Revisar nuestro sistema es parecido a mantener limpia nuestra casa. En casa dedicamos un día concreto a la semana a hacer una limpieza completa, barriendo, fregando, recogiendo y limpiando el polvo. Pero si durante la semana se nos derrama un bote de café sobre la encimera de la cocina, ¿esperaremos hasta el día que toca limpiar? Lo mismo si vemos un objeto fuera de su sitio, o caen unas migas al suelo después de comer.
Mientras que la revisión semanal es el equivalente al día de limpieza, hay otro tipo de revisión que es la revisión continua, que consiste en dedicar algunos segundos a lo largo del día a revisar y mantener el sistema.
Por ejemplo, si estamos haciendo un pequeño trayecto en autobús podemos sacar nuestra lista de próximas acciones y ver si hay alguna que se pueda tachar ya. Quizá entre estación y estación nos dé tiempo de revisar un par de listas.
Lo que pretendemos con esta revisión continua es estar seguros de que lo que estamos haciendo es lo que tenemos que hacer, que no estamos haciendo algo porque lo teníamos en RAM y en cambio dejamos de lado otras cosas que deben hacerse y están en una lista de próximas acciones.
Otro ejemplo, si estamos cerca de un teléfono, deberíamos sacar la lista de llamadas pendientes y ver si hay alguna que podamos hacer ahora, o incluso revisarlas y decidir que no queremos hacer ninguna. Estas pequeñas acciones van a aumentar nuestra confianza en lo que tenemos apuntado.
Estas pequeñas revisiones, como todo en GTD, no tienen una obligación sobre cada cuanto se han de hacer: se deben hacer tan frecuentemente como necesitemos para estar tranquilos. Para unos será varias veces al día, para otros una vez cada dos o tres días, e incluso cambiar depende de la época.
Qué es lo que debemos revisar
Cuando hagamos revisiones continuas revisaremos, por orden de preferencia e importancia:
- Calendario diario: recordemos que el calendario marca los eventos que inamoviblemente se tienen que hacer durante ese día concreto, incluso a ciertas horas concretas. Esto quiere decir que el calendario va a definir el mapa de cómo va a ir el día, qué cosas hemos de hacer y qué huecos nos quedan. Es por eso que para ser conscientes del mapa del día el calendario es la lista que más revisaremos.
- Las listas de acciones: una vez despejadas las obligaciones del calendario, toca revisar las listas de acciones, siempre las más apropiadas para el contexto en el que estamos: ‘llamadas’ delante de un teléfono, ‘oficina’ cuando estemos allí, ‘jefe’ cuando vayamos a entrar en una reunión con él, etc.
Revisando continuamente el calendario y las listas de acciones probablemente tengamos suficiente para avanzar en el día a día, siempre y cuando lo complementemos con una revisión semanal más profunda.
Fotografía: Solar Expansion Project Final Day por Wayne National Forest