Du Tudú: GTD y productividad personal

1. Cerrar el e-mail: ha llegado un momento en que el e-mail puede ser tan molesto como el teléfono. Si no puedes cerrarlo, reduce las molestias.
2. No preocuparse por las prioridades: al final, todas las tareas son urgentes, así que él decide cada día a primera hora qué se hará.
3. Hazlo y punto: si ya has decidido qué hacer ese día, ve a por la primera tarea y no pienses en las siguientes. Motívate, date ánimos como te los daría tu jefe.
4. Descansa: el no hacerlo ralentizará tu trabajo y serás menos productivo. Cuando eso pase, haz una tarea que requiera poco esfuerzo o toma 10 minutos de descanso.
5. Informa a la gente: si tienes cosas que entregar a otras personas y se te acumulan, mantenlas informadas del estado de su tarea, evitarás que te presionen.
6. Prepara tiempo de contingencia: organiza tu calendario contando que, según la tarea, se te pueda alargar un 15-75%. Y si no lo usas, antes empezarás la próxima tarea.
7. Asegura tu trabajo: los accidentes ocurren, toma medidas para cuando lo hagan. Usa antivirus, copias de seguridad, sistemas de versiones…
8. El entorno: si el entorno de trabajo es agradable, más agradable será hacer el trabajo. Comprueba si estás en una posición correcta en tu puesto, y evita los ruidos.
9. El ordenador: ¿lo usas en tu trabajo? Pues procura que esté a punto. Reinstala el sistema operativo si es necesario, pon sus componentes al día…
10. Gestiona tu cuerpo: es una máquina compleja y es mejor que trabaje dentro de sus límites a forzarlos.

Muchos de estos trucos se hacen cada vez más comunes. La mayoría ya los había leído en otros sitios, e incluso algunos los aplico en mi día a día.

El correo lo leo una hora y media después de haber empezado la jornada, y en adelante sólo lo compruebo cada dos horas.

Si puedo, el día anterior me preparo las tareas para el siguiente, y puedo alterar esa lista en función de lo que vea en mi primera lectura de e-mail del día.

Y sí, hago copias de seguridad. Busqué el sistema menos elegante pero más sencillo que pude, y una vez a la semana se copia a un servidor todo el trabajo. Esto también procuro que lo hagan los compañeros, aunque en casa no he podido habituarme.