Du Tudú: GTD y productividad personal

Cuando esto pasa lo primero que hemos de hacer es comunicarlo a quien corresponda, y a continuación añadirlo a una lista específica, “a la espera”.

En esta lista no es necesario apuntar exactamente cuál es la acción que se ha delegado, simplemente un recordatorio de qué es lo que se quería conseguir de la otra persona como reclamar una factura. También ayuda mucho para revisarla apuntar la fecha en la que se delegó la acción.

Esta lista de “a la espera” la tendremos junto con nuestras listas de próximas acciones. La revisaremos con la frecuencia que creamos conveniente para decidir si hemos de hacer alguna próxima acción al respecto de esa espera.

Por ejemplo, si estamos a la espera de que nos hagan una devolución en una factura, en una primera revisión no tomaremos ninguna acción; pero si pasados unos días sigue sin solucionarse, tendremos que añadir una próxima acción a nuestras listas que será, por ejemplo, llamar al proveedor para averiguar por qué no se ha hecho la devolución.

Algún día / quizá

Hay una serie de cosas que queramos hacer que dejaremos para más adelante. Sí, es cierto que podríamos ponerlo todo en la lista de próximas acciones, pero aunque la gestión del tiempo nos ayuda a ser más eficientes con el tiempo, éste sigue siendo limitado.

Estas cosas que queramos dejar para otro momento las mantendremos en la lista de “algún día / quizá” o alguna de sus versiones, dependiendo de cuándo tengan que hacerse.

Algunos futuros proyectos no tienen fecha, es decir, simplemente es algo que queremos hacer en algún momento sin determinar. Estos proyectos los apuntaremos en la lista “algún día / quizá”. Al completar un proyecto, podemos echar un vistazo a esta lista y emprender alguno de los proyectos, creando un proyecto activo y decidiendo cuales son sus próximas acciones. Así es mucho más fácil empezar con un proyecto que en el siempre hemos pensado como algo lejano.

Por otro lado, si un proyecto se pospone porque se ha de realizar a partir de una fecha concreta, tendremos que poner un recordatorio en ese fecha. Esto es el caso de preparar unas vacaciones, que querremos empezar unos meses antes de irnos.

La mejor herramienta para los recordatorios en el tiempo es el calendario. En él podemos apuntar todo lo que nos pueda interesar alrededor de una fecha, como:

• Recordatorios para poner en marcha proyectos: los usamos cuando no tiene sentido empezar un proyecto hasta cierta fecha, como en el caso de las vacaciones.
• Actos en los que queramos participar: aquellas actividades que no estén programadas antes de cierto momento. Si sabemos que unas conferencias se repiten cada año, nos pondremos un recordatorio cuando creemos que estará publicado el programa de ponencias.
• Recordatorios de decisiones: quizá haya ahora un asunto del que no tengamos suficiente información para tomar una decisión. En ese caso, además de activar la búsqueda de información (quizá necesitemos hacer una llamada o reclamar algo a la espera), pondremos una nota en el calendario para no olvidar que esa decisión está pendiente.

Yo uso un calendario en web, que me permite trabajar con distintos calendarios o colores. Así mediante los colores distingo las acciones que realmente deben hacerse ese día y las que he apuntado como recordatorio. Esto se puede aplicar también a calendarios en papel (usando distintos colores o poniendo marcas para distinguir unos recordatorios de otros).

Getting Things Done aconseja también un recordatorio físico mediante carpetas. Es una opción cuando se quieren usar objetos físicos como recordatorios (por ejemplo, usar un formulario de impuestos para recordar que se ha de hacer la declaración de la renta). En mi caso, me siento cómodo trabajando sólo con un calendario.