y el lunes a primera hora lo agradecerás.

1. Comprueba el calendario de la próxima semana
¿Qué pinta tiene? ¿Lo tienes todo preparado para esa reunión del lunes por la mañana? ¿Has confirmado esa fecha de entrega para el jueves? Apunta también la cita en el dentista, no sea que se te olvide o pidas hora otra vez por error.

2. Archiva esos e-mails
A final de la semana tu bandeja de entrada de e-mails puede ser un lío. Durante la semana voy archivándolos, pero el viernes me puede quedar alguno pendiente. Aprovecho la tarde del viernes para dejar la bandeja reluciente y lista para la avalancha del lunes por la mañana.

3. Organiza tu espacio de trabajo
Ahora es un buen momento para organizar papeles, CDs, cables… Cualquier cosa que deambule por tu escritorio. Pon juntos los materiales de consulta del mismo proyecto. Puede ser también un buen momento para hacer copias de seguridad de tu trabajo.

4. Actualiza tu lista de próximas acciones
Quizá sea electrónica, quizá uses el lápiz y papel de toda la vida. Sea como sea, tu lista de tareas puede ser tu mejor amiga el lunes por la mañana. Yo aprovecho los fines de semana para desconectar de mi proceso de trabajo, así que he de confiar en mis listas de próximas acciones para retomar el hilo el lunes.

5. Reflexiona
El viernes es un buen momento para pensar en como ha ido la semana, especialmente lo que ha ido bien. Una vez has empezado a pensar en lo más destacable, es más fácil enfrentarse a las cosas que no han ido tan buen, y pensar cómo podemos atacarlas mejor la próxima semana Este proceso puede provocar que apuntemos algunas acciones más en nuestra lista de próximas acciones. O quizá te dé más inercia cuando vuelvas a tu escritorio el lunes. En cualquier caso, vale la pena hacerlo.

Fotografía: Gabe’s Desk 2007 de HeyGabe

Las suscripciones RSS y los lectores de suscripciones como Google Reader son una buena herramienta para mantenernos al día de los temas que más nos interesan. Pero en la facilidad para suscribirse está también el peligro que tiene: encontrarnos pasado un tiempo con un lector saturado, con más paja que artículos interesantes.
Para evitar esto, hemos de hacer ajustes de vez en cuando, y así mantener nuestras suscripciones como queremos.

Estas son algunas de las cosas que puedes hacer para mantener actualizadas tus suscripciones:

• Revísalas. Da igual si lo revisamos una vez al mes o una cada tres meses. Lo importante es no mantener blogs muertos, que ya no aportan lo que nos aportaban antes, o de temas que han dejado de ser de nuestro interés. Elimina los que no necesites.
• ¿Cuánto valor te da cada suscripción? Cuando revises cada feed, piensa en qué es lo que te aporta. ¿Aprendo algo importante para mis estudios o carrera? ¿Me ayuda a reducir mis gastos diarios? ¿Hace que me ría un poco cada día?

  También has de pensar en con qué frecuencia te aporta algo importante. ¿Una vez al día? ¿Una vez a la semana? Sopesa el valor que te está aportando, y si ves que es poco anula la suscripción; al fin y al cabo no te estará compensando el tiempo que inviertes en ver si hay algo interesante.

  Si aún así es sobre un tema de tu interés, puedes buscar otro blog que sí te dé más valor y con más frecuencia.A veces puede ser que estés suscrito a un blog pensando que ‘todavía no me da ningún valor, pero ya lo hará…’. En ese caso te recomiendo que anules también la suscripción: lo que siempre te dará valor es liberar tiempo y simplificar tu vida.

• Organízalas. No todas las suscripciones son igual de importantes para ti, ni necesitas estar pendiente de ellas cada día. Agrúpalas en función de si necesitas revisarlas cada día, cada dos o tres días, o una vez por semana. Así también limitarás el tiempo que dedicas a cada grupo, dándole la importancia que merece.
• Elimina blogs que parecen calcados. En algunos círculos te encontrarás que hay blogs que se dedican a cruzar artículos entre ellos, u otros que son básicamente recopilaciones de otros y que, al suscribirte también a los originales, hace que te encuentres con artículos duplicados. Elimina estas suscripciones y déjate sólo una de ellas.
• Suscríbete a partes especializadas. Algunos blogs tienen artículos interesantes, pero publican tantos posts que tenemos que leer también muchos artículos que no nos interesan. Estos blogs grandes muchas veces permiten suscribirse sólo a tags o categorías concretas. Si tienes esta posibilidad, sustituye la suscripción general por el feed de los temas que te interesan.

