Du Tudú: GTD y productividad personal

Para empezar a trabajar, después de registrarnos, hemos de crear un proyecto. Desde ahí pasamos a trabajar con el interface del proyecto. La pantalla se divide en tres columnas, que representan contenedores de tareas. Los tres contenedores o columnas se llaman “Current”, “Backlog” e “Icebox”.

En PivotalTracker las tareas se llaman ‘historias’, porque no describen una tarea técnica (como ‘implementar un formulario de registro’) sino que la acción se explica desde el punto de vista del usuario (‘el usuario ha de poder registrarse’). Como se ve, está muy orientado a entornos de desarrollo, como la programación, aunque nada impide usar las historias con descripciones de tareas comunes.

Las historias que creamos aparecen en la columna “Icebox”, que viene a ser una mezcla entre bandeja de entrada y archivo de ‘alguna vez / quizá’. Antes de empezar a trabajar en ellas, hemos de puntuar la dificultad de realizar la historia, entre 0 y 3 puntos. Una vez puntuada, aparece un botón ’start’ en la historia.

Cuando las tareas están listas para ser hechas, las arrastramos a la columna “Current” (historias pendientes actualmente), y de ahí podremos asignarnos la historia para hacerla. La puntuación que hemos dado a la historia tiene dos finalidades. La primera, controlar la carga de trabajo. La columna ‘current’ tiene un límite de puntos, esto es, cabe una cantidad limitada de historias (o puntos). Sobrepasado ese límite, las historias sobrantes se trasladan automáticamente a la colummna ‘backlog’. La idea es mantener la lista de tareas corta y realista, en lugar de ser una lista larga y generadora de estrés.

La segunda razón para los puntos es que el sistema tiene una medida llamada ‘velocidad’, que es la media de puntos por semana que una persona finaliza. Esa medida puede ser útil para hacer una aproximación del rendimiento de esa persona.

Los posibles estados de una historia tienen en cuenta también la diferencia entre hacer una tarea y dejarla lista para que el cliente la pruebe; y también da la opción de aceptar o rechazar una tarea finalizada, de forma que se puede incluir al cliente en el ciclo de desarrollo.

PivotalTracker es una aplicación gratuita, y sus creadores mantienen que seguirá siéndolo a pesar de futuros servicios de pago.