A medida que avanza el día cada vez estamos más faltos de energía y nos cuesta concentrarnos. También la energía disponible varía depende como nos hayamos levantado ese día. Incluso aunque nos encontremos bien, para dar el máximo no viene mal una ayuda. Aquí van unos consejos que nos pueden ayudar a aumentar nuestra energía.

Muévete: haz ejercicios desde tu mesa, desde estirar las piernas y brazos, a pequeños ejercicios de fuerza. Puedes partir de estos ejercicios para hacer en el avión. Si estás en casa y conoces más ejercicios (abdominales, etc) también te pueden servir. Hacer ejercicios te obliga a concentrarte en lo que haces, fuerza la circulación del oxígeno y te hace sentir más despierto al reactivar los músculos.

Respira hondo: al respirar a pleno pulmón tomamos más oxígeno, y eso aumenta el rendimiento de nuestro cerebro. Si trabajas con un ordenador, mejorará tu respiración si tienes una postura correcta al sentarte: al tener el tronco en posición vertical y la cabeza en una posición sin forzar facilitamos la respiración y, por tanto, el aporte de oxígeno.

Prueba algo nuevo: un factor importante para la energía es la motivación. Si te pones a trabajar en algo nuevo que te guste la misma curiosidad y motivación tirarán de ti para que te concentres y rindas más. No es sólo un estado de ánimo, nuestro cerebro realmente segrega dopamina, que le sirve de recompensa y motivación.

Haz pequeñas comidas: hacer comidas grandes tiene dos peligros: las comidas copiosas requieren más esfuerzo de digestión y nos provocan sueño; también, al poco rato de haber comido, consumimos los azúcares que nos dan la energía. Por otro lado, si haces más comidas y más pequeñas la glucosa se repartirá a lo largo del día, eso también produce un efecto motivador sobre el organismo.

Haz algo que te anime: como el ejercicio, hacer algo que nos anime pone a nuestro organismo en marcha para trabajar. Pon música animada y que te guste, y baila con ella. Las actividades que nos gustan liberan endorfinas, como cuando hacemos deporte, y eso nos hará sentir bien y con ganas de hacer cosas.

Bebe líquidos: nuestro cuerpo y en concreto el cerebro rinde más si se mantiene hidratado. Beber agua ayudará a mantener los niveles de hidratación correctos. No esperes a tener sed para beber, porque cuando eso pasa hace rato que nos falta agua. Evita las bebidas con calorías (refrescos con gas), y si tomas café no concentres su consumo durante la mañana.

Obsesiónate menos: aquí hemos hablado de la ‘mente como agua‘, o ‘la zona’ como algunos lo llaman. Todo lo que tienes en la cabeza que no tenga que ver con lo que estás haciendo (incluso algunas que sí tienen que ver) lo único que hace es entorpecerte y distraerte. Relájate, apunta en un papel lo que te inquieta, relájate y ponte de nuevo con el trabajo. Cuando acabes la tarea podrás volver a lo que has apuntado y podrás dedicarle el tiempo que se merece.

Sal fuera: levántate y sal de casa o de la oficina. Cambiar de aires (tanto de entorno como literalmente de aire más oxigenado) te vendrá bien para romper con lo que estabas haciendo. La luz solar hace que nuestro cuerpo reaccione positivamente y nos sintamos con más energía. Entre ambas cosas, volverás a tu trabajo parcialmente renovado.

Fotografía: Blenheim horse trials 1 por Thowra_uk

El mundo de la productividad personal es muy curioso: uno pasa de no conocerlo a oír hablar de metodologías ‘raras’ que parecen demasiado para lo que uno hace cada día; después uno aprende cuatro truquillos y ve que algunas cosas se hacen más rápido y mejor.

Si además siempre hemos sido de los que nos hemos quejado de no tener suficiente tiempo para hacer todo lo que queremos, la productividad personal parece caída del cielo. Algunos nos metemos muy a fondo a aprender y aplicar lo aprendido, y así entramos en una nueva etapa de conocimiento.

¡Pero cuidado! Alentados por las soluciones rápidas y recetas milagrosas, como en tantas otras áreas, aparecen dos tipos de personas: las personas realmente productivas, como Mr. Productivo, y los que sólo lo hacen por hobby, como Mr. Hobbista. ¿Tú de quién eres?

