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GTD: Recopilar


recopila en tu bandeja de entrada

India – Planting Rice por mckaysavage

Para tener éxito en la gestión personal del tiempo hemos de conseguir una sola cosa: tener el control. El control sobre el trabajo pendiente, el control sobre nuestras ideas y el control sobre a qué dedicamos el tiempo.

Para conseguirlo tendremos que empezar por saber qué es lo que hemos de controlar. Así, recopilaremos todos los pedazos de información que hay en nuestro entorno.

La bandeja de entrada

Vamos a empezar por nuestro entorno físico. La bandeja de entrada será la herramienta que nos ayudará a centralizar todas esas cosas que nos llegan desde varios sitios.

Necesitaremos una bandeja para papeles (de hecho a lo largo de esta serie acabaremos usando más de una; si tienes que comprarlas expresamente aprovecha el viaje a la tienda y compra tres). Ahora toda la información que recibas recopílala en esa bandeja, sin analizar todavía si te sirve o no.

Cómo se usa la bandeja

Esto sería la forma de usar la bandeja a lo largo de un día normal. Al llegar a casa, abres el buzón de correo. Recoges las cartas y publicidad que ha llegado. Entras en casa, y dejas todo lo que había en el buzón dentro de tu bandeja. No hace falta que abras las cartas o decidas si te sirven o no, simplemente a la bandeja.

A continuación sacas tu cartera. Tienes unos cuantos papeles que has acumulado durante el día: un ticket del restaurante, una hoja de publicidad que te han dado, un resguardo del pago con tarjeta de crédito, etc. Todo a la bandeja, sin pensar.

Abres la maleta que usas para la oficina, y dentro hay varios documentos que puede que tuvieras que mirar o hacer algo al respecto. No importa por qué los hayas traído, déjalos también en la bandeja. De paso, aprovechas para recopilar unas notas que la noche anterior habías tomado a toda prisa y se habían quedado encima de la mesa.

Mete todas las cosas en la bandeja

My first inbox por Flominator

La bandeja no es sólo para la información en papel. Por ejemplo, ¿has recibido mensajes en tu móvil? Déjalo en la bandeja de entrada. ¿Usas una grabadora para tomar notas de voz? A la bandeja.

¿Qué conseguimos con esto? Por lo pronto estamos centralizando toda la información en un sólo sitio. Así, cuando nos enfrentemos a ella estaremos seguros de que no se nos escapa nada, y trabajaremos con menos estrés y más confianza.

Pero eso no es todo, también sabemos que tenemos cosas por hacer. Para esto también usamos la bandeja. ¿Has de renovar el repertorio del reproductor de música? A la bandeja. ¿El mando a distancia se ha quedado sin batería? Ponlo en la bandeja. La puerta del armario está desencajada y hay que arreglarla. ¿El armario a la bandeja? Obviamente no 🙂

Todo lo que sea demasiado grande para meterlo en la bandeja podemos sustituírlo por una nota. Coge un trozo de papel y escribe ‘armario roto’, llegado el momento te servirá para representar el armario.

Y ya que introducimos las notas, hablemos de lo último que nos falta por controlar: nuestras ideas. Seguro que ahora mismo, en tu cabeza, recuerdas varias cosas que tienes pendientes de hacer. Pues bien, ahora es momento de recopilarlas.

Coge un bloc de notas y apunta en notas separadas cada una las cosas que guardes en la cabeza. Apúntalo absolutamente todo: aquella idea que has tenido para solucionar un problema del trabajo, esos pantalones que tienes pendiente comprar en las rebajas, el teléfono de ese piso del barrio que está a la venta y te gustaría visitar, o un par de temas que se te han ocurrido para el proyecto de final de carrera que no empezarás hasta dentro de dos años.

