Du Tudú: GTD y productividad personal

Listas de tareas on-line

Una de las bases de la gestión de tiempo es tener controladas todas nuestras tareas pendientes. Hay una serie de aplicaciones on-line para mantener listas de tareas, que además de ayudarnos a gestionarlas tienen otras características útiles, como poder compartirlas o ser accesibles desde teléfonos móviles.

Hemos hecho una lista de algunas de ellas. Sólo hay aplicaciones exclusivas de tareas, y no aplicaciones ‘todo en uno’ como Backpack o Zoho Planner.

• Todoist: tiene una presentación clara y sencilla. Todas las tareas se han de agrupar por proyecto. Permite poner tareas como subtareas de otras. Podemos usar tags (útil para GTD: contextos, áreas…). Usa una sintaxis de texto potente: al crear el evento, con texto se le puede indicar la fecha y la repetición del evento; igualmente en el buscador se le puede dar textualmente varios parámetros. Se integra con aplicaciones de escritorio (launchy, dashboard, QuickSilver) y con Gmail, aunque esta es a través de un pop-up y no tan clara como otras opciones. También está adaptado a navegadores de móviles, pero sólo permite ver las tareas y no cerrarlas.
• Ta-da Lists: exclusivamente listas de tareas. No permite asociar una fecha límite a una tarea. Se puede compartir una lista, ya sea haciéndola pública (entonces sólo será visible, no editable) o enviando a las personas de confianza un e-mail con un enlace personalizado. Nos podemos enviar una copia de una lista o suscribirnos a ella por RSS para que nos avise de los cambios.
• Bla-bla List: lo que empezó como un ejemplo para programadores es ahora una aplicación de gestión. Es también una aplicación exclusivamente de listas, sin más florituras. El interface está hecho en flash, que si bien le da dinamismo (por las animaciones), puede pararnos a algunos (también si queremos entrar con dispositivos móviles).
• Voo2do: gestión de tareas completa. Permite crear tareas y proyectos, asignarles una fecha límite. Podemos añadir notas a las tareas. Además, a las tareas se les puede asignar una cantidad de horas, y la misma aplicación tiene un temporizador para controlar el tiempo que dedicamos a cada una. Esto y la posibilidad de compartir tareas lo convierte en un buen candidato para usarlo a nivel profesional. También crea una dirección de correo única a la que podemos enviar un e-mail, que se añadirá directamente a la lista de tareas.
• Remember The Milk: la lista de tareas on-line más popular. Es la única de las analizadas que está traducida al castellano. Tiene posiblemente casi todo lo que el resto de aplicaciones tienen: fechas límite, tags, publicación por RSS e iCalendar, compartir tareas… Tiene múltiples opciones de integración: twitter, Google Calendar, Gmail (si tienes Firefox, una extensión te permite ver la lista de tareas al lado de los e-mail). También está adaptado para dispositivos móviles por web, para iPhone y sincronización (estos últimos en versión de pago), y se puede usar sin conexión con Google Gears.

En resumen, hay aplicaciones para todos los gustos. Si queremos aplicaciones muy sencillas, mejor Ta-da Lists o Bla-bla List. Si el acceso por dispositivo móvil es importante (y cada vez lo es más), escogeremos Remember The Milk. Si necesitamos algo un poco más avanzado, para una gestión completa de tareas, las opciones son Voo2do o Remember The Milk.