Teux Deux es una aplicación web de listas de tareas, donde el espacio se divide en 7 columnas etiquetadas con los días de la semana para tener una semana a la vista. La aplicación tiene un aspecto minimalista, sin más opciones que la de crear, borrar o arrastrar las tareas que creemos.

A pesar de la sencillez de la aplicación, TeuxDeux tiene su utilidad. Puede usarse, por ejemplo, para planificar qué tareas se van a hacer el día o días próximos (o, para usuarios de GTD, preparar las tareas más importantes del día).

La aplicación es gratuíta y exclusivamente por web, aunque en la página principal han anunciado una próxima aplicación para iPhone.

He recopilado unos cuantos trucos para los que usáis gmail. Algunos ya los habíamos comentado antes, otros quizá ya los conozcáis, pero en cualquier caso espero que os sean útiles.

Atajos de teclado: usa las combinaciones de tecla para trabajar más rápido. En la página de ayuda de gmail tienes una lista de los atajos disponibles.

Mejores búsquedas: si aprendemos a usar los operadores de búsqueda de gmail, podremos encontrar mensajes de forma mucho más precisa.

Operadores ocultos: además de estos, hay ciertos operadores sobre etiquetas ‘especiales’ (como ‘recibidos’ o ‘papelera’) que no están en la documentación pero se pueden usar. Google lo explica en inglés, aNieto2K en castellano con abreviaturas.

Traducción de mensajes: desde hace un tiempo, se puede definir cuál es nuestro idioma habitual, para que gmail detecte mensajes escritos en otros idiomas y, si lo deseamos, lo traduzca automáticamente.

Automatiza los mensajes: gmail puede organizar tu correo por ti. Para eso, puedes usar este truco, que combina filtros con una característica curiosa de las direcciones de correo.

Grupos de contactos: podemos agrupar contactos para enviar mensajes a todos sin tener que escribir cada vez su nombre. Aquí explican cómo crear un grupo. Para enviar un mensaje, escribimos el nombre del grupo en la caja de destinatarios y gmail lo sustituirá por la lista de contactos.

Organízate con símbolos: para entender de un vistazo lo que estamos viendo, podemos usar símbolos para distintas cosas en gmail. Añadir símbolos a las etiquetas funciona mejor en Google for Apps que para gmail estándar.

Conviértete en un ninja: Desde Google mismo nos enseñan el camino para convertirnos en un maestro ninja de gmail, avanzando por niveles. 40 trucos para llegar a Jonin.

Úsalo como sistema GTD: la multitud de herramientas que da gmail lo hacen tan flexible que lo podemos convertir en cualquier cosa, incluso como sistema completo de GTD. Si no se te ocurre como, puedes ayudarte de la extensión GTDInbox para Firefox.

Centraliza tu correo: si tienes varias cuentas de correo (trabajo, universidad, personal, etc), puedes centralizarlas en una sola cuenta de gmail para gestionarlas más cómodamente.

Symphonical es una aplicación para guardar pequeñas notas tipo ‘post-it’ y compartirlas con otros usuarios del servicio. La ventaja de Symphonical respecto otras aplicaciones es su apartado llamado ‘wall’ (muro). El muro es una superficie que se puede dividir en filas y columnas.

Podemos tomar las notas que creemos y distribuírlas entre los cuadrantes del muro. Por ejemplo, podemos crear un muro con las columnas ‘urgente’ y ‘no urgente’, y las filas ‘importante’ y ‘no importante’, crear notas con tareas y repartirlas entre los cuatro espacios. Así la visualización en pantalla nos puede ayudar a tomar una decisión.

De la misma forma, podemos usarlo para hacer una lluvia de ideas de un DAFO, o un seguimiento de tareas usando las columnas para ordenar según el estado de progreso. Symphonical tiene también plantillas predefinidas, llamadas ‘tools’, como guías para preparar reuniones o un tablero para organizar las tareas domésticas y familiares.

PivotalTracker es una aplicación web de gestión de tareas para equipos, muy sencilla de usar y con un interface agradable. Está pensado para controlar el ritmo de trabajo del usuario.

Para empezar a trabajar, después de registrarnos, hemos de crear un proyecto. Desde ahí pasamos a trabajar con el interface del proyecto. La pantalla se divide en tres columnas, que representan contenedores de tareas. Los tres contenedores o columnas se llaman “Current”, “Backlog” e “Icebox”.

