Anteriormente vimos que la mejor herramienta para empezar a trabajar en GTD depende de las preferencias de cada uno. De la misma forma, una vez escogidas, tampoco hay herramientas que vayan a ser siempre las mejores.
Por otro lado, hay unos materiales básicos que nos van a venir muy bien para los 5 pasos de GTD:
- papel y notas para capturar
- una bandeja para recopilar todas las notas
- carpetas y algún tipo de archivo para organizar
- un gestor de listas
- útiles de escritura, como bolígrafos, lápices, etc.
Otras herramientas en el entorno de trabajo
Para trabajar de la mejor forma, tendrás que escoger un espacio que adecuar a tus necesidades. Éste deberá tener ciertas herramientas que necesitarás. Por ejemplo, ¿de qué servirá tener una lista de llamadas pendientes, si no tienes un teléfono cerca?
Dentro de esta lista de útiles entra lo siguiente:
- Teléfono, para realizar llamadas. Si parte de tu trabajo implica hablar por teléfono mientras usas el ordenador, busca también un auricular manos libres, es una inversión que tus cervicales agradecerán
- Ordenador: no sólo has de tenerlo si lo vas a usar, sino que debe estar en condiciones. Nada te hará ser menos productivo que un ordenador lento y que se reinicia frecuentemente
- Accesorios de ordenador: no escatimes en una buena pantalla, un teclado con buen tacto y un ratón cómodo. Parece una tontería, pero piensa que un teclado con tacto malo hará que cargues tu túnel metacarpiano más de 3.000 veces para escribir un texto como este (si te cuesta hacerte una idea, imagínate 3.000 pellizcos).
A esta lista podemos añadir cualquier cosa para un entorno de trabajo cómodo.
Aprende a usarlo
Sea cual sea tu elección, hay dos cosas importantes. La primera es que te sientas cómodo: un programa que lo use mucha gente y que tenga muchas opciones puede no ser el mejor para ti.
La segunda es que una vez hayas escogido tus herramientas lo mejor es aprender a usarlas. Busca en Internet videos o tutoriales sobre todo lo que se puede hacer, y conviértete en un experto. Verás el aumento de productividad que supone el cambio de buscar opciones en los menús de un programa a aplicarlo con una combinación de teclas, sin apartar los dedos del teclado.
Piensa también que las herramientas sólo son perfectas para quien las diseñó, pero difícilmente lo sean para ti. Que eso no te de pie a perderte buscando el Santo Grial de las herramientas, porque si es así nunca estarás satisfecho. Empieza simple y ve añadiendo requisitos.
Escoger una herramienta no te liga a ella para siempre. Evalúa de vez en cuando si sigue siendo una buena herramienta, o si hay algo que necesitas y no has conseguido complementar. Prueba otras herramientas y haz el cambio sólo cuando estés seguro de que vale la pena (mejor estar unos días duplicando el trabajo en dos herramientas, que cambiar radicalmente para arrepentirnos al cabo de poco).
Fotografía: Workspace_1 por newmediarchitect