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GTD: la regla “tocar sólo una vez”


A mí, de pequeño, delante de una fuente de comida en el centro de la mesa, para que no jugara me decían: “lo que toques te lo tienes que comer”. Siempre me ha parecido una buena enseñanza, ahora cada vez que voy a tomar algo de la fuente me pienso dos mveceseses si quiero tomar la responsabilidad de comerme todo lo que me ponga en el plato.

Cuando procesamos pasa lo mismo. Empezamos a procesar lo que hay primero en la bandeja de entrada: si es la bandeja de correo, el primer mensaje de la lista; si es una bandeja física, el objeto que hay arriba de todo.

Una vez tomamos (o accedemos) al elemento de la bandeja, no podemos dejarlo hasta que acabemos de procesarlo. Esta es la regla de “tocar solo una vez”. No se puede dejar otra vez en la bandeja y pasar a otro elemento. Y tampoco vale evitarlo; si toca, toca.

¿Por qué crear una regla con esto si parece algo obvio? Siempre que veo una regla que parece evidente pienso “me gustaría saber cuál es la historia detrás de esta frase”. En este caso es una historia de responsabilidades.

Las distintas cosas que procesamos requieren distintos niveles de responsabilidad. Un papel con publicidad que no nos interesa será fácil de procesar (lo eliminaremos), pero hay otras cosas que requieren poner mucho de nuestra parte. Por ejemplo, ¿qué hay de esa nota que dice “residencia para papá”, o “despido de Luis”? Son temas que no agradan, o que nos obligan a ponernos en una situación que es un reto para nosotros, y hemos de sacar cierto valor.

Esto son dos ejemplos extremos, pero no son los únicos. Hay otros asuntos en niveles intermedios que igualmente miramos de reojo y nos sentimos tentados a esconderlos de nuevo en el fondo de la bandeja, mientras nos decimos “esto no me apetece decidirlo ahora, lo dejo para otro momento”. Como con la fuente de comida, es necesario tomar la responsabilidad con ese asunto y tomar las decisiones pertinentes.

Esta, creo, es una de las razones por las que GTD es grande, pero también por qué produce mucho rechazo. Es cierto que GTD requiere adoptar muchos hábitos, pero sobretodo (empezando por decidir seguir esos hábitos) requiere compromiso y responsabilidad, y no todo el mundo se quiere enfrentar a ello.

A veces esas cosas que no queremos procesar son nimiedades que no evitamos solo porque no tenemos el nivel de energía necesario. Si es el caso, deberíamos dejar lo que estamos haciendo y retomarlo en otro momento, en lugar de seguir solo con las “cosas fáciles”.

Así que recuerda: la próxima vez que proceses, asegúrate de tener niveles de energía y de capacidad para tomar decisiones suficientemente altos; y una vez “toques” un asunto hazte responsable de él sin soltarlo hasta que acabes de procesar.

Fotografía: Vladimir Kudinov

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  • Una gran cosa tener todo en línea con el GTD, es que te permite organizarte muy bien, en pocas palabras, GTD es un método para la organización de las tareas pendientes, prioridades, y de horario de una manera que se hace muy manejable. Uno de los mayores beneficios de GTD es que hace que sea fácil de ver lo que se tiene y desde allí elegir con qué trabajar. Esto borra la mente de cualquier distracción mental que nos pudiera impedir de trabajar de manera eficiente.

    Al inicio puede ser algo confuso el GTD, pero a medida que te vas integrando o manejándolo, verás que todo eso es un mito.