GTD

Deja de hacer listas de tareas


Deja de hacer listas de tareas. Las listas de tareas solo te van a traer frustración.

En su lugar, haz listas de acciones.

Seamos sinceros. Una lista de tareas, en la que apuntas todo lo que “tienes que hacer” no es más que una lista donde volcar ideas de lo que estaría bien para ti. Pero con una lista de tareas en la que tienes al mismo nivel las cosas que te llevan 5 minutos, 5 horas y 5 días lo único que vas a conseguir es irte a por las más cortas, porque pensar en cómo empezar el resto es demasiado esfuerzo cuando estás dispuesto a trabajar.

De la misma forma, tener una lista de tareas sin clarificar hace que se pierda el contexto al que corresponden. ¿Cuánto dura? ¿Tendré suficiente tiempo? ¿Qué herramientas necesito para llevarla a cabo? ¿Necesito un nivel de energía o concentración concretos? Todas estas preguntas requieren que las tengamos decididas antes de echar un vistazo a la lista para escoger en qué vamos a trabajar a continuación.

Por el contrario, las listas de próximas acciones definen exactamente una acción única, realizable y bien definida, para la que previamente nos hemos preocupado de decidir que teníamos todo lo necesario para realizarla. También, antes de entrar en la lista de próximas acciones, decidiremos el contexto (lugar, herramientas, nivel de energía, etc) en el cuál se debe realizar. Y si nuestro objetivo va más allá de una simple tarea, lo complementamos con una lista de proyectos (esas cosas que nos llevan más de una acción, por ejemplo esos trabajos de 5 días), pero nunca en la misma lista que las acciones.

Fotografía: Carissa GoodNCrazy

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  • La lista de tareas debería ser una herramienta útil, sencilla y ágil, sin demasiadas complicaciones. En mi caso, diseñé una Excel que siempre tengo abierta, en donde anoto todas las cosas que me surgen, ya sean tareas o ideas. A cada tarea le doy una prioridad, una etiqueta, un contexto y un estado, por lo que puedo filtrar por aquella que necesito en cada momento.


  • Yo creo que más de dejar de hacer listas de tareas lo que veo es que habría que hacer buenas listas de tareas.

    ¿Como es tu lista de próximas acciones del día 8 de Julio del 2013 si ya sabes que hay muchas cosas agendadas para ese día?

    ¿Como planificas las tareas que debes ejecutar en días concretos?

    Estoy de acuerdo con tu visión del contexto, pero no debemos ser sus esclavos. El equilibrio está, en mi opinión, en conjugar lo que debe ser hecho entes de un determinado momento y lo que podemos hacer en un instante concreto.


    • El tema de las listas realistas da para mucho, pero en resumen cualquier lista de próximas acciones debería tener una cantidad razonable de acciones, esto es, suficientes acciones para no quedarse sin trabajo entre revisión y revisión, pero no tantas como para que se perpetúen en la lista semana tras semana.


  • Sigo pensando que el GTD es uno de los inventos más útiles de este siglo. Tengo sobre el escritorio el libro de David Allen y estoy deseando hincarle el diente. Un saludo.