En GTD la mayoría de tareas acaban convirtiéndose en proyectos, resultados que para conseguirlos requieren más de una acción. Para hacer el seguimiento correcto, hacemos una lista de proyectos por un lado, y la lista de acciones por otro.
Toda esta organización sirve para que el sistema sea sencillo de gestionar en el día a día, y también para que sea fácil mantenerlo en marcha y que los objetivos y proyectos avancen. Para asegurar el mantenimiento está el paso de la revisión.
Durante la revisión, diaria o semanal, hemos de prestar especial atención a los proyectos estancados. Estos son los proyectos que tenemos abiertos pero de los cuáles ya no nos quedan próximas acciones. Como en GTD no hacemos proyectos, sino acciones, si no mantenemos los proyectos vivos, con alguna próxima acción definida, no los acabaremos nunca.
¿Cómo nos enfrentamos a los proyectos estancados? Lo primero es detectarlos: repasa tu lista de proyectos y ve cuáles no tienen más próximas acciones.
A continuación hemos de decidir qué hacer con ellos. Lo más importante es que, igual que cuando procesamos las bandejas de entrada, una vez has empezado a revisar tu proyecto no lo dejes por que te dé pereza: este es el momento de tomar decisiones, para después poder hacer las acciones.
Los proyectos deben estar redactados de forma que expliquen cuál es el resultado final que esperamos, así que la pregunta lógica es: ¿está estancado porque ya he conseguido lo que pretendía? Si es así, ¡felicidades! Has completado un nuevo proyecto y estás más cerca de tus objetivos. Siéntete libre de celebrarlo 🙂
Si no lo hemos conseguido todavía, puede haber otra posibilidad, y es que el proyecto ya no tenga sentido: bien porque no nos interese, con lo cuál lo eliminaremos, o porque no nos podemos comprometer a seguir trabajando en él de momento, que si es así lo pasaremos a nuestras listas de algún dia/tal vez.
Cómo avanzar con el proyecto
Hemos decidido seguir con el proyecto. ¿Tenemos clara cuál es la próxima acción o próximas acciones realizables? Digo próxima o próximas porque puede que en la acción previa hayamos desatascado una situación que ahora nos permite avanzar en varios frentes. En cualquier caso, si las conocemos, las apuntamos en nuestra lista de próximas acciones.
Si lo que sucede es que no sabemos por dónde seguir, tendremos que pararnos un momento a pensar. Algunas ideas para descubrir la siguiente acción son:
- Relee las acciones que ya has completado del proyecto. Al repasarlas secuencialmente puede que tu mente encuentre cuál es el siguiente paso lógico.
- Vuelve a leer el enunciado del proyecto y piensa en cuál puede ser el siguiente pequeño paso para completarlo. Si no surge nada, intenta visualizar un resultado intermedio: ¿puedes centrarte en una parte del proyecto en lugar de en el todo, y determinar una próxima acción para esa parte? ¿o quizá te puedes imaginar un resultado previo al resultado final que te sea más fácil analizar? Por ejemplo, para pintar tu casa un resultado previo es tener los colores escogidos, una de las cosas que deberás conseguir para correr una maratón es inscribirte al evento.
- Consulta el material de soporte del proyecto: quizá tengas algún ejemplo de dónde quieres llegar, o hicieras una lluvia de ideas que ahora te pueda ayudar a visualizar mejor dónde estás y hacia dónde continuar; puede que tengas alguna lista de hitos intermedios que quieras conseguir.
Con todo esto seguramente ya se te ha ocurrido cuál es la próxima acción. Si es así, apúntala donde corresponda.
Puede darse aún el caso de que no la hayamos encontrado porque nos falta información, y por eso no podemos tomar una decisión. Si es así, ¿dónde puedes encontrar esa información? ¿Haciendo una búsqueda en Internet? ¿Hay otra persona que pueda ayudarnos o darnos una respuesta? Aquí tienes tu próxima acción: hacer la búsqueda o enviar un e-mail para hacer la consulta.
Como verás, esta lógica te funcionará para revisar cualquier proyecto, no solo los estancados. La ventaja de identificarlos es que si lo puedes sistematizar (yo uso OmniFocus 2 para gestionar mis listas y encontrar los proyectos estancados está a un solo click de ratón) puedes hacer una revisión diaria de estos y así asegurar que hay acciones durante toda la semana.
Con esta guía ya tienes lo que necesitas para desatascar los proyectos y generar acciones, que es lo que en realidad hará que avances en tus resultados.
Imagen de Matt Buck