Fotografía: rss_logo por  Chesi – Fotos CC

Hoy te voy a hablar de una forma nueva de capturar. Siempre hablamos de lo importante que es capturar para no perder las ideas o para generarlas. También hablamos de las herramientas que tenemos para capturar, desde aplicaciones para tu ordenador o la web (como Evernote o Simplenote), o los blocs de notas (incluidas las renombradas Moleskine).

A mí me gusta ir probando cosas nuevas en pequeñas dosis, porque aunque un bloc de notas y una aplicación web puedan servir para lo mismo, funcionan distinto, y eso va a hacer que nuestro cerebro también trabaje de forma distinta con cada una.

El caso es que te quería mostrar un nuevo sistema para trabajar con notas: los blogs. Aunque lo primero que nos venga a la cabeza sea publicar largos artículos sobre un tema y regularidad, se le pueden dar otros usos.

Un blog está compuesto de varios artículos, como éste. Cada artículo tiene un título y un cuerpo donde podemos poner lo que queramos. Los artículos suelen aparecer en orden cronológico. Y además el software de blogs suele tener accesorios útiles para clasificar textos, como las categorías o las etiquetas (o tags). Todo esto lo hace perfectamente válido para poder gestionar notas.

Os pongo un ejemplo personal. Hace unas semanas decidí poner en marcha un consejo de Seth Godin. En él decía que la creatividad, como todo, se puede entrenar, y proponía un ejercicio: pensar una nueva idea cada día durante 30 días sobre un tema (por ejemplo, cómo mejorar los productos y servicios de una empresa).

Para seguir este ejercicio podría haberlo hecho en la Moleskine que uso como diario, o podría haberlo metido en los programas de captura que ya uso, pero al ser algo que tenía que hacer cada día, es decir, donde la fecha era importante, y con todas las ventajas que os he comentado antes, decidí probar un blog.

El blog ya lo he usado antes para historias parecidas, como por ejemplo en Compartiendo Proyecto, que no deja de ser un diario. Los resultados en ambos casos, me están dejando muy satisfecho.

Algunas dudas que os pueden estar surgiendo:

• Hay que saber mucho de ordenadores para poner en marcha un blog: No. Si sólo quieres usarlo de bloc de notas personal, puedes registrarte en los múltiples servicios gratuitos de alojamiento de blogs, como WordPress.com o Blogger. Ahí sólo tienes que darte de alta con un login, password y poco más, y te lo dan todo hecho. Cosa distinta es un blog público, como éste, en el que si quieres dar el mejor servicio te has de pelear con las tripas del animal, pero no es el caso de un blog personal.
• No quiero que mis notas sean públicas: No es necesario. Los alojamientos y softwares para hacer blogs suelen tener herramientas para limitar el acceso, así que si lo deseas puedes hacer un blog que sólo tú puedas leer y escribir.
• Un blog requiere mucho trabajo: maquetación, imágenes, etc: No tiene por qué. Te pongo mi caso: aunque este blog sí esté más cuidado en cuanto a presentación, el blog que he creado con mis ideas no tiene ni una sola imagen, y está usando una de las plantillas que venían de serie con el producto; cuando escribo algo sólo necesito hacer dos clicks y a partir de ahí tardo lo que tarde en escribir la idea.

Por supuesto, un blog puede servir para cualquier tipo de idea, como he dicho antes cada uno encuentra una utilidad distinta a cada herramienta. Además, en parte, muchos blogs públicos nacieron como una libreta pública donde una aficionada a un tema publicaba en pequeñas dosis aquello que iba aprendiendo.

Y ahora, dime, ¿para qué usarías tú un blog?

Fotografía: WordPress Moleskine notebook por Nikolay Bachiyski

Llega la primavera, al menos al hemisferio norte del planeta. La luz y las temperaturas nos indican que se acerca el verano y las vacaciones. Es un momento de brote de vida en la naturaleza y, en general, de renovación.

Puesto que es un momento de renovación, puede ser un buen momento para aplicarlo a nuestro entorno, y hacer lo que en el mundo anglosajón llaman la ‘limpieza de primavera’. Tiene su sentido: en verano querrás disfrutar las vacaciones y no estar pendiente de ciertas nimiedades, así que es mejor hacer ahora un ‘sprint’ y tener libre el verano.

