Du Tudú: GTD y productividad personal

Prepárate para las vacaciones

Acabamos de entrar en verano. Hace semanas que estamos preparando las vacaciones y dentro de poco podremos disfrutarlas; al fin y al cabo nos las hemos ganado con todo lo que hemos trabajado durante el año.

Aún estando en esta recta final antes del descanso merecido, podemos ser más productivos aprovechando esta circunstancia especial, aplicando algunas cosas que ya conocemos de GTD

Cierra todos los proyectos que puedas.

No es sólo porque tu jefe o clientes vayan a tomarse mal que dejes algunos proyectos colgados. Cerrar los proyectos que tienes entre manos permitirá que los liberes de tu mente, evitando que pienses en ellos durante las vacaciones. Acepta nuevos proyectos, pero dando plazos para empezarlos pasados tus días de descanso, y una vez aceptados procura no empezar su desarrollo.

Haz un ciclo profundo de organización

Los que hayan seguido el método GTD, recordarán cuando empezaron a usarlo. Los primeros pasos seguramente llevaron días, pero fueron muy productivos y nos dejaron con la mente mucho más vacía de preocupaciones. Esto fue porque nos tomamos suficiente tiempo para aplicar los consejos de GTD a todo lo que nos rodeaba. Si queremos irnos de vacaciones relajados, es un buen momento para repetir el proceso:

• Procésalo todo: además de tus bandejas de entrada habituales, revisa los cajones, bandejas y armarios de la oficina, en busca de cosas que puedas tirar a la basura o mejorar. No te dejes las estanterías ni las paredes. Deshazte de todo lo que puedas, y apunta todo lo que se pueda mejorar, para encargarte de ello a la vuelta.
• Observa las bandejas de entrada, archivos y otras herramientas: ¿qué problemas te han dado durante este año? ¿Necesitas nuevo material de oficina? Quizá debas hablar con tu administrador de correo electrónico para que te aumente la cuota de disco. O los cajones de archivo empiezan a atascarse y necesites nuevo mobiliario. Todo lo que puedas mejorar en este aspecto te ayudará en tu siguiente año de trabajo.
• Haz una revisión profunda de tus tareas: revisa tu sistema completo, más allá de la revisión semanal. Plantéate si ese proyecto que lleva tanto tiempo sin avanzar sería mejor dejarlo en la lista de ‘algún día’, o, al revés, pensar en hacer realidad alguna de tus ideas pendientes. Asegúrate de que todas las tareas que tienes asignadas deben ser hechas (sino, bórralas) o si eres tú la mejor persona para hacerlas (sino, delégalas).
• Haz una revisión a todas las alturas: coge el avión y ve nivel por nivel, viendo si tus tareas y tus objetivos se corresponden. Así empezarás el próximo curso seguro de que tus esfuerzos van en la dirección correcta.

Cambia de sistema de gestión de tareas

Quizá lleves tiempo pensando en usar un nuevo sistema de gestión de tareas, pero lo hayas retrasado por falta de tiempo, o por lo costoso que sería pasar todo lo que tienes apuntado. Hacerlo ahora te ayudará a matar dos pájaros de un tiro: además de los beneficios del nuevo sistema, pasar la información de un lado al otro es la mejor forma de sanear tu lista de tareas.

Desaparece

Hoy en día es difícil para algunos irse de vacaciones y que nadie nos interrumpa el descanso con una llamada inoportuna. Aun así, intentemos evitarlo tanto como podamos.

Acuerda con otro compañero las fechas de vacaciones. Antes de irte, explícale el estado de tus distintos proyectos, y avísale de las posibles incidencias con las que pueda encontrarse. Pon en tu correo electrónico un mensaje de ‘fuera de la oficina’ indicando los datos de contacto de tu compañero para temas urgentes. No te sientas culpable, cuando él esté de vacaciones te tocará a ti echarle un cable.

Si puedes, desconecta el teléfono. Si no puedes, intenta desviar todas las llamadas directamente al buzón de voz; no evitará que te enteres de que te llaman, pero podrás gestionar mejor cuándo y cómo atenderlas. Lo mismo sirve para consultar el e-mail.

Prepara lectura para las vacaciones

Aprovecha los días de descanso para leer. Prepárate libros de temas que te puedan ser útiles, ya sea para tu área profesional (acerca de nuevos procedimientos en tu industria, un lenguaje de programación que aún no conoces), mejorar tu productividad (quizá una relectura de GTD) o para ayudarte en tus objetivos.

Todos estos consejos van orientados sobretodo a tres objetivos que creo básicos en unas vacaciones. El primero es evitar que nosotros mismos nos generemos estrés pensando en el trabajo en las pocas ocasiones que tenemos para desconectar de él. El segundo es prevenir que otros nos interrumpan el descanso. Finalmente, el tercero es empezar el nuevo curso con los objetivos a seguir lo más claro posibles.

Actualización: he descubierto este artículo en El Canasto que complementa perfectamente lo dicho aquí.