Cuando empecé a aprender sobre productividad personal, uno de los primeros cambios que hice fue el de vaciar la bandeja (o «inbox zero», como dicen en inglés). Creo que fue eso lo que encendió algún interruptor dentro mío diciendo «¡eh, esto es una pasada! ¿Qué más puedo hacer para trabajar mejor?»
Consiste en algo muy sencillo: mantener la bandeja de entrada de tu correo vacía. Así de simple. Es tan obvio que parece que no debería ni mencionarlo, ¿verdad? Pero no por simple es algo que se suela encontrar.
La razón de mantener una bandeja vacía es la de tener un mayor control sobre lo que viene de ella. El leer los mensajes no es suficiente para saber qué pasa en nuestro correo.
Comparémoslo con el correo físico. No se nos ocurriría sacar las cartas del buzón, echarles una ojeada y volver a dejar las cartas abiertas otra vez dentro; y menos dejar que se vayan acumulando ahí durante años. No es como funciona el buzón: es tan solo un espacio para recibir la correspondencia, y una vez la recogemos decidimos qué hacer con ella.
Así que lo mismo hemos de hacer con el correo electrónico. Tener en el mismo lugar los mensajes recibidos esta mañana y los mensajes de los últimos cinco años no tiene sentido.
Empezar a vaciar el correo
Si es la primera vez que intentas vaciar tu correo y te enfrentas a cifras que te dan vértigo (¿en serio quieres que me ponga a mirar ahora 10.000 mensajes antiguos?) tienes dos opciones:
- Reservarte algo de tiempo (entre 2 y 8 horas, depende de los mensajes pendientes) y prepararte a revisar tus mensajes uno por uno. Esto es lo que hice yo al principio, cuando creía que todos los mensajes eran igual de importantes.
- Tomar todos los mensajes más viejos de un mes y archivarlos directamente, sin mirarlos. Seguro que tu gestor de correo tiene carpetas o etiquetas para organizar los mensajes. Crea una carpeta «antiguos» y mueve ahí toda la correspondencia. Esto es lo que te aconsejo. Créeme, no los vas a echar de menos, y haciéndolo así siempre puedes recuperarlos haciendo una búsqueda
A partir de ahí, ve mensaje por mensaje, uno por uno, procesándolos. Una vez te detengas en uno, no saltes al siguiente hasta que hayas tomado una decisión. Usa el principio de procesar con los mensajes.
Es una rutina muy sencilla, de media te llevará 10 segundos tomar una decisión para cada mensaje, y verás como con el tiempo se convierte en algo automático. A partir de ahora, cuando te pongas delante del correo no «leas», sino que procesa lo que te llegue.
¿Lo has intentado? ¿Llevas tiempo haciéndolo? Explícalo en los comentarios.