Du Tudú: GTD y productividad personal

Este artículo ha sido escrito por Antonio Escobar, que se presenta a sí mismo un poco más abajo (os recomiendo ver su página para ver sus trabajos, para los que pensáis que no le conocéis de nada ), y a quien quiero agradecer el tiempo que le ha dedicado.

Hola a todos. Mi nombre es Antonio Escobar, fundador del estudio de producción musical Antipop y trabajo como compositor y productor musical. He hecho música para publicidad, cine y discos. Podéis saber más sobre mí, sobre Antipop, premios, trabajos en la web de Antipop, http://www.antipop.es

Me han pedido que os cuente cómo me organizo en mi día a día, y lo cierto es que la pregunta me hizo reflexionar, porque, después de tantos años, he ido organizando mi caos personal hasta un sistema que “más o menos funciona”  Sin ser nada novedoso, se basa en el principio de la ordenación de las tareas por prioridad. La prioridad la determina, como siempre, los plazos de entrega.

El mío es un trabajo con horarios relajados (es decir, se trabaja más horas que un reloj), pero intento llevar unas pautas fijas. Por lo tanto mi rutina diaria arranca sobre las 9-9:30 am, e intento terminar antes de las 20:00 cada día y hacer otras actividades ajenas a mi trabajo (cine, series, deporte, lectura, etc). La hora de comienzo no está elegida al azar: al ser las agencias y productoras publicitarias mis principales clientes, intento mantener un horario en sincronía con sus necesidades.

Por otro lado, parte de las instalaciones donde trabajo es mi propia casa (tengo habilitada media para esa tarea) y las otras instalaciones están en el mismo edificio, así que, salvo visitas a clientes, reuniones, etc, el 90% de mi tiempo lo paso en el mismo sitio, por lo que aprovecho bastante bien el día. El principal inconveniente es que es complicado desconectar, pero, a fuerza de años, acabas acostumbrándote.

Continuando con mi rutina diaria, lo primero que hago es encender todo, revisar el correo, desayuno tranquilamente y comienzo con la tarea más urgente del día. Mi organización es sencilla y potente: uso la agenda del Mac sincronizada con Google Calendar, Contacts y mi iPhone. Me gusta tener todo en “la nube” para tener libertad de movimientos cuando tengo que hacer algún viaje, grabación o producción fuera del estudio. En cada descanso (cada hora), suelo mirar el correo en profundidad, pero suelo estar pendiente por si entra algo urgente.

Como he dicho al antes, todo es una cuestión de prioridad, así que si surge una tarea más urgente, interrumpo la actual y cambio de actividad.

Hay un par de cosas que llevo a rajatabla. Una de ellas es el control de las tareas de cada día. En este trabajo, los plazos de entrega son fundamentales, así que intento tener siempre margen de reacción (cambios, rectificaciones, otras tareas, etc). Esto lo hago a lo largo del día. Cuando se me ocurre algo que hacer, lo apunto en la agenda y continúo. Luego, al final del día, reviso las tareas pendientes y las ordeno para los siguientes días. Lo segundo que intento hacer es llevar un control de los proyectos. Para eso uso un gestor de proyectos online y documentos en Google Docs, etc. De esta forma puedo compartir información con mis colaboradores según se necesite en cada momento.

Últimamente estoy ojeando otros métodos, como el GTD, que me atraen mucho y, posiblemente, los acabe implantando. Es básicamente lo mismo que hago, pero con un poco más de orden y sentido.

Pues nada más, ése es mi día a día.