Diferencia entre Mr. Productivo y Mr. Hobbista

Mr. Hobbista se hace listas de tareas para usar su moleskine. Le gusta comprar todos los accesorios de papelería que recomienda David Allen, y llenar su escritorio de notas adhesivas de distintos colores.

Mr. Productivo sigue GTD adaptando el método a su gusto, y sabe para qué vana usar cada cosa de las que tiene en su escritorio. Las listas las usa para gestionar sus compromisos.

Mr. Hobbista acumula trucos para el día a día (o, como dicen los ingleses, ‘life hacks’) y consigue mejoras puntuales. A base de trucos puede llegar a hacerse una ‘caja de herramientas’ para todas las situaciones. Mr. Hobbista sabe un truco para ganar 20 segundos en hacer esa tarea que le roba tiempo.

Mr. Productivo no se para en ganar dos segundos con una acción concreta, sino que se vuelca en mejorar la razón de sus problemas de productividad. Mr. Productivo se plantea por qué sigue haciendo esa tarea, si le roba tiempo en lugar de hacerle ganar bienestar.

Mr. Hobbista se pasa el día pasando tareas de una lista a la otra, clasificando documentos en carpetas que primero necesitan ser rotuladas y ordenadas entre ellas. Así, Mr. Hobbista encuentra en su sistema de productividad una excusa para procrastinar.

Mr. Productivo, por otro lado, se enfoca en su trabajo. Sabe que su sistema es una herramienta más de su día a día, no la razón de su trabajo. Aunque debe hacer concesiones de tiempo para mantener su sistema, es consciente de que siempre es para un beneficio propio mayor.

La productividad ‘de verdad’

He de confesar que esta distinción entre aficionados y ‘profesionales’  productivos ha sido hecha con toda la intención de provocar. En este mundo es malo hacer generalizaciones.

Es cierto que mucha gente usa las herramientas de productividad para procrastinar, escondiéndose detrás del tiempo que le lleva gestionar su sistema, pero no es necesariamente un estereotipo ligado a usar ‘life hacks’. El mismo David Allen recomienda usar pequeños trucos en nuestra vida diaria, como dejar en la puerta de casa una bolsa que nos tengamos que llevar al día siguiente.

Las herramientas, las listas, la papelería etc. tiene que ser divertida, por mucho que sepamos de productividad, porque la mejora de la productividad personal ha de ser divertida: el trabajo también se ha de disfrutar.

Los ‘life hacks’ y la conciencia ‘desde más arriba’ de nuestra forma de trabajar no son incompatibles. Siempre que tengamos claras las razones por las que usamos sistemas de productividad, cualquier ayuda es bienvenida.

Tener los conceptos claros, por otro lado, nos permite atacar los problemas de productividad directamente, y al aprender un truco hemos de valorar si es una ayuda o un parche para otro problema mayor.

También hay que reconocer que los ‘life hacks’ son muchas veces puertas de entrada a la productividad personal más avanzada. Es más fácil entender la importancia de la segunda si se intuye, gracias a los trucos, los beneficios que puede aportar.

Por último, siempre por encima de cualquier clasificación, al final lo que importa es el resultado. Pero como medimos este resultado, ¿por tiempo empleado en una tarea, o por cantidad de resultados conseguidos? Ni una cosa ni la otra, la medida del éxito de la productividad es siempre la satisfacción de la persona.

Fotografía: basada en Semantic Web Rubik’s Cube

Hemos hablado otras veces de Gmail como sistema para gestionar GTD mediante el uso de distintas etiquetas. Hoy le daremos una vuelta más para que Gmail organice automáticamente el correo con esas etiquetas.

Gmail tiene una característica especial, y es que podemos añadir una palabra a nuestra dirección de correo. Por ejemplo, si mi dirección es perico.palotes@gmail.com, puedo escribir a perico.palotes+mipalabra@gmail.com y también me llegará a mí. de esta forma creamos un alias para nuestra dirección.

