Du Tudú: GTD y productividad personal

GTD: afinar los contextos

Los contextos son una buena herramienta de por sí, pero en cuanto más los afinemos, mejores resultados obtendremos.

Los contextos de los que hemos hablado son los que se usan con más frecuencia, pero estos no tienen por qué ser nuestros contextos. Los contextos que usemos a la hora de elaborar las listas tienen que hacer referencia a las situaciones en las que nos encontremos nosotros.

Un teletrabajador que pase sólo dos horas a la semana en la oficina se puede ahorrar el contexto ‘en la oficina’. En su lugar, si lo que ha de hacer es comentar un detalle de un proyecto a Luis, puede apuntarlo en la lista ‘Luis’.

Otros contextos que se usan son:

• De camino: si trabajamos lejos de casa y usamos transporte público, el viaje en tren o autobús es un tiempo precioso que podemos aprovechar. Usar acciones del contexto ‘leer/revisar’ es una forma, pero hay más cosas que podemos hacer: escribir o revisar trabajo si tenemos un odenador portátil, contestar correo electrónico desde un dispositivo móvil…
• Online: hay cosas para las que no es suficiente tener un ordenador delante, además necesitamos tener conexión a Internet. Por ejemplo, enviar un e-mail o rellenar un formulario de impuestos en una página web.
• Baja/alta energía: no siempre estamos al cien por cien, y una tarde de viernes agradeceremos tener algo de trabajo que hacer que no nos pida mucha concentración, como ordenar unas carpetas. ¿Por qué no usar un contexto con esas cosas?
• Cortas: parecido al anterior, si tenemos cinco minutos antes de entrar a una reunión, podemos aprovechar para consultar el catálogo de material de oficina y apuntar la referencia de unos bolígrafos que necesitamos. Tener esta lista nos facilitará rellenar esos pequeños huecos de tiempo.
• Hotel: hay gente que por su trabajo pasa mucho tiempo en hoteles. Si este es nuestro caso, podemos crear un contexto específico.

De la misma forma, de vez en cuando hemos de revisar si los contextos que usamos son los más adecuados a nuestra situación actual. Si dejamos el teletrabajo para incorporarnos a una oficina, cambia nuestras situaciones cotidianas y por tanto los contextos.

Por último, es recomendable no abusar de los contextos. Es tentador crear una lista para todas y cada una de los posibles contextos. Podríamos tener un contexto ‘ordenador’, otro contexto ‘online’, otro ‘móvil’, etc. Pero si nuestros ordenadores siempre tienen conexión a Internet, quizá con una sola lista ‘ordenador’ y otra ‘llamadas’ podamos cubrir nuestros contextos reales. Como siempre, el éxito está en encontrar el equilibrio entre los contextos que podemos describir, y el trabajo que nos suponga mantenerlos y revisarlos.

Fotografía: My laptop on the train, por Penningtron