Aquí van algunas sugerencias para hacer una puesta a punto de todo nuestro entorno:

• Tu casa hoy es tu bandeja: trata toda tu casa, o tu espacio de oficina, como si fuera una bandeja de entrada. Ve estantería por estantería, mueble por mueble, y habitación por habitación, y procésalos. Mira también las paredes y el techo, el suelo, los electrodomésticos, todos los cajones, etc.
  Elimina todo lo que haya quedado anticuado. Si ves alguna reparación pendiente de hacer, apúntala en un papel. Lo mismo si crees que hay que pintar una habitación, sustituir una lámpara, renovar un mueble, comprar un cuadro para decorar la pared…
• Renueva tu sistema: revisa tu sistema de organización y aprovecha para hacer ajustes. Puede ser cambiar algún programa para tomar notas o gestionar tus acciones, pero puedes ir mas allá. Por ejemplo, si tienes un cajón con todos los cables que vas acumulando, quizá sea una buena idea comprar bandejas para clasificarlos en cables para la televisión, cables de informática, etc.
• Revisa tu archivo de referencia: comentamos que de vez en cuando hay  que revisar nuestros archivos para mantenerlo en condiciones y evitar que quede anticuado. La limpieza de primavera puede ser un buen momento.
• Atentos al cambio de ropa: cuando saques la ropa de invierno del armario para guardarla en el trastero, haz una selección de lo que no te has puesto en todo el invierno. Si no lo has usado, tampoco lo harás la próxima temporada. También revisa si hay alguna prenda que esté desgastada y no valga la pena conservar.
• Comprueba la despensa: hay muchos productos de larga duración que pueden pasar meses en un armario de la cocina sin darles uso. Revisa las fechas de caducidad de los alimentos que no hayas abierto, y el tiempo que llevan abiertos los que sí has usado.

Durante esta limpieza, además de eliminar lo que te sea innecesario, irán apareciendo ideas, proyectos y acciones a realizar, como por ejemplo las reparaciones. Captúralo todo, y ponlo en tu bandeja de entrada para procesarlo como merece.

Fotografía: Banksy street cleaner – Chalk Farm por DanBrady

A medida que avanza el día cada vez estamos más faltos de energía y nos cuesta concentrarnos. También la energía disponible varía depende como nos hayamos levantado ese día. Incluso aunque nos encontremos bien, para dar el máximo no viene mal una ayuda. Aquí van unos consejos que nos pueden ayudar a aumentar nuestra energía.

Muévete: haz ejercicios desde tu mesa, desde estirar las piernas y brazos, a pequeños ejercicios de fuerza. Puedes partir de estos ejercicios para hacer en el avión. Si estás en casa y conoces más ejercicios (abdominales, etc) también te pueden servir. Hacer ejercicios te obliga a concentrarte en lo que haces, fuerza la circulación del oxígeno y te hace sentir más despierto al reactivar los músculos.

Respira hondo: al respirar a pleno pulmón tomamos más oxígeno, y eso aumenta el rendimiento de nuestro cerebro. Si trabajas con un ordenador, mejorará tu respiración si tienes una postura correcta al sentarte: al tener el tronco en posición vertical y la cabeza en una posición sin forzar facilitamos la respiración y, por tanto, el aporte de oxígeno.

Prueba algo nuevo: un factor importante para la energía es la motivación. Si te pones a trabajar en algo nuevo que te guste la misma curiosidad y motivación tirarán de ti para que te concentres y rindas más. No es sólo un estado de ánimo, nuestro cerebro realmente segrega dopamina, que le sirve de recompensa y motivación.

Haz pequeñas comidas: hacer comidas grandes tiene dos peligros: las comidas copiosas requieren más esfuerzo de digestión y nos provocan sueño; también, al poco rato de haber comido, consumimos los azúcares que nos dan la energía. Por otro lado, si haces más comidas y más pequeñas la glucosa se repartirá a lo largo del día, eso también produce un efecto motivador sobre el organismo.

Haz algo que te anime: como el ejercicio, hacer algo que nos anime pone a nuestro organismo en marcha para trabajar. Pon música animada y que te guste, y baila con ella. Las actividades que nos gustan liberan endorfinas, como cuando hacemos deporte, y eso nos hará sentir bien y con ganas de hacer cosas.

