Productividad

Trabajo en equipo y sistemas de productividad personal


Las aplicaciones para gestionar las tareas de los equipos son herramientas útiles. Hoy en día, con Asana, Trello, Basecamp y demás están al alcance de cualquiera. Si trabajas con una diseñada para una metodología concreta, como scrumm o kanban, ya te viene dado cómo usarla. Una aplicación más abierta, que te permite escoger tu propia forma de usarla, requiere tu equipo y tú tendreis que poneros de acuerdo en cómo vais a trabajar.

Muchos intentos de adoptar estas herramientas fallan en que los usuarios no tienen unos hábitos productivos definidos sumado a que nadie decide cuáles van a ser las reglas del juego. Si esto sucede, al final se vuelve a los viejos hábitos y herramientas (es decir, los correos con copia a todos, la falta de visibilidad y de comunicación, y la dependencia de la capacidad de gestión de unos pocos).

Para establecer nuevas reglas de trabajo, el criterio básico es el siguiente: una lista de trabajo en equipo no es una lista de próximas acciones personal. En la lista común, las tareas están definidas para facilitar la comunicación entre los participantes. Un sistema de productividad personal debe contener el trabajo definido y organizado según el mapa de cada persona.

Eso quiere decir que en el sistema común el trabajo (en su sentido amplio: las tareas, los proyectos, los objetivos, la información adicional) ha de estar organizado de forma que comunique el máximo de información común a los miembros. Hay que redactar y organizar la lista de trabajo según principios productivos. Esto es principalmente:

  • definir correctamente las tareas,
  • asignar las tareas a personas,
  • asignar las tareas adecuadamente,
  • usar solo fechas de vencimiento objetivas.

La lista común de trabajo es un lugar de entendimiento, donde se debe buscar una metodología para que la información fluya, y ese es su ámbito, información para el grupo, y no es el sistema de productividad personal de ninguno de los participantes.

Cada participante, debe tener tiene su sistema de productividad personal separado de la lista común, y ésta ser sólo una extensión del sistema personal del miembro del equipo:

  • el sistema común hará principalmente las veces de buzón de entrada cuando le asignen tareas,
  • si tiene la responsabilidad de mover la lista de tareas (asignar, crear, modificar proyectos, etc.) debe revisar la lista común adecuadamente (ver qué trabajo parece abandonado como en una lista a la espera, detectar proyectos estancados, considerar qué tareas inactivas pueden activarse como si fueran tareas incubadas, etc.),
  • si el sistema permite adjuntar información (como hablamos en el artículo) también recordar que contiene parte de la información de consulta (documentos, conversación sobre la tarea…)

El sistema personal es imprescindible que sea distinto del común porque cuando le deleguen una tarea:

  • normalmente será un proyecto: en el trabajo del conocimiento las personas se delegan entre ellas resultados, no acciones. Cada resultado que nos deleguen debe ser procesado: decidir si debemos tomar alguna acción concreta y cuál sería esta. Y nosotros somos los únicos que podemos hacer esto con nuestro trabajo.
  • no estará “bien escrita”: cuando revisemos nuestro sistema las cosas deben estar escritas de la misma forma que las pensamos, con nuestras propias palabras, para ir lo más rápido posible al revisar.

Por eso no debemos depender de la lista en el sistema común, sino que siempre debemos procesar e introducir en nuestro sistema, de ahí el tratarla como una bandeja de entrada.

Las listas comunes de trabajo para un equipo son un gran método de concentrar la información pero no son un sustituto de un sistema de productividad personal. Siempre, como con el correo, debe haber un paso de traducción a nuestro mundo personal.

Fotografía: Kaboompics

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  • Sergio

    SergioSergio

    Author Responder

    Hola Daniel,

    Qué gran entrada. Al menos en mi caso, llega en un momento de meditación profunda sobre estos aspectos.
    El trabajo cambia y hemos de adaptarnos. En el mío, gestiono multitud de expedientes (proyectos) simultáneamente, las cifras varían pero siempre se mueven entre 100 y 200. La mayoría de tareas que penden de ellos son tareas rápidas que tienen una fecha de início de definida, que suele depender a su vez de la fecha de fín del paso anterior (pero no ser la misma).

    Con el tiempo me he adaptado, y he conseguido organizarme en base a unos hábitos y rutinas que me funcionan bien. En su momento elegí OmniFocus como base para almacenar todas mis próximas acciones, y he llegado a adaptarme al software (con sus defectos, que seguro que serán menos que los míos) hasta conocerlo bien y sentirme cómodo en su uso.