Pongamos que tenemos una distribución de etiquetas ya definida en Gmail para trabajar con GTD, porque lo usamos o queremos usar para gestionar las tareas, por ejemplo “waiting” (para elementos a la espera).

Ahora queremos hacer lo siguiente: cuando deleguemos una tarea, en lugar de apuntarlo en una lista nos enviaremos un e-mail para que quede etiquetado automáticamente.

Lo primero, definiremos la dirección de correo electrónico que usaremos para esto, por ejemplo perico.palotes+waiting@gmail.com

A continuación crearemos un filtro en Gmail. Los filtros son una herramienta que, cada vez que llega un email, lo analizarán; si cumple unas reglas que le hemos definido antes, realizará una acción.

Lo que le diremos al filtro es que cada vez que llegue un email dirigido a esa dirección, le asigne la etiqueta “waiting”.

1. Haz click en Configuración -> Filtros
2. Ve hasta el final de la página y escoge “Crear un filtro nuevo”
3. Ahora configuraremos la regla por la que se activará este filtro. Queremos que se active cuando el destinatario sea midireccion+waiting@gmail.com, así que en la caja “Para:” pondremos eso.
4. Haz click en “Paso siguiente”
5. Marca la casilla que hay junto a “Aplicar la etiqueta:” y selecciona ahí la etiqueta “Waiting” (o la que tú desees; si no tienes ninguna etiqueta creada para esta función puedes escoger “Etiqueta nueva…” y crearla ahora). En este paso también puedes reenviar el email, archivarlo sin pasar por la bandeja de entrada (para esta etiqueta concreta puede ser interesante), borrarlo, etc.
6. Haz click en “Crear un filtro” para finalizar la operación.

A partir de ahora, se le aplicará la etiqueta escogida a la dirección que hayas puesto al filtro. Puedes aprovechar esta técnica no sólo para las tareas a la espera. Por ejemplo, reenvíate todas las páginas web que quieras leer cuando tengas más tiempo y ponles una etiqueta “leer”.

Cuando estás en medio de un proyecto, puedes usar los filtros para organizar la información automáticamente. Crea una etiqueta con el nombre del proyecto, y usa una dirección como midireccion+miproyecto@gmail.com junto con un filtro para que se etiquete automáticamente. Además, pon otros filtros para que, cada vez que te lleguen mensajes de contactos relacionados con el proyecto, o con ciertas palabaras clave en el asunto, también queden etiquetados. Estos criterios los podrás configurar en el primer paso para crear el filtro.

Los carácteres unicode son un conjunto de símbolos que tienen los sistemas operativos de los ordenadores modernos. A parte de grafías para varias lenguas del mundo, lo que nos interesa es que unicode incluye un subconjunto de símbolos varios.

Estos símbolos incluyen flechas, bolas, iconos de teléfonos o sobres, etc., y se pueden usar en cualquier sitio en el que se pueda usar texto (y soporte unicode).

Podemos usar estos símbolos por ejemplo para organizar las etiquetas de gmail. En este ejemplo:

• ▮▮ para destacar ‘A la espera’ (emulando el símbolo de ‘pausa’)
• ▼ para destacar ‘low’ (mensajes de baja prioridad)
• ➤ para señalar proyectos
• ➯ para marcar mensajes que vienen de un sitio concreto (p. ej. de un proveedor o dirigidos a una cuenta de correo concreta)

Actualización: si usas atajos de teclado para etiquetar los mensajes, esta solución te será incómoda: para poner la etiqueta tendrás que pulsar primero el símbolo, y perderás el tiempo que ganabas con el atajo.

Otra posible aplicación dentro de gmail. Al entrar en una de mis cuentas de correo, en la pantalla principal se muestra la bandeja de entrada y tres bandejas más. Para ayudarme a reconocerlas de un vistazo, he decorado los títulos de cada una con iconos.

Por supuesto, cada uno puede dar un uso distinto a distintos símbolos, en la wikipedia encontrarás la tabla de símbolos. Si no sabes cómo escribirlos, copia y pega el símbolo que quieras de la lista.

¿Qué otras aplicaciones se te ocurren para los símbolos Unicode?