Bebe líquidos: nuestro cuerpo y en concreto el cerebro rinde más si se mantiene hidratado. Beber agua ayudará a mantener los niveles de hidratación correctos. No esperes a tener sed para beber, porque cuando eso pasa hace rato que nos falta agua. Evita las bebidas con calorías (refrescos con gas), y si tomas café no concentres su consumo durante la mañana.

Obsesiónate menos: aquí hemos hablado de la ‘mente como agua‘, o ‘la zona’ como algunos lo llaman. Todo lo que tienes en la cabeza que no tenga que ver con lo que estás haciendo (incluso algunas que sí tienen que ver) lo único que hace es entorpecerte y distraerte. Relájate, apunta en un papel lo que te inquieta, relájate y ponte de nuevo con el trabajo. Cuando acabes la tarea podrás volver a lo que has apuntado y podrás dedicarle el tiempo que se merece.

Sal fuera: levántate y sal de casa o de la oficina. Cambiar de aires (tanto de entorno como literalmente de aire más oxigenado) te vendrá bien para romper con lo que estabas haciendo. La luz solar hace que nuestro cuerpo reaccione positivamente y nos sintamos con más energía. Entre ambas cosas, volverás a tu trabajo parcialmente renovado.

Fotografía: Blenheim horse trials 1 por Thowra_uk

El mundo de la productividad personal es muy curioso: uno pasa de no conocerlo a oír hablar de metodologías ‘raras’ que parecen demasiado para lo que uno hace cada día; después uno aprende cuatro truquillos y ve que algunas cosas se hacen más rápido y mejor.

Si además siempre hemos sido de los que nos hemos quejado de no tener suficiente tiempo para hacer todo lo que queremos, la productividad personal parece caída del cielo. Algunos nos metemos muy a fondo a aprender y aplicar lo aprendido, y así entramos en una nueva etapa de conocimiento.

¡Pero cuidado! Alentados por las soluciones rápidas y recetas milagrosas, como en tantas otras áreas, aparecen dos tipos de personas: las personas realmente productivas, como Mr. Productivo, y los que sólo lo hacen por hobby, como Mr. Hobbista. ¿Tú de quién eres?

Diferencia entre Mr. Productivo y Mr. Hobbista

Mr. Hobbista se hace listas de tareas para usar su moleskine. Le gusta comprar todos los accesorios de papelería que recomienda David Allen, y llenar su escritorio de notas adhesivas de distintos colores.

Mr. Productivo sigue GTD adaptando el método a su gusto, y sabe para qué vana usar cada cosa de las que tiene en su escritorio. Las listas las usa para gestionar sus compromisos.

Mr. Hobbista acumula trucos para el día a día (o, como dicen los ingleses, ‘life hacks’) y consigue mejoras puntuales. A base de trucos puede llegar a hacerse una ‘caja de herramientas’ para todas las situaciones. Mr. Hobbista sabe un truco para ganar 20 segundos en hacer esa tarea que le roba tiempo.

Mr. Productivo no se para en ganar dos segundos con una acción concreta, sino que se vuelca en mejorar la razón de sus problemas de productividad. Mr. Productivo se plantea por qué sigue haciendo esa tarea, si le roba tiempo en lugar de hacerle ganar bienestar.

Mr. Hobbista se pasa el día pasando tareas de una lista a la otra, clasificando documentos en carpetas que primero necesitan ser rotuladas y ordenadas entre ellas. Así, Mr. Hobbista encuentra en su sistema de productividad una excusa para procrastinar.

Mr. Productivo, por otro lado, se enfoca en su trabajo. Sabe que su sistema es una herramienta más de su día a día, no la razón de su trabajo. Aunque debe hacer concesiones de tiempo para mantener su sistema, es consciente de que siempre es para un beneficio propio mayor.

La productividad ‘de verdad’

He de confesar que esta distinción entre aficionados y ‘profesionales’  productivos ha sido hecha con toda la intención de provocar. En este mundo es malo hacer generalizaciones.

Es cierto que mucha gente usa las herramientas de productividad para procrastinar, escondiéndose detrás del tiempo que le lleva gestionar su sistema, pero no es necesariamente un estereotipo ligado a usar ‘life hacks’. El mismo David Allen recomienda usar pequeños trucos en nuestra vida diaria, como dejar en la puerta de casa una bolsa que nos tengamos que llevar al día siguiente.

Las herramientas, las listas, la papelería etc. tiene que ser divertida, por mucho que sepamos de productividad, porque la mejora de la productividad personal ha de ser divertida: el trabajo también se ha de disfrutar.

