GTD

GTD: Procesar las bandejas de entrada


Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

  • No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
  • Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
  • Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

  • Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
  • Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

  • Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
  • Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Fotografía: PostIt Art por maerzbow

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  • Bergonzini

    Fantástica Guia On-line… ya tengo ganas de leer el siguiente capítulo… me sirve como un buen refresco y un resumen del libro…


  • Senior Manager

    Antes de iniciarme en la blogosfera no conocía bien ni entendía lo que era el GTD, pero ahora que he interactuado con todos vosotros, le estoy dando a esta práctica el lugar que se merece tanto en mi trabajo como en mi vida cotidiana.
    SM


  • dani

    danidani

    Author Responder

    @Bergonzini, muchas gracias. Ya he visto en tu blog que has cogido el tema con ganas

    @Senior Manager: cre esa interacción para mí hace que mejoremos todos. Yo he leído el libro, pero cuando intercambias experiencias con otras personas el oscuro mundo de GTD deja de ser ‘algo pensado para los directivos’ a ‘¡con lo bién que me iría a mí aplicar esto!’ en la vida diaria.