En PivotalTracker las tareas se llaman ‘historias’, porque no describen una tarea técnica (como ‘implementar un formulario de registro’) sino que la acción se explica desde el punto de vista del usuario (‘el usuario ha de poder registrarse’). Como se ve, está muy orientado a entornos de desarrollo, como la programación, aunque nada impide usar las historias con descripciones de tareas comunes.

Las historias que creamos aparecen en la columna “Icebox”, que viene a ser una mezcla entre bandeja de entrada y archivo de ‘alguna vez / quizá’. Antes de empezar a trabajar en ellas, hemos de puntuar la dificultad de realizar la historia, entre 0 y 3 puntos. Una vez puntuada, aparece un botón ’start’ en la historia.

Cuando las tareas están listas para ser hechas, las arrastramos a la columna “Current” (historias pendientes actualmente), y de ahí podremos asignarnos la historia para hacerla. La puntuación que hemos dado a la historia tiene dos finalidades. La primera, controlar la carga de trabajo. La columna ‘current’ tiene un límite de puntos, esto es, cabe una cantidad limitada de historias (o puntos). Sobrepasado ese límite, las historias sobrantes se trasladan automáticamente a la colummna ‘backlog’. La idea es mantener la lista de tareas corta y realista, en lugar de ser una lista larga y generadora de estrés.

La segunda razón para los puntos es que el sistema tiene una medida llamada ‘velocidad’, que es la media de puntos por semana que una persona finaliza. Esa medida puede ser útil para hacer una aproximación del rendimiento de esa persona.

Los posibles estados de una historia tienen en cuenta también la diferencia entre hacer una tarea y dejarla lista para que el cliente la pruebe; y también da la opción de aceptar o rechazar una tarea finalizada, de forma que se puede incluir al cliente en el ciclo de desarrollo.

PivotalTracker es una aplicación gratuita, y sus creadores mantienen que seguirá siéndolo a pesar de futuros servicios de pago.

Para completar un poco la miniserie de monotarea, hoy hablaré de una herramienta  ideal para enfocarnos en una sola tarea. NowDoThis es una lista de tareas en web que nos sirve las tareas de una en una.

Su funcionalidad es muy simple de entrada. Nada más entrar veremos una lista de ejemplo. Para empezar a usarlo, pulsamos sobre el enlace inferior ‘editar lista’. En el cuadro que aparece escribimos la lista de acciones que queremos hacer ahora. Cuando acabemos, pulsamos ‘guardar’.

Y ya está, ahora nos aparece sólo la próxima acción. Cuando la hayamos realizado, pulsamos ‘hecho’ y aparecerá la siguiente. Así de simple, así no nos estresaremos por la longitud de la lista de pendientes, o buscaremos por la lista una acción más atractiva (procrastinando otras acciones).

Cuando seamos usuarios más avanzados podremos usar pestañas. Esto crea varias listas simultáneas que podemos usar por ejemplo para mantener las acciones de varios contextos. Para crear varias listas, ponemos el título de la lista con una arroba delante (ej. @online) y dejamos un espacio entre lista y lista, como se muestra en la imagen:

Las distintas listas aparecen arriba, sólo es necesario hacer click sobre el nombre para cambiar entre ellas.

tbGTD es un gestor de tareas GTD basado en TiddlyWiki. Los TiddlyWikis son un  fichero HTML que contiene dentro suyo un wiki, y este wiki se puede extender para darle una funcionalidad específica, como es el caso de tbGTD.

La personalización que se ha hecho a tbGTD consiste en darle un lavado de cara al TiddlyWiki por defecto, crear unos accesos directos a las etiquetas más comunes de GTD (proyectos, tareas, contextos), y predefinir unas cuantas etiquetas útiles (activo, hecho, próxima…)

En tbGTD, como en todos los TiddlyWikis, la información se agrupa por Tags (etiquetas). Es decir, para que un elemento (tiddler) sea tratado como una ‘tarea’, sólo hay que ponerle la etiqueta ‘tarea’. La ventaja es que si, por ejemplo, una tarea se ha de desglosar, con sólo quitarle la etiqueta ‘tarea’ y ponerle la de ‘proyecto’ se tratará como tal.