Los ‘life hacks’ y la conciencia ‘desde más arriba’ de nuestra forma de trabajar no son incompatibles. Siempre que tengamos claras las razones por las que usamos sistemas de productividad, cualquier ayuda es bienvenida.

Tener los conceptos claros, por otro lado, nos permite atacar los problemas de productividad directamente, y al aprender un truco hemos de valorar si es una ayuda o un parche para otro problema mayor.

También hay que reconocer que los ‘life hacks’ son muchas veces puertas de entrada a la productividad personal más avanzada. Es más fácil entender la importancia de la segunda si se intuye, gracias a los trucos, los beneficios que puede aportar.

Por último, siempre por encima de cualquier clasificación, al final lo que importa es el resultado. Pero como medimos este resultado, ¿por tiempo empleado en una tarea, o por cantidad de resultados conseguidos? Ni una cosa ni la otra, la medida del éxito de la productividad es siempre la satisfacción de la persona.

Fotografía: basada en Semantic Web Rubik’s Cube

Hemos hablado otras veces de Gmail como sistema para gestionar GTD mediante el uso de distintas etiquetas. Hoy le daremos una vuelta más para que Gmail organice automáticamente el correo con esas etiquetas.

Gmail tiene una característica especial, y es que podemos añadir una palabra a nuestra dirección de correo. Por ejemplo, si mi dirección es perico.palotes@gmail.com, puedo escribir a perico.palotes+mipalabra@gmail.com y también me llegará a mí. de esta forma creamos un alias para nuestra dirección.

Pongamos que tenemos una distribución de etiquetas ya definida en Gmail para trabajar con GTD, porque lo usamos o queremos usar para gestionar las tareas, por ejemplo “waiting” (para elementos a la espera).

Ahora queremos hacer lo siguiente: cuando deleguemos una tarea, en lugar de apuntarlo en una lista nos enviaremos un e-mail para que quede etiquetado automáticamente.

Lo primero, definiremos la dirección de correo electrónico que usaremos para esto, por ejemplo perico.palotes+waiting@gmail.com

A continuación crearemos un filtro en Gmail. Los filtros son una herramienta que, cada vez que llega un email, lo analizarán; si cumple unas reglas que le hemos definido antes, realizará una acción.

Lo que le diremos al filtro es que cada vez que llegue un email dirigido a esa dirección, le asigne la etiqueta “waiting”.

1. Haz click en Configuración -> Filtros
2. Ve hasta el final de la página y escoge “Crear un filtro nuevo”
3. Ahora configuraremos la regla por la que se activará este filtro. Queremos que se active cuando el destinatario sea midireccion+waiting@gmail.com, así que en la caja “Para:” pondremos eso.
4. Haz click en “Paso siguiente”
5. Marca la casilla que hay junto a “Aplicar la etiqueta:” y selecciona ahí la etiqueta “Waiting” (o la que tú desees; si no tienes ninguna etiqueta creada para esta función puedes escoger “Etiqueta nueva…” y crearla ahora). En este paso también puedes reenviar el email, archivarlo sin pasar por la bandeja de entrada (para esta etiqueta concreta puede ser interesante), borrarlo, etc.
6. Haz click en “Crear un filtro” para finalizar la operación.

A partir de ahora, se le aplicará la etiqueta escogida a la dirección que hayas puesto al filtro. Puedes aprovechar esta técnica no sólo para las tareas a la espera. Por ejemplo, reenvíate todas las páginas web que quieras leer cuando tengas más tiempo y ponles una etiqueta “leer”.

Cuando estás en medio de un proyecto, puedes usar los filtros para organizar la información automáticamente. Crea una etiqueta con el nombre del proyecto, y usa una dirección como midireccion+miproyecto@gmail.com junto con un filtro para que se etiquete automáticamente. Además, pon otros filtros para que, cada vez que te lleguen mensajes de contactos relacionados con el proyecto, o con ciertas palabaras clave en el asunto, también queden etiquetados. Estos criterios los podrás configurar en el primer paso para crear el filtro.

Los carácteres unicode son un conjunto de símbolos que tienen los sistemas operativos de los ordenadores modernos. A parte de grafías para varias lenguas del mundo, lo que nos interesa es que unicode incluye un subconjunto de símbolos varios.

Estos símbolos incluyen flechas, bolas, iconos de teléfonos o sobres, etc., y se pueden usar en cualquier sitio en el que se pueda usar texto (y soporte unicode).

