Du Tudú: GTD y productividad personal

Capturar consiste en algo tan simple como apuntar en algún lugar un pensamiento que se te ocurra: un libro que quieres leer, un plato que podrías cocinar esta noche, la dirección de una tienda de ropa o un tema para tu próxima conferencia. Cualquier cosa sirve, sobretodo si te va a ayudar a vaciar la mente y no depender de la memoria. Ah, y todas las ideas son buenas, lo ideal es capturar sin poner filtros.

Si adoptamos el hábito de capturar nuestros pensamientos obtendremos varias ventajas:

• Descargaremos los asuntos que nos preocupan, creando un hábito mental de confianza, de enfocarnos en otras tareas temporalmente a sabiendas que volveremos al asunto abierto.
• No perder ninguna idea: nunca, nunca sabemos cuándo una idea va a ser buena. Es mejor capturar cien ideas al día y descartar noventa, que no capturar ninguna y perder una gran oportunidad. No te preocupes por capturar demasiadas ideas, después las procesaremos para asegurarnos de quedarnos con las que son útiles.
• Mejoraremos el flujo creativo: al capturar todas las ideas estamos enviando un mensaje a nuestra mente, algo así como “ey, sigue teniendo ideas, las tengo todas en cuenta y tu esfuerzo no es en vano”. Si lo practicas, verás como cada vez tienes más y más ideas.

Una pieza clave de tu sistema de captura es la herramienta que vayas a usar. En general, hay dos tipos de herramientas de captura: las físicas o analógicas, y las electrónicas. La herramienta que vayas a usar dependerá de tus preferencias, aquí cada uno tiene las suyas.

Una buena herramienta de captura:

1. Es de rápido acceso: las ideas fluyen rápido, y si nos distraemos podemos perderlas. Tu herramienta te ha de permitir tomar una nota rápidamente, con el mínimo de pasos.
2. Siempre está disponible: un bloc de notas tamaño A4 puede ser útil, pero si no lo llevamos encima cada vez que salimos de casa por el tamaño que tiene perderemos muchas oportunidades de capturar.
3. Es agradable de usar: si no nos gusta usar una herramienta a la larga nos daremos la razón a nosotros mismos y no la usaremos.

Herramientas para capturar hay miles. Te presento algunos ejemplos. En forma digital,

• Evernote, poco que contar que no se haya dicho ya… Multiplataforma, sincronización en l nube, y con un par de aplicaciones hermanas muy útiles para capturar (como Clearly)
• Catch, similar a evernote y que ya os mostré en este vídeo hace un año
• La que ya tienes en tu smartphone: “recordatorios” en iPhone, aplicaciones de notas… O alguna que quieras descargarte de las tiendas de aplicaciones correspondientes, como Noted!
• El correo electrónico: útil para enviarte un email a ti mismo, te llegará directamente a un buzón de entrada (el del correo) que ya podrás procesar

En analógico tienes infinidad de opciones. Que el hecho de ser ‘baja tecnología’ no te haga menospreciarlas, pues el uso del papel, al requerir actividad física, puede potenciar la activación mental y las ideas. También son herramientas más simples, así que te distraerán menos hasta que consigas tomar nota. Algunos ejemplos:

• Post-it
• Bloc de notas económico, del bazar de la esquina
• Moleskine o similar (aunque no las recomiendo por no poder separar las hojas del resto del bloc, al menos en los modelos clásicos)
• Folios de papel
• Taco de papel para notas
• etc.

También ten en cuenta que hay varias situaciones a lo largo del día y que para el mejor resultado puedes necesitar distintas herramientas. Por ejemplo, las que yo uso a lo largo del día son:

• Mientras voy por la calle, el correo electrónico del móvil. Es muy natural para mí y no me distrae. Hasta hace un tiempo usaba Noted!, pero una actualización de mi móvil hizo que misteriosamente dejara de funcionarme; desde luego Noted es aún más sencilla de usar.
• Mientras trabajo delante del ordenador, lanzo una combinación de teclas y me aparece una ventana de captura de Omnifocus; tomo nota ahí rápidamente y eso va a parar a la bandeja de entrada del mismo programa.
• Si estoy usando la Moleskine con la que desarrollo ideas, dejo libre una columna a la derecha de la misma página y lo anoto ahí mismo; puesto que lo que apunte en ese block de notas siempre pasa por un procesado.
• Otras veces en las que estoy frente al ordenador también tomo nota en unas pequeñas hojas de un taco de papel (como post-it pero sin adhesivo).
• Cuando me interesa una web uso la extensión Clearly de Evernote, y eso va a parar a una libreta “Inbox” que tengo allí.

Las herramientas de captura son un elemento importante de la productividad. Hemos de buscar aquellas que nos permitan aplicar el hábito de captura de forma constante, sin fricciones, y de forma adecuada para la situación en la que estamos.

Fotografía: Insomnia PHT cc