Du Tudú: GTD y productividad personal

Antes de que esté todo en nuestro sistema, estamos rodeados de ‘cosas’ sin determinar, y esa indeterminación es la que nos provoca el estrés. En el primer paso de recopilación hemos reconducido todas esas cosas a las bandejas de entrada.

El segundo paso es procesar. Procesar consiste en meter las cosas en nuestro sistema, de forma inteligente. Procesamos una bandeja a la vez, y de ella sacamos las ‘cosas’ de una en una, dedicándole un tiempo a pensar qué interés tiene para nosotros.

Podemos pensar que antes ya amontonábamos objetos y listas de tareas, pero a partir de ahora meteremos las cosas en un sistema GTD de acuerdo con la forma de hacer de GTD. Esto es, cuando metemos algo en el sistema es porque ya le hemos quitado la grasa, lo que nos molesta, y nos ha quedado la esencia.

Procesar una cosa puede dar distintos resultados: puede que el resultado sea no tomar ninguna acción al respecto, como podría ser eliminar la cosa en cuestión, posponer su ejecución para un momento más propicio o archivarla por ser material de referencia. El resultado también puede ser tomar una acción, como realizar una acción física o solicitar que otra persona lleve la acción a cabo.

Si el resultado de procesar una cosa es hacer algo, siempre va a ser una acción concreta y bien definida, y no una tarea poco definida más parecida a un deseo que a una orden de trabajo. Podríamos decir que la fase de procesar es la fase de pensar en qué debemos ejecutar; es preparar las órdenes concretas a ese ‘otro yo’ que en unos minutos se pondrá a sacar trabajo.

De la misma forma, si el resultado es eliminar esa cosa, lo podemos hacer sin remordimientos, pues ya hemos llegado a la conclusión de que no nos es útil. Si creemos que ahora no es el momento de preocuparnos de esa cosa, la dejamos en una incubadora conscientes de que habrá mejores oportunidades para ella, y con la tranquilidad de que una vez en nuestro sistema sabremos recuperarla en el momento adecuado.

Y así vemos por qué es tan importante procesar correctamente lo que recopilemos. Esta conclusión es en especial para las personas que, al principio de usar GTD, no entienden por qué es mala idea mantener todos los mensajes en la bandeja de entrada del e-mail. Si tenemos cosas siempre en la bandeja de entrada no podemos distinguir qué está procesado y qué no; las bandejas son una puerta de entrada a nuestro sistema, y con las puertas sólo se puede estar dentro o fuera de los sitios, no en ambos a la vez. Lo mismo debería pasar con las ‘cosas’ y nuestro sistema.

Fotografía: I’m thinking of… por gutter