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Equipos productivos con herramientas de comunicación interna


Desde hace unos años ha habido un cambio en la forma de comunicarse dentro de los equipos o empresas, desplazando el email como herramienta principal de comunicación. Slack, Asana, Trello, Basecamp, HipChat y otras son las herramientas de moda, pero no son las únicas. Incluso Dropbox tiene ya su propia versión, llamada Paper.

¿Por qué triunfan estas aplicaciones? Todas las anteriores (Slack, etc.) son distintas, pero tienen algunas cosas en común que las hace interesantes:

Mensajes agrupados en conversaciones

Para mí la principal ventaja de estos sistemas. Algunos agrupan las conversaciones en canales temáticos, como los que tienen formato chat (como Slack y HipChat), otros por proyecto y tarea, como Asana, Trello y Basecamp.

Tener junta la información de un mismo tema parece evidente. Llevamos años peleándonos con los clientes de correo electrónico para organizar los mensajes relacionados entre sí con carpetas, filtros, etiquetas, búsquedas inteligentes y demás. Por fin hay una forma más eficiente de manejarlo, invirtiendo el orden de importancia: en lugar de tener un tema dentro de un mensaje, escribimos un mensaje dentro de un tema (un canal, un proyecto).

Conocimiento compartido

En un proyecto, equipo o empresa el conocimiento está disperso de distintas formas. Una de ellas es la documentación, que suele ser tan importante como inexistente. La otra es el conocimiento de sus participantes, aquello que saben por haber participado en el proyecto o las decisiones. El problema es que éste se queda en la cabeza de los individuos, o en su correo electrónico.

Hasta ahora, una persona que se incorporara de nuevo al equipo no tenía acceso a mucha de la información. Durante una buena temporada inicial tenía que preguntar casi todo, o incluso si no sabía de dónde venían algunas decisiones podía hacer suposiciones incorrectas. Las herramientas más nuevas de comunicación mantienen el histórico de las conversaciones al alcance de todo el mundo. Si empiezo a trabajar en un proyecto ya no dependo de un dato que solo tiene una persona en su correo electrónico; puedo hacer una búsqueda en las conversaciones públicas y entender esta o aquella decisión.

Escoger los temas a los que atender

Otra ventaja de la información compartida es que al tener las conversaciones organizadas por tema podemos escoger a qué prestamos atención. Por un lado no hace falta que inunden nuestra bandeja de entrada sobre detalles que no nos interesan.

En el otro extremo, si queremos saber en qué están metidos otros grupos de trabajo podemos leer sus conversaciones. Tendremos una visión más global de la empresa, o evitaremos situaciones como descubrir que dos equipos están trabajando una misma idea por separado.

Estas dos ventajas de los mensajes compartidos no son nuevas. Hace años que las listas de distribución de correo electrónico las usan grupos dispersos geográficamente, como los equipos de desarrollo de software abierto. Otro ejemplo popular es el del sistema P2 (un theme para WordPress que usan en Automattic, los creadores del mismo WordPress). Funcionan como tableros de anuncios donde los grupos se comunican, y quedan abiertos al resto de la empresa.

Comunicación fluida

Al ser programas más parecidos a chats o redes sociales, el estilo de comunicación es más directo, con menos etiqueta y protocolo (que queda muy bien, pero es ineficiente). Este estilo fomenta la participación.

Múltiples identidades

No todos, pero cada vez más los programas están adaptados a la situación cambiante de los trabajadores independientes. Es muy habitual que un freelance trabaje con distintos grupos en distintos proyectos, y las herramientas que permiten agregar personas de distintas empresas (u otros freelance sin necesidad de que pertenezcan a una empresa) es imprescindible.

Una herramienta que solo permita colaborar con personas de una misma empresa entorpece el trabajo. El mundo se mueve hacia el trabajo en red, y los trabajadores del conocimiento con él.

Convergencia de contenidos

Dentro de las conversaciones quedan agrupados los mensajes, pero también los ficheros adjuntos, fragmentos de código, enlaces, listas compartidas de música, etc.

La oportunidad perdida

Siempre he admirado a Google, y una de las razones principales ha sido los esfuerzos que ha hecho por modernizar la forma en que se comunican las personas. Empezó con Gmail en 2004, y fue rompedor en agrupar los correos electrónicos en conversaciones y el uso de etiquetas (algo que nos parece normal ahora). También ha puesto esfuerzo en hangouts (¿chats que se guardan en el correo y en los que se puede hacer búsquedas?)

Dentro de todos estos cambios que yo considero innovadores, en 2009 presentó algo que claramente iba a ser el futuro: Google Wave. El producto permitía participar en hilos de conversación anidados, con contenidos de cualquier tipo (igual se podía escribir un mensaje que insertar un vídeo, una previsión del tiempo o una conversación con traducción automática con otra persona).

Wave no era solo un producto, era también un protocolo abierto. Eso quiere decir que cualquiera podía usar Wave en su empresa, no era algo propietario de Google. Esto hubiera permitido sustituir el correo electrónico, porque los “waves” (mensajes) se podían compartir entre empresas, igual que pasa con el correo electrónico.

Por desgracia, fue un producto avanzado a su tiempo y pocas personas lo entendieron. Wave fue abandonado por Google, está prácticamente muerto es difícil que llegue a ser la promesa que fue.

El tiempo le ha dado la razón a Google. Aunque no son tan potentes, Slack y compañía vuelven a las conversaciones, a agrupar toda los contenidos por tema, y no desperdigarla en distintos entornos. Esperemos que algún día también se retome la base de Wave, la de hacer un protocolo de comunicación abierto. Porque ahora estas herramientas solo sirven para la comunicación interna, y aún necesitamos el email con las personas de fuera del grupo de trabajo. Pero, ¿no sería bueno que esta fuera una forma universal de trabajar?

Fotografía de Nick Carvounis

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