Du Tudú: GTD y productividad personal

Cómo preparar un día de cierre de proyecto.

1. Levántate temprano: levantarse a las 5 o las 6 de la mañana, si no lo haces habitualmente, por un lado te proporciona unas horas de tranquilidad antes de que empiece la actividad diaria; por el otro, te da un sentimiento de realización que te motivará.
2. Haz ejercicio matutino: no es imprescindible, pero una carrera o unas flexiones te ayudarán a tomar velocidad, te despertarán y también te dará una sensación de realización.
3. Crea una lista de tareas fija: antes de empezar el día, apunta todo lo que has de cumplir; una vez completes esas tareas habrás acabado la jornada y podrás hacer lo que quieras.
4. Aíslate: evita las distracciones, ciérrate en tu habitación u oficina hasta que hayas acabado la lista.
5. Evita las distracciones: cierra la televisión, teléfono, web, mensajería instantánea… Incluso el e-mail, a no ser que esté relacionado con las tareas que estás acabando. Desconecta Internet si es necesario.
6. Primero las piedras grandes: determina cuáles son las tareas más importantes que tienes que realizar, y hazlas al principio del dia.
7. No hagas pausas en medio de una tarea: las pausas deben reducirse, pero sobretodo en medio de una tarea. Los descansos deberían hacerse sólo al finalizar un trozo de la lista.
8. Descansa lo justo: no tener descansos largos por un día no te matará. Descansos de 5 minutos entre tareas grandes, y 20 o 30 minutos para comer, están bien.
9. Procesa juntas las tareas pequeñas: agrupa todas las tareas pequeñas y hazlas a la vez. Esto ayuda a acelerar las cosas, ya que provoca menos interrupciones en el flujo de trabajo.
10. Camina rápido: debes dar una sensación de concentración y urgencia a todo lo que hagas durante el dia. Caminar rápido te recuerda que aún tienes una misión que cumplir.
11. Desarrolla velocidad: adopta las tareas e imprímeles velocidad. Son tentadores los descansos ocasionales, pero una vez entres en el flujo de trabajo, haz cualquier cosa por preservarlo.
12. Haz algo importante, no sólo urgente: el día de cierre de proyectos es tiempo dedicado a trabajar en cosas importantes, compuestas de tareas largas. Se recomienda trabajar en un proyecto a largo plazo que pueda no tener un plazo de entrega inmediato.
13. Tómate libre el día siguiente: te ayudará a recuperar la energía usada el día anterior. Aunque no hagas absolutamente nada, el trabajo de los días anteriores normalmente te compensará. Después de un día de triple productividad, te lo has ganado!