Mis próximas acciones no son todas iguales. Algunas debo hacerlas ya, algunas acciones no tiene sentido hacerlas hasta dentro de unos días, y otras las he de hacer a diario.
Tengo mis acciones repartidas en distintos ‘contenedores’. No es que las tenga desperdigadas al azar, al contrario. Si tengo distintos tipos de acciones también necesito distintas formas de organizar las acciones.
Los contenedores que uso son: las listas de acciones, las listas de control, y dos calendarios. Los dos calendarios los veo a la vez en el mismo programa (en el calendario del iPhone o el Google Calendar por web), pero los tengo separados.
Uno es el calendario de citas, que tiene las cosas que realmente he de hacer tal día o a tal hora. El otro calendario es el de recordatorios, es una especie de ‘bandeja de entrada programada’, lo que aparece ahí pasa a la bandeja de entrada real para que lo procese. Nunca me han gustado las 43 carpetas de David Allen, y con el calendario digital he conseguido la misma funcionalidad.
Presentados los contenedores, esta es la forma en la que reparto las acciones en función de su naturaleza. Empecemos con las acciones puntuales, las próximas acciones resultado de procesar las bandejas de entrada. Hay dos tipos de próximas acciones:
- Las que debemos hacer cuanto antes, o cuando sea, que en GTD es lo mismo. Por ejemplo, he de ‘instalar el escáner en mi portátil’. Estas van en la lista de próximas acciones (si usas contextos, en la lista del contexto que corresponda)
- Las que deben hacerse un día, o un día y hora concretos, como la cita que tengo con un amigo el próximo martes para comer. Estas las apunto en el calendario de citas. ¡Cuidado con caer en la trampa de usar el calendario para cosas que realmente no tienen fecha!
A parte, hay otras acciones a parte de las próximas acciones, que organizo de esta forma:
- Acción diaria o frecuente: ya sea como una cosa temporal (tomar una medicina cada dia durante una semana) o un hábito que quieras adquirir. También sirve aunque no sea para cada día (regar las plantas los lunes, miércoles y viernes). Para cosas que se repiten siempre igual uso las listas de control.
- Otras acciones frecuentes que tienen fecha: últimamente voy al gimnasio los martes y jueves a la misma hora, porque así coincido con mi pareja. Esto se repite cada semana, pero como es un momento concreto del día, pasa a ser una cita. Lo apunto en el calendario de citas que, de paso, programo para que las citas se repitan semanalmente.
- Acciones que no tienen fecha pero son fácilmente eludibles: si te hablo de la revisión semanal, enseguida sabrás a qué me refiero. El día a día se me puede comer ese rato para hacer la revisión, así que tengo programada una cita en el calendario conmigo mismo cada viernes. Desde que lo hago así, sólo me la he saltado en casos muy extremos.
- Cosas que he de hacer con una frecuencia muy baja: en primavera y en otoño he de dar aceite a la madera, cada tres o cuatro meses he de hacer una revisión por niveles de altura, etc. Estas acciones las apunto en el calendario de recordatorio, y pasan a mi lista de próximas acciones cuando llega la fecha. Aquí también es útil programarlas para que se repitan para siempre.