Productividad

Básico: bandeja de entrada vacía


Cuando empecé a aprender sobre productividad personal, uno de los primeros cambios que hice fue el de vaciar la bandeja (o “inbox zero”, como dicen en inglés). Creo que fue eso lo que encendió algún interruptor dentro mío diciendo “¡eh, esto es una pasada! ¿Qué más puedo hacer para trabajar mejor?”

Consiste en algo muy sencillo: mantener la bandeja de entrada de tu correo vacía. Así de simple. Es tan obvio que parece que no debería ni mencionarlo, ¿verdad? Pero no por simple es algo que se suela encontrar.

La razón de mantener una bandeja vacía es la de tener un mayor control sobre lo que viene de ella. El leer los mensajes no es suficiente para saber qué pasa en nuestro correo.

Comparémoslo con el correo físico. No se nos ocurriría sacar las cartas del buzón, echarles una ojeada y volver a dejar las cartas abiertas otra vez dentro; y menos dejar que se vayan acumulando ahí durante años. No es como funciona el buzón: es tan solo un espacio para recibir la correspondencia, y una vez la recogemos decidimos qué hacer con ella.

Así que lo mismo hemos de hacer con el correo electrónico. Tener en el mismo lugar los mensajes recibidos esta mañana y los mensajes de los últimos cinco años no tiene sentido.

Empezar a vaciar el correo

Si es la primera vez que intentas vaciar tu correo y te enfrentas a cifras que te dan vértigo (¿en serio quieres que me ponga a mirar ahora 10.000 mensajes antiguos?) tienes dos opciones:

  • Reservarte algo de tiempo (entre 2 y 8 horas, depende de los mensajes pendientes) y prepararte a revisar tus mensajes uno por uno. Esto es lo que hice yo al principio, cuando creía que todos los mensajes eran igual de importantes.
  • Tomar todos los mensajes más viejos de un mes y archivarlos directamente, sin mirarlos. Seguro que tu gestor de correo tiene carpetas o etiquetas para organizar los mensajes. Crea una carpeta “antiguos” y mueve ahí toda la correspondencia. Esto es lo que te aconsejo. Créeme, no los vas a echar de menos, y haciéndolo así siempre puedes recuperarlos haciendo una búsqueda

A partir de ahí, ve mensaje por mensaje, uno por uno, procesándolos. Una vez te detengas en uno, no saltes al siguiente hasta que hayas tomado una decisión. Usa el principio de procesar con los mensajes.

Es una rutina muy sencilla, de media te llevará 10 segundos tomar una decisión para cada mensaje, y verás como con el tiempo se convierte en algo automático. A partir de ahora, cuando te pongas delante del correo no “leas”, sino que procesa lo que te llegue.

¿Lo has intentado? ¿Llevas tiempo haciéndolo? Explícalo en los comentarios.

Productividad
Café y Productividad, otoño 2015
Productividad
Mamá, ¿dónde está mi camiseta roja?
Du Tudú
Hace (casi) un año
  • Me ha venido como anillo al dedo el artículo, tenía varios días sin vaciar la bandeja de entrada. Inmediatamente (erroneamente cortando mi flujo de trabajo) me he pueto a ello.


  • Yo llevo haciéndolo casi un año, ya casi no me doy cuenta cuando vacío la bandeja de entrada…
    Hasta hace unos meses que trabajando con una compañera abrimos mi correo para consultar unos documentos, me preguntó que donde estaba el correo en el que estábamos trabajando y le contesté que almacenado, le extraño mucho que apenas tuviera mensajes en mi bandeja de entrada y que todos fueran del día. Reviso mi correo al final de mi jornada laboral, así no tengo imprevistos, ni trabajos que tenían que estar hechos ayer…je,je. Y puedo incluir lo que me piden por correo en las actividades del día siguiente, si es necesario.
    Le faltó llamarme rara, no hizo falta, la cara que puso fue suficiente…Supongo que la misma que puse yo cuando ella abrió su bandeja de entrada y vi que !!! tenía mas de 3000 correos en su bandeja de entrada!!!


    • ¡Qué bueno! Creo que eso nos ha pasado a todos. La verdad es que cuando una se acostumbra a vaciar la bandeja y ve un correo ajeno, a veces da ganas de quitarle el correo y empezar a limpiar los mensajes, de obvio que parece quitar de en medio tanto mensaje. ¿Hubo suerte y le picó la curiosidad por probar?


  • Hola Daniel,

    Tema muy importante, sobre todo en empresa donde los emails en copia y las listas de difusión brotan como champiñones.

    Creo que uno de los frenos para que más gente lo hiciese es que precisamente el inbox 0 sólo se consigue con dos cambios simultáneos que son (1) el vaciado de lo previo y (2) el tratado diario de la totalidad de lo recibido.

    Es complicado pero merece la pena, aunque el principal freno es que no sabemos qué hacer con la información y que queremos guardar de todo por miedo/archivo, etc. evaluando el beneficio de guardar todo sin tener el perjuicio que provoca para encontrar la información después.

    Un saludo, y me encantará saber si complementas el vaciado inicial con reglas para evitar que no se reapilen los emails en los días siguientes.


    • Es cierto, la falta de hábito a la hora de tomar decisiones hace más difícil limpiar la bandeja. Aquí no he desarrollado las 4 acciones básicas (actuar, borrar, incubar, delegar) pero hace falta acostumbrarse a ellas. Ahora, afortunadamente para quien quiera probar, los correos tienden a tener un espacio de archivo cada vez más grande, y ante la duda siempre está la opción de archivar “por si acaso”. ¡Gracias por pasarte por aquí, Iago!


  • acabo de descubrir tu blog y me ha encantado!! es simple y la vez profundo y práctico. Levo un par de meses leyendo sobre productividad y una de las cosas que me agobia es que tengo más de 10.000 mails en mis bandejas de entrada!!! y sólo pensar en pasarme un día entero limpiándola me cansaba!!! Voy ahora mismo a crear una carpeta Antiguos y a iré despejando de a poco