Controla tu bandeja de e-mail con el trío de confianza

Controla tu bandeja de e-mail con el trío de confianza

Desde que el e-mail es una herramienta básica de comunicación, se ha convertido para muchos en el sitio por el que recibimos la mayoría de información relacionada con el trabajo. Por tanto, conviene tener controlado cada mensaje. Seguramente habremos empezado creando carpetas para los mensajes prioritarios. Después para cada área. Más tarde, para cada proyecto… [&hellip

Desde que el e-mail es una herramienta básica de comunicación, se ha convertido para muchos en el sitio por el que recibimos la mayoría de información relacionada con el trabajo. Por tanto, conviene tener controlado cada mensaje.

Seguramente habremos empezado creando carpetas para los mensajes prioritarios. Después para cada área. Más tarde, para cada proyecto… Y hemos acabado con tantas carpetas que se han convertido en inútiles. (¿Dónde pongo esto, en prioritario, o en Proyecto Importante?).

Una posible solución es convertir nuestro correo en un sistema GTD. Merlin Mann hizo una propuesta, en la que la estructura de carpetas imitaba un sistema GTD. Pero tiene un par de cosas que no me convencen:

  • Tener un sistema completo GTD en el correo está bien si se usa como sistema principal; pero si además tenemos otro sistema externo duplicamos también el trabajo de control, revisión… Esto va un poco en contra del mismo GTD, que recomienda reducir al mínimo la cantidad de sitios que mantener.
  • Merlin usa una carpeta ‘Responder’, para e-mails que tardarás dos minutos en responder. Según GTD, lo que lleva dos minutos de trabajo se resuelve en el momento, no se archiva para otro momento.

Una evolución de este sistema es el trío de confianza de Gina Trapani (Lifehacker). Simplifica al máximo las carpetas, hasta usar sólo tres:

trio_de_confianza.png

  • Seguimiento: donde se guardan los e-mails con tareas (las que se tarda más de dos minutos en hacer, las que se tarda menos se realizan). Al meter aquí una tarea, también se debe meter en nuestro sistema GTD. Se debe revisar a menudo para eliminar las tareas completadas.
  • Archivo: almacén permanente de todos los e-mails leídos, tareas completadas, etc. que creemos que nos puede hacer falta consultar en un futuro (los que creamos que no se consultarán, los borraremos). Quizá te dé algo de miedo archivar todos los mensajes en una sola carpeta sin ningún orden, pero:
    • no volverás a consultar esos mensajes el 95% de veces
    • tienes el buscador de tu programa de correo para encontrarlos
    • por esto, no sale a cuenta la complejidad de añadir carpetas con el rendimiento que va a tener
  • Referencia: mensajes que te conviene tener a mano durante los próximos días (pongamos, una conversación que habla sobre un proyecto que tienes en marcha, datos acerca de una tarea concreta…). Se ha de revisar y limpiar a menudo para que no se acumule material antiguo.

A partir de aquí, hay que mantener vacía la bandeja de entrada: borrando los mails que no nos interesa, archivando los que nos pueden hacer falta, contestando los que nos llevan menos de dos minutos, y guardando en Seguimiento las tareas a hacer.

El problema de este sistema es que se han de revisar a menudo las carpetas para que no se acumule material antiguo. La ventaja, la simplicidad de gestión y la tranquilidad de mantener una bandeja limpia: un Inbox vacío nos da la tranquilidad de saber que tenemos toda la información bajo control.

Daniel Aguayo

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Comentarios de los usuarios

3 comentarios y sumando...

  1. Jordi Bufí

    febrero 04, 2008

    No me acaba de convencer este sistema pero como no me gusta criticar sin aportar aquí tienes mi método:

    http://jordi.bufi.es/ordenando-el-correo-electronico

    Un saludo! :)

  2. Oscar

    febrero 04, 2008

    A mi lo que me está funcionando es leer el correo profesional un par de veces al día, vaciar la bandeja, y escribir todos los correos que tenga que escribir en ese momento. Las cosas que llevan poco tiempo las hago y las que llevan más las pongo en tareas. Intento mantener la bandeja de entrada vacía y evito mirar el correo en otro momento que no sea el establecido, el correo es una fuente de distracción que limita la productividad.

    Estoy de acuerdo el método que cada uno elija debe ser lo más sencillo posible.

    Un saludo.

  3. Eric

    febrero 04, 2008

    Yo también miro el mail 2 veces al día, una vez a las 11:30 y despúes a las 17:00, es cuándo más mails se han acumulado. Luego proceso los mails en ese momento y fuera! ¿Batch processing creo que lo llama David Allen no? Lo mismo con llamadas telefónicas et c.

    Para mi la carpeta de referencias o “para leer” me sirve mucho, varias veces encuentro ítems de mailing-lists que nunca leo… ¡una señal que es hora de borrarse de la lista!

    Un saludo!

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febrero 04, 2008

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