Las aplicaciones para gestionar las tareas de los equipos son herramientas útiles. Hoy en día, con Asana, Trello, Basecamp y demás están al alcance de cualquiera. Si trabajas con una diseñada para una metodología concreta, como scrumm o kanban, ya te viene dado cómo usarla. Una aplicación más abierta, que te permite escoger tu propia forma de usarla, requiere tu equipo y tú tendreis que poneros de acuerdo en cómo vais a trabajar.
Muchos intentos de adoptar estas herramientas fallan en que los usuarios no tienen unos hábitos productivos definidos sumado a que nadie decide cuáles van a ser las reglas del juego. Si esto sucede, al final se vuelve a los viejos hábitos y herramientas (es decir, los correos con copia a todos, la falta de visibilidad y de comunicación, y la dependencia de la capacidad de gestión de unos pocos).
Para establecer nuevas reglas de trabajo, el criterio básico es el siguiente: una lista de trabajo en equipo no es una lista de próximas acciones personal. En la lista común, las tareas están definidas para facilitar la comunicación entre los participantes. Un sistema de productividad personal debe contener el trabajo definido y organizado según el mapa de cada persona.
Eso quiere decir que en el sistema común el trabajo (en su sentido amplio: las tareas, los proyectos, los objetivos, la información adicional) ha de estar organizado de forma que comunique el máximo de información común a los miembros. Hay que redactar y organizar la lista de trabajo según principios productivos. Esto es principalmente:
- definir correctamente las tareas,
- asignar las tareas a personas,
- asignar las tareas adecuadamente,
- usar solo fechas de vencimiento objetivas.
La lista común de trabajo es un lugar de entendimiento, donde se debe buscar una metodología para que la información fluya, y ese es su ámbito, información para el grupo, y no es el sistema de productividad personal de ninguno de los participantes.
Cada participante, debe tener tiene su sistema de productividad personal separado de la lista común, y ésta ser sólo una extensión del sistema personal del miembro del equipo:
- el sistema común hará principalmente las veces de buzón de entrada cuando le asignen tareas,
- si tiene la responsabilidad de mover la lista de tareas (asignar, crear, modificar proyectos, etc.) debe revisar la lista común adecuadamente (ver qué trabajo parece abandonado como en una lista a la espera, detectar proyectos estancados, considerar qué tareas inactivas pueden activarse como si fueran tareas incubadas, etc.),
- si el sistema permite adjuntar información (como hablamos en el artículo) también recordar que contiene parte de la información de consulta (documentos, conversación sobre la tarea…)
El sistema personal es imprescindible que sea distinto del común porque cuando le deleguen una tarea:
- normalmente será un proyecto: en el trabajo del conocimiento las personas se delegan entre ellas resultados, no acciones. Cada resultado que nos deleguen debe ser procesado: decidir si debemos tomar alguna acción concreta y cuál sería esta. Y nosotros somos los únicos que podemos hacer esto con nuestro trabajo.
- no estará «bien escrita»: cuando revisemos nuestro sistema las cosas deben estar escritas de la misma forma que las pensamos, con nuestras propias palabras, para ir lo más rápido posible al revisar.
Por eso no debemos depender de la lista en el sistema común, sino que siempre debemos procesar e introducir en nuestro sistema, de ahí el tratarla como una bandeja de entrada.
Las listas comunes de trabajo para un equipo son un gran método de concentrar la información pero no son un sustituto de un sistema de productividad personal. Siempre, como con el correo, debe haber un paso de traducción a nuestro mundo personal.
Fotografía: Kaboompics