Una cosa algo desconcertante es el nombre que se le ha dado a alguna de las etiquetas, que aún cumpliendo su funcionalidad no siguen la denominación original de GTD (como ‘tarea’ por ‘acción’, o ‘en cola’ por ‘a la espera’). Esto puede despistar un poco la primera vez que se usa.

Twitdone es una aplicación por web de gestión de tareas que se integra con Twitter. El interface para trabajar es muy parecido a la página de Twitter, y su funcionamiento es igual de simple: escribimos en la caja de “tweet” la tarea que queremos guardar y pulsamos ‘Update’.

Twitdone es una aplicación por web de gestión de tareas que se integra con Twitter. El interface para trabajar es muy parecido a la página de Twitter, y su funcionamiento es igual de simple: escribimos en la caja de “tweet” la tarea que queremos guardar y pulsamos ‘Update’.

Una de las cosas más interesantes de Twitdone es cómo trabaja con Twitter. Si enviamos un mensaje directo por twitter al usuario @twitdone,  desde cualquier aplicación, el mensaje quedará guardado como una tarea. Gracias a esto, aunque no sea nuestra herramienta principal de gestión de tareas, podemos usar Twitdone para capturar.

Para empezar a usar Twitdone debemos ir a su página web y pulsar sobre “Sign in with Twitter”, usando nuesto login y password de Twitter daremos permisos para que ambos interactúen.

Otras utilidades que tenemos en Twitdone es la posibilidad de asignar colores a los tweets/tareas, programar un recordatorio por e-mail de cada uno para una fecha futura.

Sus creadores son XMind, empresa que desarrolla el software de código abierto del mismo nombre para hacer mapas mentales.

El primer artículo que publiqué en Du Tudú hace casi 2 años fue sobre aplicaciones web para tomar notas. En aquél momento, comentamos Google Notebook, Stikkit y Notezz!. Desde entonces, han cambiado mucho las cosas. De esas tres aplicaciones, las dos primeras han cerrado, y mientras han ido apareciendo otras alternativas. Por eso, ha llegado el momento de actualizar un poco la lista.

Google Docs: No exactamente para tomar notas, en general es una aplicación de oficina (hoja de cálculo, procesador de texto y presentaciones). Es la alternativa que deja Google a sus usuarios, después del cierre de Google Notebook.

Evernote: en poco tiempo se ha convertido prácticamente en un estándar de facto para los amantes de la productividad. Es sencillo de usar, y además de trabajar con las notas en web hay clientes para muchas plataformas (Windows, Mac, iPhone, Blackberry…). Estos clientes se sincronizan para mantener copia de las notas. Entre sus ventajas, la capacidad de poder hacer búsquedas en los textos que aparecen en las imágenes (reconocimiento de imagen).

Springpad: algo menos conocido, es una aplicación con mucho potencial. Puede capturar específicamente tareas, recordatorios y citas. Se diferencia del resto por los Springpads, unas plantillas para tomar notas de alguna forma específica. Por ejemplo, hay un springpad para gestionar las listas de próximas acciones de GTD, para mantener un diario personal, o para organizar una fiesta. Nos podemos registrar usando nuestra cuenta de Google o Facebook.

Zotero: hemos hablado antes de Zotero. No es exactamente una aplicación web, sino una extensión para Firefox. La incluímos aquí porque se integra muy bien con el navegador, y además recientemente añadió un servicio de sincronización para que tengamos las notas disponibles en cualquier máquina en la que instalemos la extensión.

Fotografía: My “welcome back” sign por Laura Brunow Miner

Uno de los principales consejos sobre productividad es sobre las interrupciones. Especialmente, se aconseja no ser un esclavo del correo electrónico, y consultarlo solamente a horas muy concretas.

El dilema que se nos plantea es que, aunque limitar el tiempo que pasamos con el email acaba resultándonos beneficiosos, dudamos del impacto que tendrá sobre quienes nos escriban. A nuestros compañeros de trabajo les podemos comentar nuestro nuevo habito; pero ¿qué pasa si no contestamos inmediatamente un email de un cliente? ¿Cómo le hacemos saber que no atenderemos su mensaje, por si es mejor que nos contacte por teléfono?

Los autores de kukoo se deben haber encontrado con este dilema. Kukoo es un servicio que hace precisamente eso, informa a quien nos escriba sobre cuándo vamos a leer su correo.

