9 experimentos para usar el correo con eficacia

9 experimentos para usar el correo con eficacia

Gmail es uno de los gestores de correos preferidos de la gente productiva por su claridad y sencillez. Gmail además tiene desde hace un tiempo su sección Gmail Labs, donde se añaden contínuamente nuevas opciones experimentales para el correo. De todos los añadidos que tenemos disponibles, he hecho una selección de los que nos harán [&hellip

gmail-gtd-productividad-labsGmail es uno de los gestores de correos preferidos de la gente productiva por su claridad y sencillez. Gmail además tiene desde hace un tiempo su sección Gmail Labs, donde se añaden contínuamente nuevas opciones experimentales para el correo.

De todos los añadidos que tenemos disponibles, he hecho una selección de los que nos harán más productivos, sobretodo los que nos ahorran tiempo aunque sólo sean unas pulsaciones de tecla.

  1. gmail-offlineSin conexión: si trabajamos con el ordenador y necesitamos un rato de concentración y ‘mente como el agua’, sin duda lo mejor es desconectarnos de Internet para evitar distracciones e interrupciones. El problema es que en ocasiones para trabajar necesitamos información que tenemos en el correo. La solución es la opción “sin conexión”, que nos permite tener una copia de los mensajes en nuestra máquina sin estar conectados, incluso contestarlos y archivarlos. Necesitaremos instalar Google Gears en el navegador.
  2. gmail-gtd_gtasksTareas: ya habíamos comentado las tareas de Gmail. Es una lista de tareas muy sencilla, sin etiquetas pero que permite múltiples listas. Si estando en una tarea pulsamos la tecla de tabulador sangraremos la tarea y quedará como subtarea. Gracias a las múltiples listas y a la agrupación de tareas con el tabulador, es posible mantener una perfecta lista de próximas acciones ‘a la GTD’.
  3. Combinaciones de teclas personalizadas: para quien quiera ser más eficiente es imprescindible usar las combinaciones de teclas de Gmail, aumentan mucho la velocidad a la que podemos procesar la bandeja de entrada. Si no las has activado aún, hazlo ahora mismo y ve aprendiendo poco a poco qué hace cada tecla. Si crees que puedes distribuir las combinaciones de teclas de forma más cómoda para ti, con las combinaciones de teclas personalizadas podrás escoger las que mejor te vayan.
  4. Controles avanzados de IMAP: si usas un teléfono móvil con cliente de correo, y consultas el correo de Gmail por IMAP, habrás visto que para cada etiqueta que creas aparece una nueva carpeta de correo. Con esta opción podrás desactivar las etiquetas que no necesites consultar desde el móvil, así no aparecerán sus carpetas y reducirás la carga de información.
  5. “Responder a todos” de forma predeterminada: en el entorno laboral es frecuente que una conversación de correo, aunque siempre sea entre las mismas dos personas, tenga en copia a una larga lista de destinatarios que alguien ha decidido que deben estar informados.
    gmail_responder-a-todos-productividad
    Esto hace que la mayoría de mensajes tengamos que responderlos con la opción “responder a todos”, para no dejarnos a nadie. Si estás harto de tener que buscar el botón “responder a todos” en la lista de acciones, activa esta opción de labs y será siempre la primera opción.
  6. Respuestas prediseñadas: el nombre de esta opción en inglés es “respuestas enlatadas”, muy apropiado. Si te llegan siempre las mismas preguntas por correo y estás harto de contestar lo mismo una y otra vez, déjate las respuestas preparadas y lánzalas rápidamente la próxima vez que te lo vuelvan a preguntar. ¡Hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar!
  7. gmail-citar-texto-seleccionadoCitar el texto seleccionado: contestar a un mensaje incluyendo toda la conversación anterior en la parte de debajo es más por pereza de no borrarlo, que porque sirva de algo. Si quieres citar el texto de tu interlocutor de forma útil, usa esta opción. Con ella, primero selecciona el texto concreto al que quieras contestar y después pulsa “responder”. Así citarás sólo el texto que hayas seleccionado.
  8. Varios “Recibidos”: muestra simultáneamente varias bandejas en la pantalla principal. Útil si quieres controlar de un vistazo la bandeja de entrada, la bandeja de “a la espera” y un par de bandejas más de baja prioridad. Abstenerse pantallas pequeñas.
  9. Enviar y archivar: bendita opción para el proceso ultra rápido de la bandeja de entrada. Cuando contestamos un mensaje, sustituye el botón estándar de “enviar” con otro que además quitará el hilo de la bandeja de entrada.

Y tú, ¿usas Gmail? ¿Qué otras opciones de Gmail Labs recomiendas?

Daniel Aguayo

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Comentarios de los usuarios

4 comentarios y sumando...

  1. Bergonzini

    abril 22, 2009

    Me resisto a utilizar herramientas de la web: por privacidad y seguridad. Mejor las herramientas locales y la información bien segura en mis discos encriptados con TrueCrypt.

    There’s no place like 127.0.0.1 [1]

    [1] http://www.thinkgeek.com/tshirts-apparel/unisex/generic/5d6a/?cpg=ab

  2. Elias

    abril 22, 2009

    Yo antes de quedarme sin conexión a Internet, prefiero cerrar las aplicaciones que me distraen.

    En cuanto a responder a todos, creo que Google Groups es una mejor opcion. Para algo lo inventaron :D

    En lo demás de acuerdo en casi todo :p Por cierto, como se accede a las tareas por si solas? Que URL tienen? Creo que habia una forma… :S

  3. Anna

    abril 22, 2009

    Las prisas son malas consejeras y hacen que pierda mucho tiempo reenviando correos porque en el primero me olvidé el adjunto. Ahora, GMail añade la posibilidad de recordarte automáticamente que olvidas un adjunto cuando en e cuerpo del mensaje dices “te envío / te adjunto / …”. Un gran avance para evitar errores tontos.

  4. dani

    abril 22, 2009

    @Bergonzini Bonita camiseta :) Si teniéndolo en local es suficiente es la mejor opción. Yo cada vez necesito más deslocalizar el lugar de trabajo, y necesito una opción de correo (de todo, en realidad) en web

    @Elias Se puede acceder a las tareas con esta URL: https://mail.google.com/tasks/ig, o https://mail.google.com/tasks/a/midominio.com/ig si tienes un dominio alojado. En Firefox, además, puedes poner la opción ‘cargar esta dirección en la barra lateral’ para mantenerla mientras navegas

    @Anna desde luego, es un buen ahorro de tiempo (y frustración). Gracias por el consejo.

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abril 22, 2009

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