Aquí hablo a menudo de la sensación de control, pero ¿qué es el control en el ámbito de la productividad personal?
David Allen construye GTD alrededor de dos ejes: el control y la perspectiva. La perspectiva se refiere a las distintas formas de observar nuestra actividad e inquietudes: desde las acciones individuales hasta qué es importante para nosotros en nuestra vida.
El control entra en detalle en el trabajo del día a día, donde pasamos más tiempo. Se encarga de todos los aspectos del trabajo diario, con el objetivo de ganar sensación de control.
Bien, llegados hasta aquí, tu sentido crítico te habrá alertado peligrosamente. «El control como algo que da sensación de control» es una definición cíclica. ¿Ya estás ante otro libro de autoayuda vacío? «Apaga y vámonos!». Dame una oportunidad para explicártelo mejor.
La sensación de control es un estado de tranquilidad y confianza en que todos los temas relacionados con tu actividad1 están registrados de alguna forma fiable, junto con toda la información relacionada que necesites en cualquier momento.
David Allen pone como ejemplo la sensación cuando tenemos justo antes de irnos de vacaciones en la oficina; la claridad que tenemos sobre cómo están todos los asuntos porque hemos cerrado, delegado e informado de ellos en la medida necesaria.
Sensación de control a la práctica
Y dicho esto, que resulta algo técnico, ¿cómo se plasma en la realidad? Pues, por ejemplo, yo tengo sensación de control, entre otras cosas, cuando:
- Sé qué compromisos tengo durante la siguiente semana y no tengo miedo. ¿Tengo una reunión? Tengo apuntado prepararme mi parte. ¿Hay que empezar o acabar algún proyecto? Sé cuál es el siguiente paso que he de dar para avanzarlo.
- Me olvido de olvidarme: nunca pienso «el tema X que me preocupaba, ¿lo habré apuntado?». Si lo hago es porque es la primera vez que se me ocurre2. El hábito de meter todo en mi sistema me da la confianza para evitar esta situación.
- Sé que mis finanzas personales están como quiero que estén, o sino estoy haciendo algo para remediarlo. Esto es porque aunque sea un tema personal también capturo, aclaro, organizo, reviso y hago lo necesario. Y como las finanzas, todos los temas personales importantes para mí: salud, familia, ocio, deporte…
- Sé quién tiene mis libros y quién me debe algo: si he prestado algo sé quién lo tiene y desde cuándo. No hace falta ni siquiera esperar a llegar a la estantería y ver el hueco para preguntarme, con pánico, «¿y ahora quién tendrá este libro que necesito?»
- Tengo en cuenta también las pequeñas cosas: aunque el día a día me lo puedan llenar los grandes proyectos (los que demandan más horas), las cosas más pequeñas pero que también se tienen que hacer no se pierden en una marea monotemática.
- Sé que no me va a explotar nada (al menos nada que dependa de mí): conozco fechas de entrega, en qué punto está el trabajo y tengo la información que necesito para que todo avance.
¿Cómo definirías tú la sensación de control?
Fotografía de Alex wong