Podemos usar estos símbolos por ejemplo para organizar las etiquetas de gmail. En este ejemplo:

• ▮▮ para destacar ‘A la espera’ (emulando el símbolo de ‘pausa’)
• ▼ para destacar ‘low’ (mensajes de baja prioridad)
• ➤ para señalar proyectos
• ➯ para marcar mensajes que vienen de un sitio concreto (p. ej. de un proveedor o dirigidos a una cuenta de correo concreta)

Actualización: si usas atajos de teclado para etiquetar los mensajes, esta solución te será incómoda: para poner la etiqueta tendrás que pulsar primero el símbolo, y perderás el tiempo que ganabas con el atajo.

Otra posible aplicación dentro de gmail. Al entrar en una de mis cuentas de correo, en la pantalla principal se muestra la bandeja de entrada y tres bandejas más. Para ayudarme a reconocerlas de un vistazo, he decorado los títulos de cada una con iconos.

Por supuesto, cada uno puede dar un uso distinto a distintos símbolos, en la wikipedia encontrarás la tabla de símbolos. Si no sabes cómo escribirlos, copia y pega el símbolo que quieras de la lista.

¿Qué otras aplicaciones se te ocurren para los símbolos Unicode?

¿Te sientes desmotivado? ¿Tienes días en los que te pones delante del ordenador y no sale nada? ¿Tienes mucho trabajo pero aún así no tardas ni 2 minutos en ponerte a leer el diario deportivo por Internet? ¿Te cuesta concentrarte en el trabajo? Si es así, quizá te interesen las cajas de tiempo.

Las cajas de tiempo son una técnica para ayudarte con la concentración. Consiste en decidir por adelantado cuanto tiempo vas a dedicar a trabajar y cuanto a descansar.

Para empezar a aplicar las cajas de tiempo, has de decidir primero cuánto tiempo vas a dedicar a cada actividad (por ejemplo, diez minutos a trabajar y dos a descansar). Después, pon una alarma o cuenta atrás para que te avise en esos diez minutos, y ponte a trabajar. Si durante ese tiempo te distraes con cualquier cosa que no sea el trabajo, vuelve a poner la alarma a cero. Cuando pase el tiempo, pon la alarma esta vez para contar el tiempo de descanso. Al acabar el descanso, vuelve a repetir el ciclo.

El tiempo que puedes dedicar a cada cosa puede variar, incluso puedes buscar tu propio equilibrio de tiempo, pero dos de los más usados son estos:

• 10 + 2: 10 minutos de trabajo y 2 de descanso. La ventaja de esto tiempos es que los ciclos de trabajo y descanso son muy cortos, es ideal para los momentos de más baja motivación, porque con apenas paso a paso se avanza sin darnos cuenta. En el descanso, puedes aprovechar el primer minuto para hacer pequeños estiramientos y otros ejercicios recomendados para hacer en la oficina. Durante el segundo minuto, céntrate en dónde te has parado y qué es lo que vas a hacer durante los próximos 10 minutos de trabajo. Así, no sólo descansamos sino que al estructurarnos meentalmente el trabajo lo realizaremos con más facilidad.
• 48+12: 48 minutos de trabajo, 12 de descanso. Estos tiempos son mucho más largos, y son mejores si tenemos facilidad para concentrarnos o entrar en un estado de mente como el agua. Lo bueno, un mayor descanso que representa una buena recompensa, además de que así tendremos tiempo a hacer un ‘refresco mental’ más profundo.

Por supuesto, se pueden combinar y adaptar, esto siempre ha de ser lo que nos resulte más cómodo.

Los beneficios de las cajas de tiempo son varios

• Para la gente distraída es una forma de dosificar la concentración, es más fácil mantenerla cuando sabes que en breve llega un descanso.
• Para las tareas que no nos apetece hacer o que procrastinamos es una buena herramienta para avanzar sin apenas esforzarnos. Ver que obtenemos resultados nos motivará.
• A veces necesitamos mantener un control del tiempo que usamos en una tarea, si por ejemplo hemos de facturarla o tenemos una fecha de entrega marcada. Con la alarma marcándonos las franjas de 12 minutos es suficientementte granulares para medir el tiempo.
• La presión del contador en marcha es siempre una forma más de motivarnos, intentaremos conseguirpequeños objetivos en la caja de tiempo de trabajo.

Para medir el tiempo te servirá cualquier alarma, si trabajas conectada a Internet te recomiendo e.ggtimer, que va de lujo para estas cosas.