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GTD: Identifica las bandejas de entrada: en casa


Ya hemos hablado de las bandejas de entrada en la oficina, donde parece que esté más definido al estar relacionado con el trabajo. Sabemos también que si queremos que GTD nos sirva de algo debemos aplicarlo a nuestras áreas personales. Así que el siguiente paso es sistematizar por dónde nos llegan las ‘cosas’ en casa.

Comunes con la oficina: hay unas cuantas bandejas de entrada que serán iguales que en la oficina, y que ya sabemos cómo tratar:

  • correo electrónico
  • buzón de voz
  • teléfono móvil
  • tablón de anuncios de la comunidad de vecinos…

Bandeja física: este también lo tenemos en la oficina, pero es importante destacarlo. Al principio puede desconcertarnos el tener una bandeja de papelería en casa, pensaremos «¡es demasiado corporativo! Mi casa no es una oficina». Pero con GTD necesitamos un sitio donde recopilar todos los papeles y notas sueltas que vayamos generando a lo largo del día. Enseguida agradeceremos tener una.

Buzón postal: aunque cada vez es menos la información útil en papel que recibimos, no podemos dejar de lado el buzón que dio nombre al resto. Debemos recordar vaciarlo con cierta frecuencia, sobretodo si para llegar a casa no pasamos por delante (el caso de subir directamente del párking del edificio a casa en ascensor). Esta bandeja raramente la procesaremos en el mismo lugar, por lo que deberemos dejar la correspondencia en la bandeja física de casa.

Recibidor: si no todos en casa seguimos GTD, el recibidor o taquillón de la entrada es el sitio donde siempre se acumulan cartas, papeles, notas, cualquier cosa que llevemos en la mano al entrar o nos quitemos del bolso al salir.

Revistero: si tenemos costumbre de comprar revistas o diarios (y sus suplementos de fin de semana), y tenemos un revistero donde los dejamos, debemos procesar también las publicaciones, por ver qué nos interesa y vaciarlas regularmente.

Cuentas bancarias: no recuerdo cuantos años han pasado desde la última vez que actualicé las libretas de mi banco, puedo asegurar que se acerca peligrosamente a las dos cifras. En su lugar, he añadido las cuentas a los buzones de entrada de mi revisión semanal, para echar una ojeada por Internet si no lo he hecho durante la semana, y procesarlas debidamente.

Además de las cosas específicas de casa, también hay bandejas que tienen que ver con las herramientas que usamos cada día:

Navegador de Internet: ¿tienes costumbre de guardar enlaces en tus favoritos o del.icio.us para ‘leerlo más tarde’? Entonces tienes una bandeja de entrada más.

Recopilación de notas digitales: si tienes algún programa para recopilar notas o ideas y no pasas de la fase de recopilación, debes procesarlo también. En mi caso, uso Evernote, y tengo una libreta llamada ‘Inbox’ donde me llegan las notas que me envío por correo. Eso me facilita capturar información, pero para que me sea útil debo procesarla.

Redes sociales: Facebook, Twitter, LinkedIn… Pueden ser redes sociales, por cosas personales o profesionales; puede ser un foro de discusión sobre un tema que te interese, un blog en el que participes, etc. El caso es que por esos medios también recibes información, pública o dirigida a ti directamente, y quizá quieras participar activamente. Son, por tanto, bandejas de entrada que deberías tener controladas.

A esto hay que añadir el resto de contextos de nuestra vida: ¿vas al gimnasio? ¿Perteneces a algún club o asociación? Y en esos sitios a los que vas, ¿hay algún tablón de anuncios que debas consultar? Quizá usen un foro para comunicarse, o una lista de distribución de correo electrónico. ¿Tienes un apartado de correos que debieras revisar?

Seguro que a cada uno se nos ocurre algo que hasta ahora no habíamos visto como bandeja de entrada y no lo he comentado aquí. ¿Qué bandeja de entrada crees tú que falta en estas listas?

Fotografía: eMail por Esparta

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  • Una vez identificadas las bandejas de entrada, al ser varias, cual sería la mejor manera de almacenar la lista para verla luego en la revisión? un post-it (analógico o digital) en la pantalla?


    • ¡Buena pregunta! Yo tengo algunas bandejas de entrada que miro varias veces al día, pero también algunas que es suficiente revisar una vez a la semana. Cuando hago la revisión semanal, tengo dos listas de control a mano en una tarjeta de papel: una con todos los pasos de la revisión para no dejarme ninguno; y otra con la lista de bandejas de entrada que he de revisar.

      En tu caso, debes buscar qué herramienta es la que mejor te vaya: tarjetas de cartulina, post-it digital o en papel, una libreta, un software de notas… La elección es muy personal. Lo que sí te recomiendo si usas GTD es que sea algo que no tengas siempre a la vista (un post-it en la pantalla que sólo leerás dos veces al día no debería distraerte el resto de la jornada), y que tengas con el resto de listas de acciones y listas de control (en lugar de tener una lista dispersa del resto de material).

      Gracias suSO por escribir.


  • Tarjetas! claro! gracias Dani


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