¿Te sientes desmotivado? ¿Tienes días en los que te pones delante del ordenador y no sale nada? ¿Tienes mucho trabajo pero aún así no tardas ni 2 minutos en ponerte a leer el diario deportivo por Internet? ¿Te cuesta concentrarte en el trabajo? Si es así, quizá te interesen las cajas de tiempo.

Las cajas de tiempo son una técnica para ayudarte con la concentración. Consiste en decidir por adelantado cuanto tiempo vas a dedicar a trabajar y cuanto a descansar.

Para empezar a aplicar las cajas de tiempo, has de decidir primero cuánto tiempo vas a dedicar a cada actividad (por ejemplo, diez minutos a trabajar y dos a descansar). Después, pon una alarma o cuenta atrás para que te avise en esos diez minutos, y ponte a trabajar. Si durante ese tiempo te distraes con cualquier cosa que no sea el trabajo, vuelve a poner la alarma a cero. Cuando pase el tiempo, pon la alarma esta vez para contar el tiempo de descanso. Al acabar el descanso, vuelve a repetir el ciclo.

El tiempo que puedes dedicar a cada cosa puede variar, incluso puedes buscar tu propio equilibrio de tiempo, pero dos de los más usados son estos:

• 10 + 2: 10 minutos de trabajo y 2 de descanso. La ventaja de esto tiempos es que los ciclos de trabajo y descanso son muy cortos, es ideal para los momentos de más baja motivación, porque con apenas paso a paso se avanza sin darnos cuenta. En el descanso, puedes aprovechar el primer minuto para hacer pequeños estiramientos y otros ejercicios recomendados para hacer en la oficina. Durante el segundo minuto, céntrate en dónde te has parado y qué es lo que vas a hacer durante los próximos 10 minutos de trabajo. Así, no sólo descansamos sino que al estructurarnos meentalmente el trabajo lo realizaremos con más facilidad.
• 48+12: 48 minutos de trabajo, 12 de descanso. Estos tiempos son mucho más largos, y son mejores si tenemos facilidad para concentrarnos o entrar en un estado de mente como el agua. Lo bueno, un mayor descanso que representa una buena recompensa, además de que así tendremos tiempo a hacer un ‘refresco mental’ más profundo.

Por supuesto, se pueden combinar y adaptar, esto siempre ha de ser lo que nos resulte más cómodo.

Los beneficios de las cajas de tiempo son varios

• Para la gente distraída es una forma de dosificar la concentración, es más fácil mantenerla cuando sabes que en breve llega un descanso.
• Para las tareas que no nos apetece hacer o que procrastinamos es una buena herramienta para avanzar sin apenas esforzarnos. Ver que obtenemos resultados nos motivará.
• A veces necesitamos mantener un control del tiempo que usamos en una tarea, si por ejemplo hemos de facturarla o tenemos una fecha de entrega marcada. Con la alarma marcándonos las franjas de 12 minutos es suficientementte granulares para medir el tiempo.
• La presión del contador en marcha es siempre una forma más de motivarnos, intentaremos conseguirpequeños objetivos en la caja de tiempo de trabajo.

Para medir el tiempo te servirá cualquier alarma, si trabajas conectada a Internet te recomiendo e.ggtimer, que va de lujo para estas cosas.

Es curioso que en cuantas más cosas hacemos, más queremos hacer. Pero nos va tan rápida la cabeza pensando en formas de ocupar nuestro tiempo libre, como el mismo tiempo avanzando. Y es que por mucho que intentemos organizarnos no podemos hacer todo lo que quisiéramos.

Ahora bien, tampoco queremos renunciar a todas las actividades. Porque, claro, es bueno hacer algo de ejercicio en nuestro tiempo libre, pero también deberíamos dedicar unos minutos a leer; cómo no, está la serie de TV que nos gusta, y no queremos descuidar la família. A esto le añadimos un par de recomendaciones más, y virtualmente no tenemos más tiempo libre para nuestras aficiones.

Pero he aquí una técnica de productividad guardada celosamente, con la que podemos hacer el doble de cosas en el mismo tiempo…

Matar dos pájaros de un tiro

De acuerdo, he hecho trampas. Ya sabemos que no hay trucos mágicos, pero este casi lo es. Consiste en buscar un punto en común entre dos de las cosas que queremos hacer. En mi caso tengo dos ejemplos.

