Getting Things Done permite incubar los asuntos. Incubar quiere decir aparcar y dejar madurar una idea. Para incubar conservamos un recordatorio sobre un tema y lo organizamos en algún sitio que nos permita acceder a él en el momento más adecuado. Los dos posibles lugares en los que organizar los elementos incubados son la lista «algún día/tal vez» o «someday / maybe» en el original en inglés, y el archivo de recordatorio o «tickler file».
No todo lo que entra en el sistema tiene por qué acabar haciéndose. En un sistema de productividad personal es imprescindible tener un mecanismo para postergar asuntos–, como nuestra capacidad de atención y de trabajo es limitada de alguna forma hemos de reducir los proyectos activos.
Para decidir que queremos incubar un asunto, antes habremos decidido que tal asunto no requiere ninguna acción, y que es un asunto que nos puede interesar (es decir, no lo eliminamos). Llegar hasta aquí no implica que en un futuro hagamos nada al respecto, no nos compromete a nada más que a revisar el asunto de nuevo dentro de un tiempo.
¿Cómo diferenciamos en cuál de los dos lugares guardar el recordatorio?
- Algún día / tal vez: aquí guardamos recordatorios sobre temas que no están asociados a una fecha concreta. Pueden ir desde lugares que visitar los fines de semana hasta series de televisión que queremos ver. Este archivo lo revisamos con una frecuencia fija pero amplia, puede ser una vez a la semana o una vez al mes.
- Archivo de recordatorio: el inicio del recordatorio está asociado a alguna fecha. Este archivo se revisa cada día, puesto que tiene que ver con el tiempo.
Con las listas de «algún día / tal vez» dejamos aparcados los temas con los que no nos queremos comprometer ahora, y probablemente no querremos retomar en un espacio muy breve (una semana, un mes) porque necesitemos algo de tiempo para ‘hacerles sitio’ en nuestro rádar de atención, porque no sea el momento adecuado (circunstancias del entorno, la vida) o porque tienen sentido en ocasiones concretas (cuando tenga hambre y quiera ir a un restaurante).
El archivo de recordatorio sirve para aplazar los asuntos hasta una fecha concreta. Es como enviar un recordatorio a nuestro futuro yo y poder olvidarlo por el momento.
Ejemplos:
- Me han comentado una película y la quiero ver: podemos tener una lista de películas y series de televisión que queremos ver (sería una lista «algún día / tal vez»). Apuntamos ahí el nombre de la película. El próximo domingo que estemos haciendo un fuerte ejercicio de pereza en el sofá revisaremos esa lista, seleccionaremos una de las películas, y la buscaremos en el servicio de vídeo a la carta.
- Repetir una maratón que corrimos el fin de semana pasado: como aún falta un año para la próxima edición no es necesario que nos preocupemos cada semana. Ponemos en el archivo de recordatorio un recordatorio «maratón de primavera» para dentro de 9 meses, y así tenemos tres meses de margen para ver si hay una edición nueva, en qué fechas cae, si hemos de hacer algún plan de entrenamiento previo, etc.
- Aprender a cocinar comida japonesa: hemos tenido esa idea, pero ahora mismo la carga de trabajo no nos permite ir a clases. Lo apuntamos en una lista «algún día / tal vez» con habilidades que queramos aprender, y quizá el mes que viene, o cuando sea que volvamos a revisar esta lista, sea un momento más adecuado.
- Preparar los impuestos trimestrales: este recordatorio desencadenará una serie de acciones como recuperar las facturas, reclamar datos a clientes o proveedores, hacer una consulta a nuestro gestor por teléfono, etc. Pero hasta que no se cierre el trimestre no podremos empezar, así que ponemos un recordatorio en el archivo de recordatorio con fecha de final del trimestre y nos olvidamos hasta entonces.
La lista de «algún día / tal vez» suele dividirse en varias listas más pequeñas y temáticas (restaurantes que visitar, cosas que aprender, mejoras que hacer en la cadena de producción…). También se pueden dividir en dos frecuencias de revisión: una «algún día / tal vez» y una «esta semana no»; la primera podemos revisarla una vez al mes, mientras que la segunda puede contener temas a revisar una vez a la semana (más relacionados con objetivos en marcha o asuntos que la empresa está tratando actualmente).
El archivo de recordatorio no suele dividirse porque un mismo día no suelen acumularse los recordatorios, pero nada impide hacerlo si eso va a mejorar nuestra organización.
El objetivo de todas estas subdivisiones (recordatorio, algún día, esta semana no…) es el de tener listas óptimas para revisar mejor y más rápido. No tiene sentido revisar a diario la lista «dónde ir de vacaciones» si solo va a ser útil una o dos veces al año. Tampoco lo tiene un recordatorio sobre el pago de un impuesto hasta que podamos realizarlo.
GTD es agnóstico en cuanto a herramientas, no obliga a usar ninguna en concreto. Las listas «algún día / tal vez» os sugiero implementarlas en cualquier herramienta de textos: papel, Evernote, OneNotee, documentos Word o Google Docs, etc. El archivo de recordatorio, como tiene que ver con el tiempo, es muy práctico implementarlo en un calendario (o agenda, en su sentido más hispano). Para los más puristas y atrevidos existen las «43 carpetas», una herramienta basada en carpetas físicas que David Allen usa y que a mí me parece un auténtico engorro (pero nunca se sabe ;-)).
Hay que recordar que aunque haya acciones que se apuntan en el calendario y para el archivo de recordatorio también se pueda usar un calendario, ambos tipos de notas deben diferenciarse: las acciones de calendario son cosas que sí hay que hacer en una fecha o fecha y hora concretas (como una reunión). Lo que apuntamos en el archivo de recordatorio, en cambio, es tan sólo un recordatorio que debemos volver a procesar (y por tanto, averiguar de nuevo si requiere acción o no, si lo eliminamos o si incluso lo volvemos a incubar).
Fotografía de Giulia Bertelli