Otra cosa que nos podemos encontrar al procesar la bandeja de entrada es información que queramos guardar pero por sí misma no suponga una acción. A esto le llamamos material de consulta.
A nuestra bandeja de entrada llegan muchos documentos. Después de eliminar los que no necesitemos, aún nos quedan las facturas, la revista a la que estamos suscritos, un calendario de actividades culturales y un catálogo de la tienda de instrumentos, por poner un caso.
¿Cómo guardamos todo este material? En GTD distinguimos el material de la siguiente forma:
- Material de apoyo de proyecto: estos documentos son los que tienen algo que ver con un proyecto que tengas activo ahora mismo. Un esbozo del jardín que estás construyendo o una lista de materiales para la manualidad que estás preparando para el fin de semana.
En este caso guardaremos el documento con el resto de material de apoyo de ese proyecto (y si no lo tienes aún, este es un buen momento para tomar una carpeta nueva vacía, etiquetarla con el nombre del proyecto y meter ahí todos los documentos que tengan que ver con él). Esta carpeta, al ser de un proyecto activo, debes mantenerla a la vista y accesible. - Material de referencia: es el resto del material de consulta, aquél que no requiere acción inmediata pero que tenemos intención de usar en el futuro. Entran aquí artículos de revistas que te puedan ser útiles o planos para una casa que planeas construír dentro de un tiempo. También entran aquí otros materiales que quieras o tengas obligación de mantener: facturas, contratos, comprobantes de pago, certificados de garantía, etc.
El material de referencia también lo guardamos en una carpeta etiquetada, como ya hemos explicado anteriormente. La diferencia principal con el material de apoyo es donde guardaremos la carpeta. Mientras en el material de apoyo es neesario que la podamos consultar rápidamente, el archivo de referencia debe estar fuera de nuestra vista para evitar distracciones.
Un documento no es ‘material de referencia’ para toda la vida, o ‘material de apoyo’, su situación cambia con el tiempo. Guardamos un catálogo como material de referencia, y al cabo del tiempo empezamos un proyecto para el cuál usaremos ese catálogo. Será su material de soporte y por tanto lo moveremos a la carpeta del proyecto. Cuando el proyecto acabe, volveremos a guardar el proyecto como material de referencia si tenemos intención de volver a usarlo.
Igualmente, en este vaivén del material de apoyo al de referencia y viceversa, recuerda eliminar cuando sea necesario. Primero de todo, ¿por qué voy a conservar la ficha técnica de una bicicleta de montaña, si no entra en mis planes comprar una? Y al acabar un proyecto de montaje, las instrucciones de cómo se monta nos han sido útiles, pero una vez montado ¿necesitamos las instrucciones para algo?
Fotografía: Bibliography por gadl