Para usar kukoo, damos la dirección de email que usaremos (por ejemplo, midireccion@decorreo.com) y ellos automáticamente crean la dirección midireccion@decorreo.com.kukoo.com . Esta es la dirección que tendremos que dar a nuestros contactos a partir de ahora.

Después de esto, nos registramos y añadimos a un horario las horas y días que tenemos previsto leer el correo. Esto es sólo informativo, no nos compromete a leer el correo siempre ni nos prohíbe leerlo fuera de esos horarios.

Cuando alguien nos escriba a la dirección midireccion@decorreo.com.kukoo.com, recibirá un mensaje explicándole cuándo tenemos previsto (según el horario dado) volver a leer el correo, y cuando fue la última vez que lo hicimos. Para esto último, es necesario contestar los mensajes con copia oculta (bcc) a update@kukoo.com (aunque es algo totalmente opcional).

En nuestra página de usuario, además de añadir varias direcciones y reglas para cada una, también tendremos una estadística de recepción de mensajes por día de la semana y hora del día, así podremos cambiar nuestros hábitos de lectura para contestar pronto el máximo de mensajes.

Kukoo es un servicio gratuíto, y al parecer es parte de una aplicación más grande que están preparando.

Hemos hablado otras veces de Gmail como sistema para gestionar GTD mediante el uso de distintas etiquetas. Hoy le daremos una vuelta más para que Gmail organice automáticamente el correo con esas etiquetas.

Gmail tiene una característica especial, y es que podemos añadir una palabra a nuestra dirección de correo. Por ejemplo, si mi dirección es perico.palotes@gmail.com, puedo escribir a perico.palotes+mipalabra@gmail.com y también me llegará a mí. de esta forma creamos un alias para nuestra dirección.

Pongamos que tenemos una distribución de etiquetas ya definida en Gmail para trabajar con GTD, porque lo usamos o queremos usar para gestionar las tareas, por ejemplo “waiting” (para elementos a la espera).

Ahora queremos hacer lo siguiente: cuando deleguemos una tarea, en lugar de apuntarlo en una lista nos enviaremos un e-mail para que quede etiquetado automáticamente.

Lo primero, definiremos la dirección de correo electrónico que usaremos para esto, por ejemplo perico.palotes+waiting@gmail.com

A continuación crearemos un filtro en Gmail. Los filtros son una herramienta que, cada vez que llega un email, lo analizarán; si cumple unas reglas que le hemos definido antes, realizará una acción.

Lo que le diremos al filtro es que cada vez que llegue un email dirigido a esa dirección, le asigne la etiqueta “waiting”.

1. Haz click en Configuración -> Filtros
2. Ve hasta el final de la página y escoge “Crear un filtro nuevo”
3. Ahora configuraremos la regla por la que se activará este filtro. Queremos que se active cuando el destinatario sea midireccion+waiting@gmail.com, así que en la caja “Para:” pondremos eso.
4. Haz click en “Paso siguiente”
5. Marca la casilla que hay junto a “Aplicar la etiqueta:” y selecciona ahí la etiqueta “Waiting” (o la que tú desees; si no tienes ninguna etiqueta creada para esta función puedes escoger “Etiqueta nueva…” y crearla ahora). En este paso también puedes reenviar el email, archivarlo sin pasar por la bandeja de entrada (para esta etiqueta concreta puede ser interesante), borrarlo, etc.
6. Haz click en “Crear un filtro” para finalizar la operación.

A partir de ahora, se le aplicará la etiqueta escogida a la dirección que hayas puesto al filtro. Puedes aprovechar esta técnica no sólo para las tareas a la espera. Por ejemplo, reenvíate todas las páginas web que quieras leer cuando tengas más tiempo y ponles una etiqueta “leer”.

Cuando estás en medio de un proyecto, puedes usar los filtros para organizar la información automáticamente. Crea una etiqueta con el nombre del proyecto, y usa una dirección como midireccion+miproyecto@gmail.com junto con un filtro para que se etiquete automáticamente. Además, pon otros filtros para que, cada vez que te lleguen mensajes de contactos relacionados con el proyecto, o con ciertas palabaras clave en el asunto, también queden etiquetados. Estos criterios los podrás configurar en el primer paso para crear el filtro.