GTD: Revisar es cuestión de confianza

Nos fiamos de los diarios porque siempre nos han dicho que la información está actualizada y contrastada. Ahora bien, ¿qué pasaría si al abrir un diario nos encontramos con que la mitad de noticias son de hace años, unas se contradicen con las otras o aseguran información que otros medios descartaron tiempo atrás? Dejaríamos de fiarnos de ese diario y no lo volveríamos a leer.

El objetivo de usar un sistema como GTD para gestionar nuestras acciones no es el de relajarnos con el trabajo. Lo que buscamos es que cuando trabajemos podamos estar concentrados en lo que estemos haciendo. El resultado de un sistema bien cuidado es que podemos confiar en él, que no nos distraigamos por ejemplo porque nos baile por la cabeza la fecha de entrega de un proyecto.

Para poder tener ese nivel de confianza en nuestro sistema nos hemos de asegurar de que éste está actualizado, engrasado, siempre en buenas condiciones. Eso quiere decir que si me pongo delante del ordenador a escribir e-mails, y mi lista de e-mails a enviar contiene próximas acciones desfasadas (e-mails que ya he enviado, asuntos que han cambiado, consultas sobre proyectos que se han cancelado, o mensajes para pedir una información que me ha llegado por otro camino), dejo de poder confiar en esta lista: necesito más tiempo para procesar de nuevo todos los elementos, o la ignoraré y empezaré a hacer acciones de memoria. Así, volveré otra vez a mantener el sistema en mi cabeza y mi sistema externo será sólo una carga.

Por esta razón, nuestro sistema debe estar en continuo movimiento. Debemos mantenerlo fresco, actualizado. Y en eso es precisamente en lo que consiste la fase de revisión.

Mientras hacemos las acciones vamos escogiendo acciones de las listas de forma inconsciente, en el sentido de que no nos planteamos si las tareas deben o no ser hechas: si están en la lista es porque antes hemos decidido que era lo correcto. En cambio, durante la revisión es cuando tomamos parte consciente para evaluar nuestro trabajo y nuestra vida, y ver que nuestro sistema nos acompaña correctamente.

Así, igual que hay momentos en que evaluamos nuestro trabajo en distinta profundidad, hay en paralelo distintos niveles de revisión. Principalmente están las revisiones continuas, que requieren poco esfuerzo y se realizan en ocasiones muy variadas, y la revisión semanal, que supone profundizar más allá de los elementos sueltos para actuar sobre el sistema como un todo.

Fotografía: James, I think your cover’s blown por laverrue