Mientras procesamos nuestras cosas nos encontraremos con que hay acciones concretas que es mejor que hagan otras personas, ya sea porque es su responsabilidad o porque pensamos que será más productivo que se encarguen ellas. Ha llegado el momento de delegar.
Delegar es una palabra que no me gusta demasiado, suena mucho a entorno empresarial. Delegar, en cambio, es algo que hacemos a diario también en nuestra área personal: pedimos a nuestra pareja que haga una gestión en el banco, a nuestros amigos que traigan los postres para la fiesta, a nuestra hermana que piense un regalo para el cumpleaños de nuestro padre, etc.
Delegar es muy sencillo, y aún lo es más delegar mal. A menudo pensamos que delegar consiste sólo en ‘pasar la patata caliente’ a la otra persona y desentendernos. Nada más lejos de la realidad: la responsabilidad original sigue siendo nuestra, y a nosotros nos van a rendir cuentas. Así que mejor llevar un buen seguimiento de aquello que delegamos, porque nadie va a aceptar excusas sobre gente a la que hemos pedido cosas y no han respondido como debían.
Pongámonos manos a la obra. Estos son los pasos a seguir para delegar:
- Detecta las cosas a delegar:cuando estés procesando tus bandejas de entrada piensa en delegar como unas de las posibilidades.
- Define exactamente qué hay que hacer: así la persona que tenga que hacer la acción sabrá qué esperas de ella.
- Escoge como delegar la acción:Tienes varas formas de hacerlo: por e-mail, con una llamada, reuniéndonos… El e-mail es una buena opción porque puedes detallar instrucciones y adjuntar documentación, y es poco intrusivo. La peor opción siempre es la reunión (comprometes tu tiempo y el de la otra persona), pero puede ser necesario. En cualquier caso, verifica que la hora persona ha recibido y entendido el encargo.
- Anota qué, cuándo y a quién:apunta en una lista de «a la espera» a quién has delegado la tarea y la fecha en la que lo has hecho. Es necesario mantener un registro de cosas delegadas para hacer un seguimiento de ellas.
Fotografía: Sonya por joshuahoffmanphoto