El maestro Jerónimo Sánchez escribía hace unos días sobre por qué es malo planificar, y hacía especial hincapié en las tareas más importantes o TMIs. Es un artículo excelente del cuál recomiendo la lectura, aunque me gustaría aportar unos matices con mi opinión.
Vayamos por partes. La planificación, entendida como decidir por adelantado qué se va a hacer y cuándo, no sirve en el trabajo del conocimiento, pero no sólo no es dañina sino que es útil en entornos estáticos. Permite optimizar el uso y la movilización de recursos en sistemas donde las excepciones son eso, excepciones. En un entorno controlado como una fábrica planificar me permitirá tener la materia, los trabajadores y el material de embalaje justos, ahorrando en almacenaje y demás; el beneficio de la planificación compensará con creces las pocas excepciones (avería de máquinas, bajas de personal, etc.).
En el trabajo del conocimiento, en cambio, la planificación se convierte en un «antipatrón» productivo que hace más mal que bien, ya que como explica Jerónimo, la información sobre las acciones (tanto la planificada como las no planificadas) puede cambiar entre el momento en el que se decide planificar y el instante en el que vamos a ejecutarlas.
Las tareas más importantes, a grosso modo, no dejan de ser unas tareas planificadas también, por tanto se deben evitar. Aparentemente.
Valga decir que no soy usuario de TMIs como tales, pero entiendo las ventajas de éstas, bien contextualizadas y bien usadas, siguiendo los buenos hábitos productivos. Como dice Jeroen Sangers, no hay que seguir al pie de la letra lo que dicen las metodologías mientras mentengamos los principios productivos, como el ejemplo que nos da sobre la revisión semanal.
Lo mismo sucede con las TMIs, pueden funcionar mientras mantengan los principios productivos. Las TMIs se aconsejan dentro de otra serie de «trucos», que se hicieron populares hace diez años y que casi siempre han aparecido juntos como si fuera un mantra:
- Hacerlas a primera hora del día.
- Si puede ser, llegando antes que tus compañeros al trabajo para aprovechar el silencio antes de que éstos empiecen a llegar.
- No abras el correo electrónico hasta que hayas acabado las TMIs.
Básicamente, lo que estos «trucos» están haciendo es crear un entorno con las siguientes condiciones:
- Un contexto en el que la energía de la persona es alta, pudiendo dedicarse a acciones que requieren más energía (desde concentración a capacidad de decisión o fuerza de voluntad).
- Un entorno con pocas o ninguna interrupción, que maximiza el tiempo que podemos dedicar a las acciones.
- Un conocimiento congelado en el tiempo, en el sentido de que al no abrir el correo electrónico no hay ningún cambio en la información de la que disponemos; de esta forma nos da igual haber tomado la decisión sobre la siguiente acción el día anterior por la tarde o el mismo día por la mañana.
Esto, traducido, quiere decir que estamos decidiendo hacer una acción en un contexto de disponibilidad alta y energía alta, con la información de la que disponemos, y esta se mantienen del información se mantiene entre la decisión de iniciar la tarea y la ejecución de ésta.
Además hay una serie de beneficios añadidos que vale la pena tener en cuenta. Por ejemplo, reducimos la resistencia ante una tarea que nos cuesta hacer porque la decisión ya está tomada («casualmente» este entorno de trabajo es el que sugiere también Bria Tracy con su célebre «¡Tráguese ese sapo!«). Empezar el día con una acción grande terminada nos motiva. Estas cosas no son parte de un sistema productivo en sí, aunque todo lo que sea sumar energía física o emocional cuenta.
Hay que tener en cuenta que este entorno es una particularización del sistema, un ejemplo concreto creado a propósito que puede o no aplicarse a cada uno. Por mi dinámica de trabajo, yo puedo hacer acciones antes de abrir el correo electrónico (aunque decido no hacerlo) y «congelar» mi conocimiento. Si mi trabajo dependiera de una sede en distinta zona horaria, de la información inmediata (las noticias del día influyen en la cotización de la bolsa, para los brokers), o el conocimiento se alimentara de otra forma (recibir llamadas frecuentes fuera de horario de oficina), este «truco» ya no sirve.
Para eso existe el sistema, para conocer los principios y adaptarlo a nuestra forma particular de trabajar. Tomar una recomendación sin validarla es dar un paso atrás en nuestra efectividad, puede ser más dañino que beneficioso.
Fotografía: Luis Llerena