Du Tudú: GTD y productividad personal

Lo siguiente es saber cuando lo vas a necesitar: el material de referencia tendrá que estar disponible mientras estés trabajando en ciertos asuntos o contextos; cuando te encuentres en un contexto concreto necesitarás la lista de acciones que puedes hacer exactamente en ese contexto. Así, con todos los elementos de tu inventario.

Esto que parece tan sencillo es la base de la organización. Si decido usar como calendario mi smartphone, he de definir que ese y sólo ese es el lugar donde guardaré las acciones con fecha. Cuando vaya a añadir una nueva acción, no tendré dudas sobre dónde las anoto; y siempre que deba hacer una consulta tengo claro el lugar exacto donde mirar.

Si no está claro cuál es el lugar que corresponde a cada asunto de tu sistema, sucederá que:

• Procesarás de forma insegura y con un estrés añadido por la carga de trabajo adicional, al tener que decidir cada vez que procesas cuál es el lugar que corresponde a las cosas. ¿Esta factura va en la carpeta de ‘telefonía’ o en la de ‘gastos’? ¿Dónde apunto comprar fruta para que no se me olvide, en la lista colgada en la nevera o en la lista de recados de mi smartphone?
• Las cestas son inútiles si no sabes dónde buscar o lo sabes pero no lo tienes cuando lo necesitas. Siempre digo que un archivador con carpetas pulcramente organizadas alfabéticamente no es tener tu material organizado, sino ordenado. De nada sirve usar una etiquetadora si después no sabes si guardaste aquél recibo en la carpeta ‘finanzas’ o en ‘bancos’. Es casi tan útil como crear una pila con todos tus papeles y buscar entre ellos.

En cambio, si tienes tus cestas bien definidas:

• El trabajo se convierte en algo fluido, porque discurre sin resistencias. Sabiendo dónde está cada cosa que necesitas vas a buscarlo de forma automática y tu cerebro se mantiene enfocado en el trabajo y no en el sistema.
• Contribuye a confiar en el sistema. Si tienes todos tus asuntos organizado, no dudas en alimentarlo porque sabrás recuperarlo después. Podrías decir que se convierte en una extensión de disco duro de tu mente, tanto para información como para cosas físicas.

Fotografía: Last of the color coding por juhansonin.