En GTD se aconseja agrupar las próximas acciones en contextos, esto es, situaciones en las que estamos en el lugar o tenemos la herramienta nacesarios para hacer una acción.
Desde que David Allen habló en el libro GTD por primera vez de los contextos, la cosa ha cambiado mucho. Entonces no era corriente tener conexión a Internet continuamente, para muchos ni siquiera teléfono móvil. Por eso hablaba de contextos como «cuando tenga un teléfono cerca», «delante del ordenador» o «conectado a Internet» como situaciones aisladas a lo largo del día.
Hoy todo eso está superado, y tenemos más recursos siempre disponibles. Gran parte de nuestro trabajo es alrededor del ordenador, que está siempre conectado a Internet (o casi, y disponemos de uno en casa, otro en la oficina y otro en el bolsillo, todos conectados entre ellos.
Por esta razón hoy en día suele haber cierta tendencia a crear un contexto ‘cualquiera’, en el cual se suelen dejar esas tareas que se pueden hacer en cualquier momento porque no requieren nada de lo que no se suela disponer. Al fin y al cabo, si podemos enviar un email en cualquier momento, ¿por qué no apuntarlo para hacerlo «en cualquier momento»?
Aunque esto parece tener mucha lógica, el uso del contexto ‘cualquiera’ es una involución de la gestión de acciones y puede esconder algunos problemas.
Primero, puede que usemos el contexto ‘cualquiera’ para no hacer un esfuerzo a la hora de organizar las próximas acciones, o incluso de clarificar cuáles son nuestros contextos.
Por ejemplo, puede que pongamos en el contexto ‘cualquiera’ enviar un documento por e-mail. Cuando llegamos a casa decidimos escribir ese correo, para darnos cuenta de que lo guardamos en el ordenador de la oficina. Escribir e-mails desde cualquier sitio sí, pero no todos los e-mails son iguales.
Una ventaja de usar contextos es que organizan acciones del mismo tipo. Pongamos por ejemplo las llamadas telefónicas. Hoy en día siempre tenemos un teléfono cerca, así que los contextos «cualquiera» y «llamadas», en cuanto a herramientas y disponibilidad, serían equivalentes.
Ahora, hay una gran diferencia entre usar un contexto u otro. Con el contexto «teléfono», una vez empiezo con una llamada puedo hacer el resto tomando la ventaja del trabajo por lotes. Si todas las llamadas las tengo en un saco junto con otros asuntos, pierdo esta ventaja o tendré que hacer un esfuerzo extra en agrupar las llamadas (cuando el momento de hacer esa agrupación es al procesar o revisar, no cuando estamos trabajando).
Los contextos son una herramienta de organización. Si como tal no definimos correctamente las categorías (en este caso los contextos) corremos el peligro de no encontrar las cosas cuando nos hacen falta (o acciones que no corresponden a nuestro contexto real). Una situación de no distinguir bien a qué categoría corresponde una acción es una señal de que debemos dar un paso atrás y clarificar y renovar esas categorías.
Fotografía Vincent_AF cc