El pilar de cualquier sistema de productividad personal, sea GTD o ualquier otro, son las listas. En GTD, en concreto, tenemos las listas de próximas acciones, las de algún día / tal vez, y las de asuntos a la espera. Hay unas cuantas listas que acaba siendo muy comunes entre todas las personas, y que quizá nos puedan servir de punto de partida.
Algunas de las listas que nos pueden hacer más productivos o facilitarnos la vida son:
- Próximas acciones / tareas: la más evidente, la de las acciones que queremos hacer cuanto antes. Hacer un mantenimiento riguroso de esta lista nos facilitará mucho la vida.
- Planificación de proyectos: tener una lista con asuntos relacionados con los proyectos nos ayudará a vaciar la mente, y a tener claro cuál es el siguiente paso después de completar acciones previas. Y una lista de proyectos te ayudará a asegurarte de que estás manteniendo todos tus compromisos.
- Compras y recados: una lista simple con todo lo que necesitas comprar. Si además sueles comprar más o menos las mismas cosas cada semana, puedes hacer una lista de control, e imprimirla antes de salir a comprar, tachando lo que no necesites y añadiendo las cosas nuevas de esta semana.
- Lista de deseos: una lista de cosas que quieres comprar pero no necesitas ahora mismo. Por ejemplo, yo estoy pensando en comprar un iPad, pero no voy a salir corriendo para comprarme uno. Cuando crea que es el momento oportuno.
- Ideas para regalos: una de las cosas peores es que llegue un cumpleaños y no sepamos qué regalar, más si durante el año hemos oído a la persona comentar algo que quería. Esta lista es oro para celebraciones, navidades, etc.
- Listas de control: cualquier actividad que requiera una rutina, una serie de pasos que hacer idénticos, es candidata para hacer una lista de control. Pueden ser desde preparar una maleta para viajes, preparar una presentación, la bolsa del gimnasio o los pasos para escribir tu artículo en el blog.
- Links y logins: hoy en día es necesario llevar un registro de páginas de acceso y sus respectivos logins y passwords. Los que gestionéis varios sistemas o sitios webs sabréis de qué estoy hablando. Tener una lista con toda esta información puede salvarnos la vida en medio del trabajo.
- Listas de la vida: mantener listas con nuestras metas a corto, medio y largo plazo puede ser una herramienta motivadora para trabajar. Además, repasarlas frecuentemente pueden disparar en nuestra mente ideas de nuevas acciones.
- Referencia: Cualquier información que consultes frecuentemente debería estar recogida en algún sitio. Pueden ser conversiones métricas, fechas, atajos de teclado de tu software, o lo que sea.
- Registro: a grosso modo, un diario es una lista de hechos o datos con una fecha. Los registros son muy útiles para hacer seguimiento de nuestros progresos, por ejemplo si queremos perder peso o aumentar la velocidad de lectura.
Fotografía Hammer365: 001/365 Get It Done por David Reber’s Hammer Photography