Du Tudú: GTD y productividad personal

Tiene dos objetivos principales. Por un lado, nos pasamos los días con prisas, tomando decisiones bajo presión, sin tiempo a pensar en lo que estamos haciendo, porque el ritmo de lo que pasa a nuestro alrededor nos absorbe. Durante la revisión semanal nos reservamos un tiempo para pensar con calma en todas las acciones y proyectos, y aquello que nos ha sucedido durante la semana.

Por otro lado, comprobamos que las próximas acciones y los proyectos que tenemos en marcha sean coherentes (es decir, no tenemos acciones de proyectos cerrados, y no tenemos proyectos abiertos sin acciones definidas), y revisamos que tanto los proyectos como las próximas acciones estén al servicio de nuestros objetivos. Esto, y vaciar la mente de todo lo que aún estemos reteniendo ahí, nos dará una confianza extra sobre nuestro sistema complementaria a la de las revisiones continuas.

La lista de control para realizar una revisión semanal es:

• Recopila cosas sueltas. Pon en tu bandeja de entrada todas las notas sueltas que tengas, anotaciones de reuniones que has tenido durante la semana, ‘post-it’ que has acumulado, tarjetas de visita, facturas o tickets de caja, etc. Esto no se limita al papel, pon en la bandeja también pendrives USB o tarjetas de memoria que estén pendientes de revisar y cualquier cosa que esté fuera de su sitio porque no has tomado ninguna decisión al respecto. Busca también notas en tu bolso, en tu cartera, en tu teléfono móvil. No queremos que nos quede ningún fragmento de información sin procesar en ningún rincón.
• Procesa tus notas. Es el momento de procesar todas las notas que has recopilado, pero de una forma muy consciente. En la revisión semanal estamos pensando a otro nivel: hemos de ser unos ‘ninjas’ del procesado y ser capaces de juntar acciones y proyectos, notas, ideas, recuerdos de las reuniones y conversaciones que hemos tenido esta semana, y nuestros objetivos. Hemos de juntar todas estas cosas y saber cruzar toda esta información para tomar decisiones sobre qué es lo más importante, cuáles son los proyectos que debemos llevar a cabo y qué próximas acciones vamos a hacer durante los próximos días.Por eso, procesa tu bandeja a conciencia; revisa todas las notas que hayas tomado en tu agenda, revisa las listas de ‘Algún día/tal vez’ y las de ‘A la espera’. Procesa cualquier idea o recuerdo que tenga que ver con tus proyectos. Organiza tu material ‘Para leer’.
• Citas previas. Repasa en tu calendario las citas que has tenido estos días atrás. Busca llamadas y reuniones que hayas hecho, y recuerda qué es lo que hablaste en ellas. Toda esa información tiene que entrar en el juego de cruzar la información y tomar decisiones. Recuerda si te comprometiste a algo y has de apuntar próximas acciones. Busca elementos pendientes. Archiva los datos obtenidos y asegúrate de cerrar la revisión con la agenda de esta semana cerrada.
• Citas futuras. Echa un vistazo al calendario de los próximos días, semanas y meses. ¿Tienes la próxima semana alguna reunión? Quizá debas preparar algo de material o enviar el orden del día a los participantes. Anota estas próximas acciones que se te ocurren relacionadas con las citas futuras. De la misma forma, revisa los eventos a largo plazo; si por ejemplo son fechas de entrega de un proyecto muy grande tendrías que estar tomando acciones desde ahora.
• Vacía la mente. Pon por escrito todo lo que se te ocurra. Organízalo según sean las ideas: anótalo en el contexto correspondiente de tus próximas acciones, en la lista de ‘Algún día/tal vez’, en la lista de cosas que están ‘A la espera’ de otra persona, o quizá agrupar varias acciones en un proyecto común, etc.
• Revisa los proyectos. Repasa tu lista de proyectos y comprueba cuáles son válidos o cuales ya no tienen sentido y se deben abandonar. Comprueba también si has conseguido con cada uno el objetivo que te proponías y si por tanto es el momento de darlo por cerrado. Echa un vistazo dentro de cada uno de ellos y verifica si hay alguna próxima acción más que puedas definir. Compáralos también con las listas de próximas acciones y asegúrate que todos los proyectos abiertos tienen alguna próxima acción en las listas; de lo contrario tendrías un proyecto estancado.
• Revisa las listas de próximas acciones. Tacha acciones que ya estén hechas. Busca recordatorios de acciones y anótalas en la lista correspondiente.
• Revisa la lista ‘A la espera’. Revisa lo que esté a la espera y hazle un seguimiento adecuado según convenga.
• Revisa las listas de control. Revisa si hay algo en tus listas de control que deberías haber hecho y no has hecho todavía.
• Revisa la lista de ‘Algún día/tal vez‘. Comprueba si hay algún proyecto que haya pasado a estar activo y muévelo a la lista de proyectos. Revisa si es el momento adecuado para empezar algún otro proyecto de esta lista. Borra los elementos que ya no tengan interés.
• Revisa el material de apoyo. Comprueba que tengas actualizada toda la información sobre los proyectos, elimina aquél material desfasado o inútil.
• Sé creativo y valiente. ¿Tienes alguna idea creativa, provocadora y arriesgada que meter en tu sistema?

Fotografía: Sparks Fly, de Axel-D