    Ahora los proyectos han crecido en número, y no soy solamente yo quien los gestiona (lo organizo, asigno tareas, y podríamos decír que “dirijo su rumbo”). Esto ha supuesto el cambio de un “espacio de trabajo privado” a un “espacio de trabajo compartido”.
    En un início comencé manteniendo mi sistema de trabajo, con el que me sentía cómodo, pero asignando tareas a mis compañeros vía email (y dándoles su oportuno seguimiento).
    Estuvo bien al princípio, pero el fín era otro. Debía dar un paso más, los demás debían comenzar a pensar y decidír, no solo sobre tareas concretas que les eran asignadas sinó sobre toda la gestión en sí, de modo que no dependiesen en exclusiva de mí para desarrollar su trabajo.
    Llegados a este punto me luse sobre la labor de modificar nuestro sistema de trabajo, y tras sopesar y probar algunas opciones, decidí comenzar a utilizar Todoist como base para todos los proyectos (y tareas) compartidos del equipo. Ahora, aunque yo reviso el sistema cada día antes del início de jornada del equipo, asigno tareas concretas, etc., todo el equipo dispone de acceso a los expedientes y pueden trabajar de un modo más autónomo.

    La gestión ha mejorado, desde un punto de vista global, pero debo mantener dos sistemas “pareados”, lo cual es una carga de trabajo importante. “Mi sistema” se aloja en OmniFocus, y en el doy seguimiento a todas las tareas cualquiera que sea su estado (delegadas, etc.). Dado que muchas tareas son relativamente rápidas de ejecutar, creo que últimamente invierto una parte importante de mi tiempo manteniendo mi sistema al día.
    Creo que aún no he llegado a descubrír “mi organización ideal” para nuestro flujo de trabajo.
    Estoy pensando incluso en salír de mi zona y “experimentar” utilizando Todoist como base para todo mi sistema. Se trata de un gestor con muchas virtudes, pero no me gusta en exceso su gran apoyo sobre las fechas límite y su ausencia de fechas de início. Supongo que nada es insalvable, he hecho incluso pruebas adaptando sus “etiquetas” como contextos, y sus “filtros” como perspectivas. Todo podría encajar, una vez mi mente se adapte a la nueva vista, y es una de las opciones de más peso que barajo ahora mismo.

    Sin embargo, esto implicaría hacer lo contrario a lo que explicas en tu artículo (y con lo que además, en líneas generales, estoy muy de acuerdo).

    La otra opción que veo es mantener toda esta variante de mi vida laboral únicamente en Todoist, sin duplicidades, y continuar con OmniFocus para el resto de mis áreas. Tampoco lo veo una solución correcta, los datos se dividirán en dos sistemas y puede crear confusión.

    Seguiré pensando, decidiré, probaré, y evaluaré. Si llego a un “consenso conmigo mismo” lo compartiré. Ni que decír tiene que cualquier opinión será sumamente agradecida.

    Un saludo,


    • Daniel Aguayo

      Hola Sergio,

      Gracias por el ejemplo que pones. Como dices, es doble trabajo mantener los dos sistemas, pero es necesario porque son dos bloques distintos de información los que necesitas. Sin conocer vuestra implementación concreta, me aventuro: exclusivamente si las tareas asignadas a ti en todoist puedes escribirlas de forma que las entiendas, y que definan próximas acciones (y no proyectos), si además las puedes clasificar por contextos etc sin que penalice a tus compañeros, entonces puedes consultar las próximas acciones como si fuera una lista externa a tu Omnifocus. Ojo que hay muchos “síes” a cumplir. Lo que quiero decir es que si tienes experiencia con tu sistema personal (deduzco que sí por lo que explicas) podrás evaluar si compartir acciones en todoist (para no tener que sacarlas cada vez) cumple los principios, como caso particular tuyo. Si puedo ayudarte con alguna cosa más concreta no dudes en preguntar (por aquí o por el formulario de contacto).

      Saludos.-


  • Sergio

    SergioSergio

    Author Responder

    Gracias por tu opinión Daniel.
    El punto de vista de otra persona, ajena pero con experiencia y que por tanto conoce bien a donde se quiere llegar, ayuda bastante a definír el rumbo.

    Gracias por blog y las “pequeñas joyas” que se extraen de cada entrada. Ánimo con el.

    Saludos.