Du Tudú: GTD y productividad personal

Aunque una acción esté delegada, seguimos siendo nosotros su responsable. A veces ocurre que se delega una acción y se saca de nuestro radar, de nuestra zona de control, esperando que en un tiempo prudencial la persona que tiene asignada la tarea la complete y nos devuelva el resultado.

Como no todo el mundo es igual de responsable con su trabajo, no es buena idea dejar el éxito de nuestros compromisos en manos de otros, y por eso hemos de hacer un seguimiento de las acciones que hemos delegado.

Cuando delegues

El seguimiento empieza en el mismo momento de delegar. Para empezar bien, haz lo siguiente:

• Confirma con la otra persona que ha recibido tu encargo. Si le envías la petición por e-mail y no te ha contestado en unas horas o al día siguiente, vuelve a escribirle o llamarle para que te confirme que ha recibido tu petición.
• Añade a tu lista de ‘a la espera’ el encargo que has hecho. Puede ser una lista o una hoja nueva por encargo, lo importante es que lo tengas en un sitio que puedas consultar a diario. De una forma u otra, apunta la acción que has pedido, a quién y en qué momento lo hiciste.

Personalmente, tengo dos listas de ‘a la espera’. Una es una etiqueta de mi correo GMail que pongo cuando envío un e-mail pidiendo algo. Es muy rápido y al listar los e-mails con esa etiqueta tengo una lista con lo que necesito (el qué en el asunto del e-mail, a quién en el destinatario, y cuándo lo hice en la hora de envío del e-mail). La segunda lista es una etiqueta en mi lista de acciones indicando que no es una acción pendiente mía sino que está delegada (también pongo una etiqueta con el nombre de a quién se ha delegado).

Día a día

A partir del momento en el que la acción no está en nuestras manos nos hemos de asegurar de que vuelve a ellas en condiciones. Lo que haremos será revisar de vez en cuando nuestra lista de ‘a la espera’ para ver si anda todo bien.

Para cada acción delegada, miraremos de qué se trata y cuánto tiempo lleva delegada. Con esa información nos hemos de preguntar: ‘¿es razonable el tiempo que lleva a la espera, o debemos tomar alguna acción?’. Lo que hacemos así es detectar acciones atascadas en manos de otros.

El tiempo ‘razonable’ depende de cada acción. Por ejemplo, delegar el cumplimiento de una fase de un proyecto puede llevar algunos días y no es necesario insistir cada día a la otra persona. En cambio, la consulta de un dato sencillo que puede solucionarse en unos minutos no debería demorarse más de un día.

Si detectamos que una tarea está atascada, que ha pasado demasiado tiempo sin volver a nosotros, lo trataremos como si estuviéramos procesando algo de la bandeja de entrada: preguntándonos ‘¿qué he de hacer con esto?’. Quizá debamos enviar un e-mail a la persona que tiene el trabajo, quizá sea mejor llamarle a él o a su compañero, quizá simplemente debamos realizar nosotros la acción… Como siempre, dependerá de la cuestión en concreto.

La frecuencia con la que hemos de revisar la lista de ‘a la espera’ ha de ser la que nos sea cómoda y que, en función de nuestro trabajo no fallemos a nuestros compromisos. A mí me resulta sencillo echar un vistazo al día, pero si en tu trabajo es importante dar respuesta en plazos más cortos puedes adaptarlo.

Fotografía: The waiting list por ferminet