El modelo de los seis niveles de altura de GTD clasifica nuestros objetivos en plazos, usando la metáfora de un avión. Empezaremos por definir cuáles son estos seis niveles, más tarde comentaremos por qué es importante usar este modelo en nuestras revisiones.
Los seis niveles de altura
Como hemos dicho, este modelo usa la analogía de un avión. Imaginemos que subimos a un avión en el asiento de ventanilla. Mientras el piloto encara el aparato en dirección de la pista de despegue, vemos todos los detalles de tierra, como las caras de los operarios o los defectos del pavimento de las pistas. A medida que nos alzamos, podemos ver la pista completa de despegue. Un poco más tarde, veremos todo el aeropuerto, después un barrio de la ciudad hasta que, finalmente, veremos prácticamente una provincia entera, sin detalles pero distinguiendo ríos y montañas.
El modelo de los seis niveles pretende que dediquemos tiempo a revisar nuestras tareas y objetivos de la misma forma:
- Pista de aterrizaje: es la lista de próximas acciones, del trabajo del día a día. Una llamada pendiente está en el nivel de pista de aterrizaje, ir a hacer un recado también.
- 3.000 metros: los proyectos actuales. Subimos un poco para centrarnos en los objetivos a corto plazo. Cuándo revisemos este nivel tendremos la lista de proyectos, que incluye por ejemplo el cambio de mobiliario de la habitación.
- 6.000 metros: áreas de responsabilidad. Cuando nos encargamos de desarrollar un proyecto es porque somos la persona más adecuada, somos los responsables de un área. En casa sé que todo lo que sean reparaciones o tenga que ver con informática va a recaer sobre mí. Igualmente, sé que en mi trabajo se espera que yo haga funcionar una serie de áreas.
- 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales. Tener en cuenta este nivel de vez en cuando también nos da otra perspectiva. Pongamos que dentro de un año queremos estar en una posición más allá de nuestra situación en el trabajo. Si queremos que eso sea así, tendremos que crear una nueva área de responsabilidad (avanzar en nuestra posición) que requerirá nuevos proyectos (mejorar nuestra formación, diseñar proyectos a mayor plazo para la empresa, etc).
- 12.000 metros: visión con un plazo de entre tres y cinco años. Los objetivos de este nivel también nos pondrán sobre alerta de otras responsabilidades que no podemos conseguir de forma inmediata. Por ejemplo, si en ese plazo queremos aumentar nuestra família, no podemos esperar al último momento a cambiar de casa, mejorar nuestra situación financiera, etc. De ahí destilarán elementos a tener en cuenta en el resto de niveles inferiores.
- 15.000 metros o más: la vida. Es la visión más general, nuestra propia respuesta a la pregunta «por qué». ¿Por qué existe mi empresa? ¿Por qué existo yo?
Ventajas del modelo de seis niveles
Los seis niveles explicados son algo arbitrario, es una forma de visualizar nuestros objetivos. Sobretodo los tres niveles más altos contienen objetivos que no es fácil meter en un nivel concreto. El modelo debe ser una guía.
Lo que sí es importante es que de vez en cuando revisemos todos los niveles para no dejar huecos. Por ejemplo, a veces no se tiene en cuenta el nivel de las áreas de responsabilidad. Por eso si hacemos una lista con todos los objetivos de esas áreas podremos crear proyectos adecuados para no dejarlas descuidadas. Y esto pasará con cada uno de los niveles.
Cómo revisar los seis niveles
Este modelo es una forma de agrupar los objetivos. Podemos empezar por el nivel que queramos a revisarlos. Por ejemplo, Stephen Covey propone un enfoque «de arriba a abajo», es decir, tener claro primero qué queremos en la vida para escoger las acciones a realizar.
Por otro lado, es una buena idea, sobretodo al principio, hacer una revisión «de abajo a arriba», es decir, empezando por los detalles y las próximas acciones. La ventaja de hacerlo así es que si primero procesamos nuestro entorno más inmediato nos quitaremos el estrés de encima y podremos concentrarnos en niveles superiores.
El enfoque de abajo a arriba y su revisión también nos permite validar a menudo que las acciones y proyectos actuales que tomemos están en sintonía con las áreas de responsabilidad, y así con todos los niveles. Si, por el contrario, estamos haciendo cosas que no encajan con nuestras aspiraciones más altas nos podemos estar engañando o sentir que estamos tirando el tiempo.
Igual que una frecuencia semanal para revisar los proyectos (3.000 metros) es aconsejable, no está de mas que cada mes veamos si nuestras áreas de responsabilidad están cubiertas (6.000 metros) con los proyectos. Cada seis meses quizá, revisaremos si hay alguna nueva área de responsabilidad que debamos tener en cuenta para conseguir los objetivos anuales (9.000 metros). Finalmente, los niveles superiores (de 9.000 metros en adelante) deberíamos revisarlos al menos una vez al año.
Fotografía 1: hard to resist, por POSITiv
Fotografía 2: Penang Island, por Ke Wynn