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Perspectivas en OmniFocus


Aunque no uses OmniFocus, sigue leyendo. Hablo poco de las herramientas que uso en mi día a día productivo. Para gestionar mi sistema GTD uso OmniFocus 2 (en Apple Store ), una maravilla de software para Mac. Nunca me he despegado de él desde que lo probé, por muchas pequeñas y grandes características que lo hacen muy adecuado para GTD.

En este artículo os quiero comentar qué son las perspectivas de OmniFocus y cuáles uso yo principalmente.

Si tu programa de gestión de proyectos o acciones no es OmniFocus puedes seguir leyendo. Este artículo, aunque se basa en este software, habla de formas de filtrar y visualizar la información de tu sistema, así que quizá puedas adaptar algo de lo que explico aquí a tu propia forma de trabajo.

Una perspectiva es una forma de ver la información dentro del programa. OmniFocus tiene herramientas de búsqueda y de filtrado, de forma que podemos ver todas las acciones de los proyectos, solo las que sean próximas acciones, o incluso la primera de las próximas acciones. También podemos ver las acciones de todos o de algunos contextos, etc.

A veces podemos encontrar una combinación de estas búsquedas y filtros que nos es especialmente útil, y queremos usarla a menudo. En lugar de hacer el filtro cada vez, OmniFocus (en su versión Pro) nos permite guardar esos filtros en una perspectiva y recuperarlo con un solo click.

Cómo crear una perspectiva

La primera parte de la perspectiva se hace trabajando. Debemos mostrar en la ventana de OmniFocus la información que queramos que muestre la perspectiva. Después iremos al menú Perspectiva > Añadir perspectiva, y allí podremos darle un nombre y ajustar algunas opciones.

En la columna de la izquierda de esta ventana aparece la lista de todas las perspectivas que tenemos. Ahí podemos hacer un ajuste interesante: marcar la perspectiva con una estrella. Todas las que estén marcadas aparecerán en la barra lateral de la aplicación, con lo que el acceso es mucho más rápido.

lateral-1

Y si añadimos muchas y ya no caben con la estrella, siempre las podemos añadir a la barra de herramientas superior (haciendo click derecho sobre ésta y pulsando en Personalizar barra de herramientas…

superior

Si tienes curiosidad por los iconos que he usado, los he sacado de Perspective icons designed specifically for OmniFocus 2 for Mac.

2 minutos

Excepto la de Estancado, todas las perspectivas que te voy a explicar son de contexto (debes crearlas desde la perspectiva contextos).

Dentro de mis perspectivas personales, la primera es la de “2 minutos”. Como se intuye, la uso para encontrar rápidamente las acciones que puedo hacer cuando tengo poco tiempo. Yo solo tengo dos clasificaciones: “2 minutos” para previsiblemente cortas, y no marco tiempo para el resto.

2-minutos

Antes, al crear la acción, he usado la caja Tiempo estimado del inspector (si no lo ves, despliégalo en Visualización > Mostrar inspector, aparecerá una barra lateral a la derecha de la ventana), y he puesto 2 minutos.

Lo destacable de esta perspectiva es que ya tiene el filtro Filtrar por duración a 5 minutos, el resto es más a gusto del usuario.

Estancado

Esta perspectiva la uso para detectar los proyectos estancados, y hacer una mini-revisión frecuente (diaria o cada dos días). La hemos de crear desde la vista de Proyectos y no de Contextos. Aquí es importante qe no haya ningún filtro más que Filtrar por proyectos: > Estancados, pues poniendo filtros de estado ya no cumple la condición y no lo veremos todo.

Configuración de la perspectiva "Estancado" en OmniFocus

Otra recomendación: cuando veas un proyecto en esa lista no tengas la tentación de irte a uno de ellos y añadirle una acción porque te desaparecerá (es lógico, si le añades una acción, aunque no te haya dado tiempo de ponerle título, ya tiene una acción y por tanto no está estancado).

En lugar de eso, ponte en el proyecto y pulsa Alt+Cmd+R; te llevará al proyecto completo, y ahí ya podrás hacer cualquier modificación. De hecho, acaba siendo mejor tomarlo como hábito y hacer esto cada vez que quieras modificar el proyecto desde cualquier lado que no sea su vista limpia (cualquier otra perspectiva, por ejemplo).

Baja energía

Como con las acciones 2 minutos, tengo una perspectiva para las acciones que requieren poca energía. De hecho tengo también para la perspectiva para alta energía pero, como con el tiempo, suelo usar “baja energía” y el resto.

Primero marco las acciones como “baja energía” poniendo el texto “##low##” en los comentarios de la acción (puedes acceder a ellos con cmd+’). Tengo un atajo de teclado en Typinator que, al escribir “tlow”, que a mí me recuerda a “tag low” o “etiqueta low”, me lo transforma en “##low##”.

