Du Tudú: GTD y productividad personal

1. Sin conexión: si trabajamos con el ordenador y necesitamos un rato de concentración y ‘mente como el agua’, sin duda lo mejor es desconectarnos de Internet para evitar distracciones e interrupciones. El problema es que en ocasiones para trabajar necesitamos información que tenemos en el correo. La solución es la opción “sin conexión”, que nos permite tener una copia de los mensajes en nuestra máquina sin estar conectados, incluso contestarlos y archivarlos. Necesitaremos instalar Google Gears en el navegador.
2. Tareas: ya habíamos comentado las tareas de Gmail. Es una lista de tareas muy sencilla, sin etiquetas pero que permite múltiples listas. Si estando en una tarea pulsamos la tecla de tabulador sangraremos la tarea y quedará como subtarea. Gracias a las múltiples listas y a la agrupación de tareas con el tabulador, es posible mantener una perfecta lista de próximas acciones ‘a la GTD’.
3. Combinaciones de teclas personalizadas: para quien quiera ser más eficiente es imprescindible usar las combinaciones de teclas de Gmail, aumentan mucho la velocidad a la que podemos procesar la bandeja de entrada. Si no las has activado aún, hazlo ahora mismo y ve aprendiendo poco a poco qué hace cada tecla. Si crees que puedes distribuir las combinaciones de teclas de forma más cómoda para ti, con las combinaciones de teclas personalizadas podrás escoger las que mejor te vayan.
4. Controles avanzados de IMAP: si usas un teléfono móvil con cliente de correo, y consultas el correo de Gmail por IMAP, habrás visto que para cada etiqueta que creas aparece una nueva carpeta de correo. Con esta opción podrás desactivar las etiquetas que no necesites consultar desde el móvil, así no aparecerán sus carpetas y reducirás la carga de información.
5. “Responder a todos” de forma predeterminada: en el entorno laboral es frecuente que una conversación de correo, aunque siempre sea entre las mismas dos personas, tenga en copia a una larga lista de destinatarios que alguien ha decidido que deben estar informados.
   
   Esto hace que la mayoría de mensajes tengamos que responderlos con la opción “responder a todos”, para no dejarnos a nadie. Si estás harto de tener que buscar el botón “responder a todos” en la lista de acciones, activa esta opción de labs y será siempre la primera opción.
6. Respuestas prediseñadas: el nombre de esta opción en inglés es “respuestas enlatadas”, muy apropiado. Si te llegan siempre las mismas preguntas por correo y estás harto de contestar lo mismo una y otra vez, déjate las respuestas preparadas y lánzalas rápidamente la próxima vez que te lo vuelvan a preguntar. ¡Hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar!
7. Citar el texto seleccionado: contestar a un mensaje incluyendo toda la conversación anterior en la parte de debajo es más por pereza de no borrarlo, que porque sirva de algo. Si quieres citar el texto de tu interlocutor de forma útil, usa esta opción. Con ella, primero selecciona el texto concreto al que quieras contestar y después pulsa “responder”. Así citarás sólo el texto que hayas seleccionado.
8. Varios “Recibidos”: muestra simultáneamente varias bandejas en la pantalla principal. Útil si quieres controlar de un vistazo la bandeja de entrada, la bandeja de “a la espera” y un par de bandejas más de baja prioridad. Abstenerse pantallas pequeñas.
9. Enviar y archivar: bendita opción para el proceso ultra rápido de la bandeja de entrada. Cuando contestamos un mensaje, sustituye el botón estándar de “enviar” con otro que además quitará el hilo de la bandeja de entrada.

Y tú, ¿usas Gmail? ¿Qué otras opciones de Gmail Labs recomiendas?