Si se recopilan bien las cosas, al usar GTD nos damos cuenta rápidamente de todo el trabajo que tenemos pendiente, no porque GTD nos haga trabajar más, sino porque nos es más fácil identificarlo y organizarlo. Al principio, nos impresionará tener listas de cosas pendientes con cien elementos o más.
Todo lo que queramos guardar tendrá que estar correctamente organizado. El archivo básico para las próximas acciones es una lista sencilla. Esta lista la podemos tener en una hoja de papel, una tarjeta de cartulina, un documento de texto en el ordenador o un programa especializado en listas.
Podemos tener todas las acciones en una misma lista. No será suficiente, en cambio, en la mayoría de casos. La mayoría de gente tendrá fácilmente entre 50 y 100 próximas acciones a la vista. Enseguida se ve el problema: si voy a trabajar y empiezo a leer la lista desde el principio, antes de llegar al primer cuarto de la lista he perdido el hilo de lo que ya he leído.
Más importante aún, no siempre podemos hacer todas las tareas. Si estoy en la oficina y para buscar una acción que pueda hacer ahora leo antes 20 acciones que sólo puedo hacer cuando esté en casa, estoy sobrecargándome de trabajo para consultar una simple lista, cuando podría tener una lista a parte con sólo lo que puedo hacer en el trabajo.
Para solucionar esto, podemos separar la lista en listas más pequeñas. Podríamos separarlas sólo para que tuvieran un tamaño manejable, o por proyecto, pero eso no evitaría el problema de tener las acciones que podemos hacer y las que no mezcladas, como en el ejemplo de la oficina.
La mejor solución, por tanto, es separar las acciones por el contexto en el que las vamos a hacer. Si pasamos el día en la oficina, ¿por qué no tener una lista de cosas que sólo podemos hacer allí? Igualmente, si tenemos una serie de llamadas que hacer, ¿por qué no apuntarlas en una misma lista, y así las hacemos todas a la vez?
Hay una serie de contextos muy comunes que nos pueden servir para empezar:
Llamadas: para agrupar todas las llamadas que hemos de hacer. Aquí entra todo lo que corresponde a este contexto, desde la llamada a un proveedor para reclamar un pedido, hasta la llamada al médico para anular una cita.
- En el ordenador: para actividades que podemos hacer en cualquier sitio, siempre que sea con un ordenador delante, como redactar un documento de texto.
- En la oficina: la mayoría de cosas del trabajo caerán en este contexto.
- En casa: lo mismo, para las acciones domésticas.
- Recados: para todo aquello a lo que se ha de ir expresamente a un sitio. ¿He de comprar unos zapatos nuevos? ¿Se ha de ir a recoger un traje a la tintorería? Lo bueno de tener los recados en una sola lista es que antes de hacerlos podemos organizar una ruta para atender al máximo de ellos la misma tarde.
- Agenda: todo aquello que hemos de hacer con otra persona. Por ejemplo, si queremos preguntar a un compañero de trabajo varias cosas en la próxima reunión semanal, las apuntaremos en esta lista junto a su nombre.
- Leer/revisar: haremos acciones de esta lista cuando dediquemos un rato a la lectura, pero también cuando tengamos previsión de tener ratos muertos, como un viaje en tren, o tener que esperar en la consulta de un médico.
Fotografía: Conference Calls por BitBoy