Ha llegado un momento en el que necesito salir más de casa, pero si se quiere hacer todo, como siempre, hay cosas que se dejan para el fin de semana. Una de esas es contar con ir al gimnasio, para poder llegar a las 3 sesiones de ejercicio semanales. ¿Que pasó? Que redescubrí la bicicleta de montaña. Usándola los domingos, puedo salir de casa y hacer un ejercicio bastante completo. Y además hago ejercicio al aire libre, que en el gimnasio no se puede-

Otro ejemplo. Como persona técnica metida en el tema de Internet, tenía curiosidad por llevar un blog, mantenerlo, aplicar experiencias del trabajo y realimentar éste con lo aprendido en casa. Además, descubrí el desarrollo personal y GTD. Aprender GTD me llevaba su tiempo, y me daba la impresión de que estaba cayendo en saco roto porque me tomaba tanto tiempo que no tenía luego suficiente para otra actividad donde aplicarlo. Así que uniendo una cosa y la otra nació este blog.

Y como estos, tengo alguno más, como unir la música y la informática. Pero seguro que quien más quien menos, aunque sea inconscientemente, también ha fusionado dos aficiones en una. ¿Qué aficiones has unido tú?

Fotografía: dyke_ride_4762 por doviende

En Lifehacker explican cómo evitar esas pequeñas distracciones mientras trabajamos, como refrescar el lector de blogs  o hacer una búsqueda en Google de algo que nos ha pasado por la cabeza. Proponen el uso del registro de tangentes:

Soy un escritor que lucha constantemente contra la procrastinación y la distracción. Tiendo a salirme por la tangente, y perder muchas horas en esos viajes. Mi rutina es mantener un “registro de tangentes” a mano. Cada vez que siento la urgencia de apartarme de mi trabajo actual, anoto la tangente en lugar de hacerlo inmediatamente. Al final del día, o de la semana, reviso la lista. Alguno de los elementos es realmente tonto, y agradezco no haber gastado el tiempo en ello. Pero lo realmente bueno es que muchas de esas tangentes resultan ser muy útiles – son ideas con las que puedo trabajar en mi proyecto, o incluso mejor, futuras ideas que puedo usar (y vender) más tarde. ¿El resultado? He hecho una tría de mis tangentes: las inútiles han desaparecido, he identificado las productivas y mi productividad diaria está salvada.

La verdad es que suena prometedor. Si nos fijamos, podemos identificar mucho de GTD en esto. Por un lado, estamos capturando todas las ideas (que probablemente perderíamos si cediéramos a la tentación), y por otro lado nos ayuda a mantener la concentración en lo que estamos haciendo, a la vez que descargar la mente de lo que no es realmente importante en ese momento.

Se acercan para muchos las vacaciones de navidad. Estos son días que querremos disfrutar con los nuestros, nuestra familia más y menos próxima, amigos, etc. También es una oportunidad para cerrar el año de la mejor forma y empezar con más fuerza el año que entra.

Algunas cosas que puedes hacer estos días para acabar el año:

• Repasa todo lo que has hecho durante este año, disfruta de los triunfos conseguidos.
• Disfruta y comparte estos días con los amigos y familia, nada mejor que el contacto con la gente que quieres, apreciar lo que han hecho y que ellos hagan lo mismo contigo.
• Da las gracias a aquellos que te han ayudado a que este año sea especial
• Olvídate de aprovechar para hacer todo lo de tu lista de tareas, aprovecha para relajarte pues tú también tienes derecho a olvidar.
• Cierra temas, aquellos que no quieras arrastrar de un año para otro, o las pequeñas reparaciones de casa. Lo justo para empezar ‘limpio’ en algunas áreas.
• Piensa en el próximo diciembre, en como te quieres ver al acabar el próximo año y qué tienes que hacer para llegar allí. Piensa también en qué buenos hábitos quieres adquirir.

Y sobretodo, por delante de cualquier otra cosa disfruta cuanto puedas, relájate y sé feliz.

