Du Tudú: GTD y productividad personal

Aprovecha las pequeñas pausas

20 septiembre, 2011 Productividad Daniel Aguayo

El día está lleno de pequeñas esperas: esperamos a que salga el café, a que arranque el ordenador, a que alguien al otro del teléfono descuelgue, por decir algunas. A veces esas esperas son productivas de por sí, por ejemplo cuando hacemos una pausa para el café lo que buscamos es un momento de descanso. Otras veces las pausas son totalmente improductivas.

Lo ideal es convertir estas pequeñas pausas improductivas en tiempo productivo. El truco es cómo las podemos usar, ya que este tiempo tiene ciertas características especiales:

No podemos dedicarnos a una tarea que requiera mucha atención, porque de hecho esta pausa está ya dentro de otra tarea a la que queremos atender tan pronto como sea posible.
Es difícil encontrar en nuestra lista de próximas acciones una acción que sea adecuada, aunque tengamos pseudocontextos con acciones que requieren poco tiempo, porque en cualquier momento nos interrumpirán para seguir con lo que estábamos haciendo (en cualquier momento está listo el ordenador o nos contestarán al teléfono).

Una solución es tener preparadas una serie de rutinasque hacer en estos casos. En lugar de ir a buscar una acción en nuestras listas, puedes recordar estas pequeñas rutinas y habituarte a hacerlas en estas pausas. Os pongo algunos ejemplos.

Organizar pequeñas cosas

Puedes organizar pequeñas cosas que hay en nuestro entorno, por encima de la mesa o repartidas por la habitación. Si sigues GTD, sabrás que lo ideal es poner todas las cosas fuera de sitio en tu bandeja de entrada para procesarlas más tarde. Pero incluso siendo estricto, hay cosas que puedes organizar de forma mucho más natural — un envoltorio que no has tirado a la papelera, un bolígrafo fuera de sitio o una taza de té vacía. Aprovecha también para colocar cosas en la bandeja de entrada.

Depura tu archivo de referencia

Como nuestro archivo de referencia es fácilmente accesible, puedes aprovechar esas pequeñas pausas para revisas las distintas carpetas y eliminar aquél material que haya quedado obsoleto, o ponerlo en la bandeja de entrada si requiere cierta acción o revisión. David Allencomenta que hace esto mientras espera al teléfono.

Prepara una tarea mecánica

Busca una tarea mecánica, que no requiera gran atención por tu parte, que sea necesaria pero que normalmente te resulte una ‘pérdida de tiempo’. Por ejemplo, yo tengo una destructora de papel para los documentos con datos personales. Si las habéis usado, sabréis que destruir un bloque de facturas puede llevar unos minutos (que, aunque solo sean dos, se hacen eternos). Lo que hago es dejar los documentos a destruir al lado de la máquina, y uso esta pausas para hacer pequeños bloques.

Haz algún ejercicio

Al principio de estudiar música me recomendaron algunos ejercicios con las manos para ganar coordinación y fuerza. Si estás en casa puedes usar unas pequeñas mancuernas u otros utensilios. Están también los ejercicios para evitar el síndrome del túnel carpiano.

Piensa

Ya que la espera te obliga a tener un tiempo para ti, aprovéchalo; no siempre tenemos una oportunidad como esta a lo largo del día. Piensa en lo siguiente que vas a hacer, en cómo vas a darle un nuevo enfoque a un problema que te tiene bloqueado, o vacía tu mente en tu sistema de captura.

Fotografía: Talking openly de the Italian voice

Daniel Aguayo

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Comentarios de los usuarios

2 comentarios y sumando...

Iago Fraga
septiembre 20, 2011

Yo tengo siempre a mano una lista de propuestas en la que meto tareas creativas, variadas, ligeras pero sobre todo opcionales. Es decir, si las completo gano, si no, no pasa nada. Suelen requerir ideas para un problema que ya tengo y el interrumpirlas importa poco.

Además, como el entorno en el que tengo esos minutos libres suele cambiar, a menudo rescato ideas por estar en algo distinto a mi escritorio. Pero completamente de acuerdo contigo, para quien no emplea esos espacios suponen una de las primeras minas en las que ganar tiempo cada día. Para el que busca tiempo, suponen un gran avance. Un saludo!
El último [type] de Iago Fraga…3 elementos de organización rápidos de implementar y cómo crear más
Víctor González
septiembre 20, 2011

Muy bueno el artículo Dani! Lo voy a distribuir desde los canales de Social Media de Teambox si te parece. Saludos!