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GTD: La revisión general


Hemos comentado tres tipos de revisiones: la revisión continua, con un caso concreto de revisión diaria, y la revisión semanal. Si te has fijado, estas revisiones funcionan como pilares para mantener una pirámide.

Si apuntáramos las listas, los proyectos y los objetivos en listas, la lista más larga sería la de las próximas acciones. Esto sería la base de nuestra pirámide. La revisión continua o la revisión diaria son los pilares que mantienen esta base en pie.

La siguiente lista más grande sería la de los proyectos. También es un nivel superior de abstracción de las acciones, es decir, los proyectos están a medio camino entre lo práctico de las acciones y lo teórico de los objetivos. La revisión semanal hace de soporte a los proyectos y su comunicación con el nivel inferior (las acciones).

Pero aún nos quedan algunos niveles hasta llegar a la punta de la pirámide. Ya hemos nombrado los objetivos. En concreto, David Allen nos explica el modelo de los seis niveles de altura:

  • Nivel del suelo, con las próximas acciones
  • 3.000 metros, que comprende los proyectos
  • 6.000 metros, donde están las áreas de responsabilidad
  • 9.000 metros, los objetivos anuales
  • 12.000 metros, visión a 3 o 5 años vista
  • 15.000 metros o más, objetivos en nuestra vida

GTD no habla de cómo gestionar o cómo decidir qué poner en estos niveles más altos, hay otros autores más especializados en ese tema. Lo que sí nos da GTD es un sistema con el que podemos despejar los dos niveles más bajos, y una herramienta para integrar nuestras decisiones de los niveles altos con los niveles más bajos.

Eso quiere decir que de vez en cuando debemos hacer una revisión general, esto es, revisar los niveles más altos (objetivos, áreas de responsabilidad, etc.) y ver si están alineados con los niveles más bajos. Al fin y al cabo, llegar a nuestros objetivos depende de que hagamos lo que nos acerca a ellos, y dejemos de hacer lo que no nos aleja.

Como toda revisión, cada uno puede decidir qué frecuencia desea para hacer revisiones generales de sus niveles. Una buena forma es hacer un repaso una vez al mes, para ver que los proyectos que no ha habido cambios en las áreas de responsabilidad que nos obliguen a cambiar nuestros proyectos. Los niveles más altos pueden revisarse cada tres o seis meses, o, como siempre, cada vez que sintamos que lo hemos de hacer para confiar en el sistema.

Fotografía: Chichen Itza’s Kukulcan Temple por kyle simourd

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