Algunas bandejas de entrada digitales tienen mucho volumen de información. Por ejemplo, no es difícil empezar el día con 100, 200 o 500 mensajes pendientes de leer en nuestras suscripciones a blogs. En esos casos la recopilación de información consiste en desechar la que no nos interesa y conservar el resto para la fase de procesar.

Las bandejas digitales tienen algunas ventajas que podemos aprovechar con este par de consejos.

Páginas web

Utiliza un sistema para guardar los enlaces que recibes durante el día para leerlos más tarde. Guarda enlaces de YouTube para verlos mientras comes. Firefox 3 tiene los llamados ‘marcadores sin ordenar’. Esto es la estrella que aparece en la barra de direcciones. Pulsándola cuando estemos en una página estaremos guardándola en los marcadores. Más adelante podemos ir a la barra lateral de marcadores (Ctrl-B en Linux / Windows) y allí los tendremos. A continuación un vídeo de Stepcase Lifehack donde lo explican (en inglés):

Suscripciones RSS

Para el caso de las suscripciones, google reader tiene algo muy parecido: las estrellas (o destacados). Manéjate con los atajos de teclado (n para el siguiente artículo, p para volver al anterior, y s para marcarlo con una estrella), esto te dará mucha velocidad procesando la información. Cuando quieras leerlos, los tendrás todos agrupados en el enlace ‘elementos destacados’.

Correo

Como en el resto de aplicaciones, aprende a usar los atajos de teclado. Como nos sugieren en Hábitos Vitales, usando filtros podemos separar mensajes que nos molestan en el día a día y que, dado el momento de prestarles atención, seguramente les haremos un proceso en bloque (acompañados muchas veces del botón ‘borrar’)

Por último, hay que recordar que con estos consejos recopilaremos material de los buzones de entrada y haremos un primer filtro, pero hemos de dedicar tiempo a procesar aquello que hemos filtrado. El proceso en bloques hace que se acumule el material interesante rápidamente.

Pongamos que nos hemos marcado unos objetivos a medio o largo plazo. Al principio es perfecto, estamos motivados y cumplimos con nuestro granito de arena día a día para avanzar hacia los objetivos. Pero llega un momento en el que la fuerza de voluntad se agota, y tenemos que recurrir a otros trucos.

Siempre se aconseja anunciar nuestros objetivos a nuestros conocidos. Eso crea un compromiso con ellos que nos obliga a seguir adelante. Pero aún se puede ir un poco más allá: competir con alguien por conseguir los objetivos.

Busca una persona cercana (un familiar, un compañero de trabajo…) y dile que cada semana competiréis a ver quién consigue mejores resultados. Buscad una forma de medir vuestro éxito (por ejemplo, si ambos queréis perder peso, podéis medirlo en kilogramos). Poned también sobre la mesa un premio o recompensa, e id a por ello.

Yo llevo cerca de un año usando este método con una amiga. Nuestros objetivos son distintos, así que decidimos usar Joe’s Goals. Ahí cada uno pone sus objetivos, poniéndonos de acuerdo en el esfuerzo de cada tarea para que los puntos de ambos queden equilibrados. Al principio de la siguiente semana, comparamos nuestra evolución y el que pierde invita a desayunar al otro un día de esa semana (de paso, nos ponemos al día con nuestros respectivos blogs y otros temas de productividad).

Este método tiene varias ventajas:

• Crea un compromiso: como hemos dicho, siempre se dice que hay que explicar tus objetivos a otras personas cuando sólo dependen de ti, para crear un compromiso.
• Provoca presión contínua: si estás en contacto con esa persona a lo largo de la semana, es probable que comparéis como os está yendo, lo cuál te motivará (¡sobretodo si te han adelantado!). En nuestro caso, ya ni siquiera hablamos de cuanto trabajo hemos hecho sino de cuantos puntos hemos ganado.
• Socializa: esta competencia sana (por supuesto, es el objetivo; una competencia dura nos llevaría por un camino que no queremos) crea cierta complicidad que mejora la relación social.

A parte de Joe’s Goals, hay otras herramientas como 43 Things para llevar el progreso. En este caso, se trata de una red social y nos puede servir también para buscar competidores anónimos, si no tenemos suficiente confianza con nadie de nuestro entorno para hacer esto.