Configuración de la perspectiva "Low" en OmniFocus
El resto es fácil, el truco de la perspectiva está en que tiene la condición Buscar texto: > ##low##, que coincidirá con todas las notas donde haya puesto esa marca.

Completado

Esta perspectiva es un tanto especial. La uso solo una vez al día y de forma experimental. Mantengo en Evernote un diario de trabajo donde anoto como ha ido el día. Uso esta vista para ver todas las acciones que he tachado ese día, y poder copiarlas y pegarlas en la entrada del diario.

Configuración de la perspectiva "Completado" en OmniFocus

Personas

Para las personas con las que tengo relación de trabajo habitual, como mis compañeros de equipo o mi pareja, tengo dos contextos para cada uno. En este ejemplo, tengo el contexto Pablo, que contiene las acciones que he de hacer cuando esté con él (como explicarle algo o hacer una comprobación entre los dos), y un contexto Pablo w, que es el contexto “cosas que tengo a la espera de Pablo” (en OmniFocus podemos hacer que un contexto sea “activo” o de acciones a realizar, o “en espera” para clasificar acciones delegadas).

Configuración de la perspectiva "Persona" en OmniFocus
Lo interesante, cuando estoy con Pablo haciendo una revisión (reunión para planificar el resto de la semana, por ejemplo) es tener ambos contextos a la vista. Los asuntos a la espera los revisaré para reclamárselos o saber de su progreso; las acciones que he de hacer con él se las comentaré, ya sea porque quiero delegárselas en ese momento o porque sean cosas que haremos más adelante en la semana pero quiero que esté informado.

Como se ve en la imagen, lo importante está en la opción Selección de la barra lateral, en la que fuerzo a que muestre el contenido solo de esos dos contextos, Pablo y Pablo w.

A la espera

Por último, la perspectiva para ver todo lo que tengo a la espera. En principio yo ya tengo un contexto a la espera (que por costumbre lo llamo en “medio inglés”, waiting, y dentro de ese todos los subcontextos a la espera de personas, como Pablo w. ¿Por qué no consultar directamente ese contexto?

Pues bien, el tema es que el sistema de OmniFocus de “en espera” me permite gestionar también asuntos en el archivo de seguimiento, esto es, asuntos delegados que sé que no van a estar resueltos hasta al menos cierta fecha. Por ejemplo, cuando el servicio técnico nos dice que tendrá el microondas reparado en una semana, no tiene sentido que revise ese asunto delegado hasta entonces.

En OmniFocus podemos poner a las acciones una fecha (en el campo Aplazar hasta:) a partir de la cuál la acción pasará a estar disponible. Lo que hago es usar esta fecha junto con mi contexto Waiting. Y de ahí la perspectiva, necesito que al consultar los asuntos a la espera de alguna forma me clasifique los que están aparcados hasta dentro de un tiempo y los que son puramente a la espera indeterminada.

Configuración de la perspectiva "a la espera" en OmniFocus

El objetivo de esta perspectiva es que nos aparezcan todas las acciones delegadas, agrupadas las que ya se pueden reclamar por un lado, y las que se podrán reclamar dentro de varios días (es decir, en el archivo de seguimiento) en otro.

Aquí hay varios parámetros a configurar. El primero es No usar la jerarquía del proyecto, ya que la agrupación que queremos es por disponibilidad y no por proyectos. Eso lo configuramos en Agrupar acciones… como Fecha de aplazamiento. Por último, en Selección de la barra lateral hay que poner nuestros contextos a la espera (en mi caso, como he dicho, solo necesito Waiting porque el resto los tengo dentro de éste).

Verás que ahora las acciones a la espera salen agrupadas con varios rangos de fecha (semanas, meses) y un último grupo de Disponible ahora que son los que realmente debemos revisar, ignorando el resto.

Hasta aquí la visita por mis perspectivas que más uso. ¿Te ha sido útil? ¿Has podido aprovechar algo aunque uses una herramienta distinta?

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  • Jeroen Sangers

    ¡Muy interesante!

    Algunas de las perspectivas ya usaba, pero me has inspirado con tu perspectiva de personas.


  • Cruz Guijarro Herrero

    Muy interesante y práctica entrada. Probare la auditoria de Evernote


  • Roberto

    Hola! Perdón por el comentario algo tardío, me han parecido muy útiles estas perspectivas. Siempre me había preguntado cómo lidiar con el tema de los contextos físicos y el nivel de energía. La solución que propones es elegante y sin llenar de contextos innecesarios o que se solapan unos con otros.