Para ser efectivo, uno de los elementos clave es la gestión de la energía, trabajar en ciertas tareas en función de cuándo tenemos más energía y cuando menos, pero también buscar la forma de maximizar la energía. Una forma es haciendo actividades que nos hagan recuperar energía cuando tenemos menos. Otra es buscar la forma de que no se consuma tan rápido.
Dentro de estas tácticas está el cuidar el espacio de trabajo. Si tenemos trabajo de oficina, sea fuera o dentro de casa, y pasamos muchas horas frente al escritorio o el ordenador, hemos de mejorar este espacio para que, en cierta forma, trabaje para nosotros.
Las primeras cosas que podemos cuidar son:
- El escritorio. Necesitamos que tenga suficiente espacio para las actividades que llevemos a cabo. Si solo usamos el ordenador quizá nos baste con el espacio para la pantalla y el teclado, y algo más para tener papel y lápiz (y poder capturar o garabatear). Si a veces usamos papeles, espacio para desplegarlos, consultaros y trabajar sobre ellos. En cuanto a tenerlo «ordenado», lo que es imprescindible es que esté todo organizado (cada cosa está en el lugar donde después la vayamos a encontrar), que podamos disponer del espacio que necesitamos con facilidad sin interrumpir el flujo de trabajo (no tener que apartar cosas, buscar en pilas, etc.) y que no te provoque distracciones. La mayoría de veces esto se consigue manteniendo el espacio ordenado, pero cada cuál conoce mejor sus preferencias mientras se cumplan estos principios.
- La silla ha de ser de calidad. Es un elemento en el que vamos a pasar muchas horas, y va a influir en nuestra energía porque en cuanto más tiempo estemos sentados sin molestias ni incomodidades, más tardaremos en que estos problemas nos interrumpan inconscientemente. Por tanto, si tenemos opción, es mejor buscar sillas ergonómicas para oficina. Dentro de las molestias posibles están las relacionadas con el asiento, la espalda, los brazos, etc. así que valdrá la pena buscar una silla con la que nos sintamos cómodos durante muchas horas, no solo por comodidad sino también por salud.
- Necesitamos suficiente iluminación, tanto para trabajar con las pantallas como para trabajar sobre el escritorio, y luz complementaria para el resto de la habitación. La luz natural siempre es mejor (por potencia y por ser conscientes del ciclo del día), pero hay que llevar cuidado con los reflejos en las pantallas, que pueden ser muy molestos.
- La alineación de los elementos del espacio, que seguramente habremos oído ya en alguna sesión de prevención de riesgos laborales.
- Por último, la facilidad de acceso al material que necesitas. Procura tener cerca aquellas herramientas que más usas, y aparta las que apenas usas para que no te molesten. Puedes profundizar en esto con el método 5S, aplicándolo en varios ciclos.
Esto es una pequeña guía que te puede servir para empezar a darle a tu espacio de trabajo el tratamiento que merece. Recuerda de que no se trata de que tenga un buen aspecto para los demás, sino de convertirlo en lo más funcional posible, como una herramienta más, y que facilite tu flujo de trabajo provocando el mínimo de interrupciones.
Fotografía de Norbert Levajsics