Piensa esto: has de estar tan seguro de tenerlo todo apuntado como para decir que, si ahora te olvidaras de todo, puedes confiar en las notas que has tomado. Y eso es lo que buscamos: una vez lo tengas apuntado no usarás tu cabeza para mantener caliente esa lista de ideas; ahora ya puedes relajarte y dedicarte a pensar cómo hacerlas.

No has de esperar a llegar a casa o al trabajo para anotar tus ideas. Debes llevar siempre contigo una libreta o bloc de notas para capturar todo lo que te pase por la cabeza en cualquier momento. Y, por supuesto, cuando te pongas ante tu bandeja de entrada, arranca esas notas del bloc y ponlas dentro.

Las otras bandejas de entrada

Nos hemos olvidado otras fuentes de información, otras vías por las cuáles también nos comunicamos. Por ejemplo, el correo electrónico. ¿Qué hemos de hacer con él, imprimir todos los mensajes que nos lleguen y ponerlos en la bandeja de marras?

No es necesario llegar a esto. Por hoy nos bastará con reconocer que la bandeja física no es nuestra única bandeja de entrada. También tenemos la bandeja de entrada del correo electrónico. Si tenemos un fax, será otra bandeja de entrada; y lo mismo sirve para las suscripciones a blogs o el buzón de voz. Piensa ahora en cuáles son tus ‘otras bandejas’ y, en adelante, cuándo hablemos de la bandeja de entrada, recuerda que no sólo has de aplicarlo a la bandeja física sino también a todas las otras.

Como ves, hemos conseguido capturar todas las ideas que te rondaban la cabeza y la hemos liberado de ese trabajo. También hemos puesto en un sólo sitio todos los papeles sueltos y notas . Y por último, no se nos escapa ningún tema pendiente, porque ya sea físicamente o representado por una nota también lo tenemos en la bandeja.

¿Y ahora que tenemos una montaña de ‘cosas’ qué hacemos? No parece que hayamos avanzado mucho, ¿verdad? Ahora iremos a convertir esas ‘cosas’ en algo con sentido. ¡A por ellas, que son pocas! Bueno, pocas no son, pero son pequeñas y cobardes, nada con lo que no podamos.

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  • A mi particularmente me sigue resultando difícil implemetar estos consejos de la forma en que están planteados, no es que no trate o no me ponga a ello, sino que, en mi rutina normal, es complicado poder seguirlos… Siempre se queda algo pendiente y me molesto conmigo mismo por ello, tal vez se trate de un problema de memoria, pero incluso cuando me acuerdo hay aspectos que sigo sin poder controlar, por eso me surgen dudas sobre si la teoría suena bien, pero luego su aplicación resulta controlada por variables que no podemos controlar (valga la redundancia).
    SM


  • @Senior Manager:
    No hemos de rozar la perfección, lo hemos de hacer lo mejor posible. Además, que sería de nosotros de esos pequeños olvidos o fallos… ¿acaso no nos obligan a querer ser mejores “recopiladores” ?

    Buen artículo, describe de forma clara y sencilla la recopilación y sobretodo la idea de apuntar aquellas cosas que no caben en la bandeja de entrada.


  • @Senior Manager: Esa es siempre la sensación que transmiten estos métodos. Mi experiencia es que primero me escudo en que es imposible seguirlo todo en la vida real. A medida que vas implementándolo, crees que está bien pero ‘eso sólo es para altos ejecutivos’, aún ahora a veces pienso que ‘uno tiene que ajustarlo a sus necesidades y no ser estricto’. Pero me he dado cuenta de que todo eso esconde la resistencia a ser regular con mi sistema de gestión (que, por otro lado, es normal; si no tuviera problemas con eso no necesitaría mejorar). Por otro lado, cuando un sistema de gestión del tiempo choca con nuestra forma de trabajar, quizá no sea sólo el sistema de gestión el que se tenga que ‘tunear’.

    @Bergonzini: Totalmente de acuerdo, si fuéramos perfectos nada nos llevaría a mejorar.