Du Tudú: GTD y productividad personal

De MonkeyGTD a Tracks, intento 1

Predicando con el ejemplo, he decidido darle una oportunidad a otro gestor de tareas y migrar mi MonkeyGTD combinado con tiddlyspot. Si la cosa no funcionam acabaré usando la nueva versión 3 MonkeyGTD. El primer conejillo de indias ha sidotracks. Es un sistema de gestión basado en GTD, y de él me ha atraído:

• Es Open Source
• Puedo instalarlo yo mismo, así mantengo el control del contenido (uhm… ¿qué me pasaría si RTM un día cerrara o quisiera llevarme de allí las tareas?)
• Puede compartir tareas entre usuarios (y al ser instalación propia no tengo límite de usuarios, puedo dar cuentas a toda mi familia)
• Según se dice en su web, está hecho con GTD en mente
• Tiene un interface para entrar por móvil (ahora MonkeyGTD me carga en el iPhone, pero tarda muuucho, y es inusable)

Así que lo he instalado. A primera vista, tiene un aspecto más bien sobrio pero atractivo. Una serie de pestañas anuncian la parte GTD: home, contextos, proyectos, recordatorio, hecho y notas.

Lo bueno

Hay una serie de características interesantes. Dispone de estadísticas para ver el progreso que vamos haciendo con las tareas a lo largo del tiempo. También tiene varios feeds rss, ical y txt para integrarlo con otras aplicaciones. Podríamos, en teoría, ver las tareas con fecha desde un calendario externo, como Google calendar. También podríamos dar el enlace del feed a un cliente o colaborador para que fuera viendo nuestros progresos en los proyectos que le atañen.

Otro tema atractivo es el de las fechas. Muestra la fecha de caducidad de las tareas, cambiando de color a naranja el día anterior para destacarlas. También muestra en amarillo las tareas sin fecha que llevan más de 6 días (configurable) pendientes, para advertirnos de ‘tareas atascadas’

Poco GTD

Mi primer intento ha sido el de crear una tarea desde el móvil. No he podido, porque me obligaba a asignarle un contexto y todavía no había creado uno. He tenido que volver (por comodidad) al PC y  añadir unos cuantos contextos.

También he creado algunos proyectos, con intención de pasar mi sistema actual. La aplicación va bastante lenta, aún usando Ajax. No tiene una opción específica para indicar si es un ‘proyecto futuro’ (someday / maybe), pero podemos poner etiquetas libres tanto a los proyectos como a las tareas, así que esto es lo que he usado para marcarlos.

Al crear tareas, a parte de algunos errores de la aplicación, he tenido un ‘choque’ de concepto serio: una tarea sólo puede pertenecer a un contexto. A partir de ahí, se me ha desmontado todo.

He pensado en usar sus ‘contextos’ para indicar el área de interés de la tarea (familia, blog, trabajo, etc…), y usar tags para los contextos (@online, @email…). A esto le tenía que añadir los tags de ‘a la espera’ o ‘próxima acción’.

No parece mala idea, pero he visto que no es sostenible, por lo siguiente:

• Las etiquetas se tienen que indicar a mano. A la larga, uno acaba por olvidarse alguna, escribirla de distinta forma, etc.
• La etiqueta ‘póxima acción’ es una etiqueta más. Esto quiere decir que no tiene un tratamiento especial. Estoy acostumbrado a tener un panel donde me enseña las siguientes tareas, agrupadas por contexto, proyecto, etc. y así evaluar la mejor opción en cada momento.
• No es práctico hacer una revisión, los proyectos no muestran (por el punto anterior) si tienen ‘próximas tareas’ o no, así que para refrescarlos se tiene que ir uno por uno y comprobar si necesita actualizarse.

En resumen, es atractivo como gestor de tareas, pero le faltan herramientas especializadas para pasar de ser una lista de tareas a una herramienta GTD.