Hemos hablado de como llevar la lista ‘Algún día/quizá’, y los errores en los que podemos caer al usarla. Ahora vamos a ver cómo mantener esta lista para que se mantenga en forma, que sea válida aunque pase el tiempo.
Para que la revisión sea productiva tómatela en serio, párate en cada elemento de la lista y dedica el tiempo que creas necesario para pensar en él.
Hay varios puntos de vista desde los que mirar la lista ‘Algún día / tal vez’, no todos tienen la misma importancia ni necesitan la misma frecuencia. He dividido estas formas de ver la lista en tres bloques.
Revisión semanal
Dentro de la revisión semanal de nuestro sistema GTD debemos repasar la lista ‘Algún día / tal vez’. Nos pararemos en cada uno de los proyectos de la lista y pensaremos si ya podemos empezar con él, pasarlo a la lista de proyectos activos.
Recuerda, pusimos este proyecto en la lista ‘Algún día / tal vez’ porque había algo que nos detenía, un recurso que nos faltaba o una situación que no se daba. Recuerda qué era eso que nos detenía, y si ya no es un estorbo entonces no hay razón para no empezar a trabajar.
En caso de que un proyecto siga encallado, tal vez sea porque estamos a la espera de otro proyecto más. Asegúrate entonces de que ese otro proyecto está al día (si está ya terminado, si tiene próximas acciones en caso de estar activo, si lo podemos activar en caso de estar también en esta lista, etc.)
Revisión mensual
Cada mes aproximadamente, dentro de la revisión semanal si quieres, haz una revisión un poco más profunda de los proyectos de esta lista ‘Algún día / tal vez’. Nuestro objetivo en esta revisión es ver que pasa con esos proyectos que llevamos semanas sin pasar a la lista de proyectos activos. Un mes es un tiempo aproximado. Ajústalo al tiempo que tú te sientas cómodo.
Cuando estemos revisando la lista y revisemos uno de estos proyectos que lleva dando vueltas en la lista mucho tiempo, hemos de encontrar la razón de por qué no lo hemos movido. Hazte estas preguntas:
- ¿Está claro qué es lo que quiero conseguir con este proyecto? Como usamos GTD, es poco probable, pero aún así todos podemos tener un día de despiste. Cuando pusiste este proyecto en la lista, ¿analizaste realmente lo que querías conseguir? ¿O ponerlo en esta lista fue solo una forma de procrastinarlo? Si crees que este puede ser el problema, vuelve a procesarlo.
- ¿Tienes claro qué es lo que estás esperando para activar este proyecto? Quizá no acabaste de hacer el análisis completo del proyecto y te faltó este detalle. Dedícale unos instantes a clarificar qué es lo que te bloquea
- ¿Necesita un proyecto o acción previos? Hemos de hacer lo que esté en nuestra mano para superar el bloqueo y activar cada proyecto. Si está en nuestra mano, ¿tienes un proyecto activo, o una próxima acción, que te lleve a superar este atasco? Si depende de otra persona, ¿lo tienes en la lista de ‘a la espera’ y has tomado las acciones necesarias para recordárselo? Incluso, ¿estás seguro de que esa persona sabe que estás a la espera? Envíale un e-mail o llámala para poner en marcha la maquinaria
- ¿No depende de ti que mejore la situación? Si ves que no acaba de llegar el momento, toma la iniciativa; sé proactivo, apela a tu creatividad y busca una forma alternativa de tirar adelante el proyecto. ¿Puedes plantearlo de otra forma? Si estabas a la espera de una persona o entidad, ¿puedes pedirle ayuda a otra persona distinta? Los proyectos los hacemos para satisfacer nuestros objetivos. Si sabes cuál es tu objetivo, ¿hay algún otro proyecto posible que nos lleve a cumplir el objetivo?
- ¿Seguro que lo quieres hacer? Quizá apuntaste este proyecto por la excitación de un momento concreto, por una presión social que ahora ya no tienes etc., y ahora, ‘en frío’, te parece que ese proyecto no te lleva a ningún lado, que no te satisfará de ninguna forma o que no te sientes cómodo haciéndolo. Si es el caso, quítalo de tu lista.
Revisión cada 6 meses
Esta no es una revisión individual, se incluye dentro de la revisión de los seis niveles de alturas. En esa revisión nos aseguramos de que nuestros objetivos a medio y largo plazo siguen siendo válidos.
Como en esta revisión podemos cambiar nuestros objetivos, hemos de repercutir esos cambios en niveles inferiores, como son los proyectos y las acciones. Si eliminamos algunos objetivos algunos proyectos (tanto activos como en la lista ‘Algún día / tal vez’) ya no servirán, si añadimos objetivos nuevos necesitaremos nuevos proyectos para alcanzarlos.
Durante la revisión por alturas revisa cada uno de los proyectos que tienes apuntados y pregúntate: ¿este proyecto me lleva hacia un objetivo que aún persigo? ¿Aún quiero y necesito hacerlo?
Fotografía: 101 Current Projects por mandiberg